Condominioweb, 24/10/2019, avv. Carlo Pikler Privacy and Legal Advice
La gestione degli archivi cartacei e informatici in funzione della privacy. Come deve comportarsi l'amministratore di condominio?Archivi cartacei e informatici, cosa sono e come comportarsiLa nozione di archivio di dati personali, che sia esso cartaceo o informatico, delimita l'ambito di applicazione materiale del Regolamento in relazione ai trattamenti dei dati non automatizzati.
In data antecedente al GDPR, la definizione di archivio non era ripresa nel Codice Privacy (D.lgs 196/2003), e non si rinvenivano norme di riferimento che limitassero l'ambito di applicazione rispetto ai trattamenti manuali. Sul punto erano intervenute le autorità giudiziarie per limitarne la nozione (con riferimento, ad esempio, alla sola tenuta di archivi informatici organizzati per campi).
Un criterio interpretativo lo ha fornito la Corte di Giustizia Europea con la sentenza del 10 luglio 2018, relativa alla direttiva 95/46 ed emessa sotto la vigenza del Regolamento: si stabilisce quale criterio determinante perché un insieme di dati personali possa essere definito archivio, che lo stesso sia strutturato secondo criteri specifici, che consentono di recuperarli facilmente per un successivo impiego.
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Si tratta quindi di un criterio aperto da adattare caso per caso, conformemente alle impostazioni previste dalle normative tecniche di stampo europeo (UNI/EN), nella quale la responsabilità non è ancorata all'esatto adempimento di una serie di obblighi ma alla corretta interpretazione di principi aperti.
Le misure che il GDPR suggerisce, le ritroviamo indicate nell'art. 32, e sono:
la pseudonimizzazione e cifratura dei dati personali ,
la capacità di assicurare la continua riservatezza , integrità disponibilità e resilienza dei sistemi e dei servizi che trattano i dati,
la capacità di ripristinare tempestivamente la disponibilità e l'accesso dei dati in caso di incidente fisico e tecnico, e
una procedura per verificare e valutare le misure tecniche e organizzative adeguate al fine di garantire la sicurezza dei trattamenti.
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