Riordinare le unità archivistiche

Re: Riordinare le unità archivistiche

Messaggioda allegra paci » 11/09/2012, 15:05

noi abbiamo risolto il problema incrociando due criteri di riordino: estremo cronologico e segnatura definitiva. Per ogni anno di carteggio abbiamo ricominciato la numerazione delle buste e deii fascicoli. Fai attenzione quando utilizzi i campi numerici per riordinare, perchè se superi il numero di 9 devi anteporre uno zero. Se superi il numero di cento devi anteporre 2 zeri alle unità e 1 zero alle decine.
es.
001. 010, 100, ecc.

un buon risultato lo si ottine anche dando segnature provvisorie in funzione del futuro riordino
allegra paci
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Re: Riordinare le unità archivistiche

Messaggioda cybergolem » 01/06/2012, 17:10

Confermo ad Alice che, nel caso del riordino, Archimista ha il limite di non prescindere dall'albero.

Probabilmente con Archimista avrai nell'inventario una situazione di questo genere:

Classe I - 1955 - bb. 1-5
Classe I - 1956 - bb. 110 - 114
...

Tu, invece, hai bisogno di un riordino su base cronologica, che in inventario produca questo:

Classe I - 1955 - bb. 1-5
Classe II - 1955 - bb. 6 - 10
...

Esiste tuttavia una mezza soluzione.
Se presso il Comune dove lavori hanno proprio la necessità di orientarsi tra le note dorsali dei faldoni (distribuiti secondo un criterio prima di anno solare e poi di classi), allora posso suggerirti di creare anche un elenco di consistenza. Sarà così loro possibile conoscere la sequenza esatta con la quale sono distribuiti i faldoni. Se poi l'archivio è di una certa consistenza potresti anche creare un topografico del fondo.

Non so se ho capito bene, né se ti sono stato d'aiuto...
cybergolem
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Re: Riordinare le unità archivistiche

Messaggioda svassallo » 31/05/2012, 18:19

Ordinare no non è un cambiamento impossibile anche se si tratterebbe di una visualizzazione da costruire quasi ad hoc per il titolario Astengo, riordinare invece temo di sì sia impossibile.
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Re: Riordinare le unità archivistiche

Messaggioda Alice Valsecchi » 31/05/2012, 17:59

D'accordissimo che a livello strettamente archivistico la struttura reale del fondo è rappresentata dall'albero che ho proposto inizialmente,
a livello operativo però credo sarebbe più comodo avere un solo titolario Astengo in cui inserire i record per poi poterli ordinare secondo i criteri di "estremo cronologico iniziale" e quindi "classificazione".
Immaginavo di chiedere un cambiamento considerevole nell'impostazione del sw, volevo solo una conferma delle mie supposizioni.
Grazie della pronta risposta.
Alice Valsecchi
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Re: Riordinare le unità archivistiche

Messaggioda svassallo » 31/05/2012, 8:32

Alice Valsecchi ha scritto:Occorrerebbe, da come ho capito, eliminare la restrizione di base che impone un riordino per forza legato alla classificazione come criterio primario ed eventualmente dare la possibilità di scegliere un riordino per "classificazione" tra i criteri possibili ma non per forza come primo.


uhm non vorrei sbilanciarmi ma credo che questo non avverrà mai. O sicuramente non in un futuro prossimo.

Personalmente, ma potrei sbagliarmi e immagino esistano voci diverse, dubito che un simile approccio sia corretto scientificamente.
Voglio dire che se la struttura logica dell'archivio e la sedimentazione della documentazione rispecchia prima il criterio annuale e solo dopo quello delle "classi" credo sia giusto che ciò si riverberi nell'albero gerarchico archivistico (e dunque si arriverebbe a una struttura come quella proposta)

Questo se parliamo di riordino e di struttura logica dell'archivio, se invece parliamo di report, ordini di visualizzazione e quindi di viste "differenti" è qualcosa di utile e interessante e su cui si può ragionare.

A corollario di questo, aggiungo che, comunque, il numero di sequenza non coincide con il numero di corda
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Riordinare le unità archivistiche

Messaggioda Alice Valsecchi » 30/05/2012, 18:26

Buongiorno a tutti,
avrei bisogno di qualche delucidazione sul problema che già era stato posto durante il corso quando il sw era in fase beta.

Come gestire le unità di un fondo comunale (o altro) organizzato per serie annuali sul titolario Astengo?

Se non ho capito male, e se ho eseguito correttamente i passaggi, Archimista riordina le unità secondo il criterio o i criteri selezionati dal tasto "riordina" della visualizzazione "elenco", ma mantiene a priori come primo criterio un ordine per classificazione.
Infatti, mi pare che tra i criteri di riordino la possibilità di riordinare per "classificazione" non esista nemmeno in quanto impostata già automaticamente.

Occorrerebbe, da come ho capito, eliminare la restrizione di base che impone un riordino per forza legato alla classificazione come criterio primario ed eventualmente dare la possibilità di scegliere un riordino per "classificazione" tra i criteri possibili ma non per forza come primo.
In altre parole, la mia necessità sarebbe quella di ordinare, prima in base all'estremo iniziale dei documenti (l'anno della mia serie annuale) e QUINDI per classificazione, non viceversa.

Altrimenti come dovrei procedere? Inserendo un livello in più per ogni anno del fondo e al suo interno ogni volta ripetere il titolario con questo criterio:

# Comune XXX
## Carteggio dal ... al ...
### 1950
#### Categoria I
##### Classe 1
##### Classe 2
#### ...
#### Categoria XV
##### Classe 1...
### 1951
#### Categoria I
##### Classe 1
##### Classe 2
#### ...
#### Categoria XV
##### Classe 1...
### 1952
#### Categoria I
##### Classe 1
##### Classe 2
#### ...
#### Categoria XV
##### Classe 1...

Mi sembra ingestibile se si parla di molti anni!

Spero di aver sbagliato io qualche cosa.
Attendo delucidazioni su come procedere.

Grazie
Alice Valsecchi
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