Conservazione digitale: parliamone e informiamoci

[Sergio P. Del Bello]

FPA, 20/06/2016 di Mariella Guercio, Associazione nazionale archivistica italiana, Sapienza Università di Roma

Depositi digitali, alla ricerca di modelli organizzativi sostenibili

Servono tavoli nazionali di coordinamento tra le istituzioni pubbliche preposte alla tutela, alla regolazione e alla ricerca e condizioni che garantiscano la continuità dei gruppi di lavoro. Non è un compito che possiamo pensare di affidare al mercato e ai suoi interlocutori, data l’assenza di una visione strategica e di standard consolidati

Il modello archivistico italiano è noto per la coerenza con cui da decenni ha definito i principi e le regole per la formazione, gestione e conservazione dei patrimoni documentari soprattutto in ambito pubblico. Non altrettanto coerente è stata tuttavia l’applicazione concreta del modello nella realtà operativa come si è avuto modo di sottolineare anche in precedenti interventi pubblicati su queste pagine. Le nuove regole tecniche e l’adozione di un nuovo Codice dell’amministrazione digitale (per ora in bozza) che ribadisce – almeno nella versione resa finora disponibile – il collegamento stretto tra formazione e conservazione dei documenti potrebbe spingere le pubbliche amministrazioni e il mercato a dedicare una maggiore attenzione al problema e alla qualità delle soluzioni organizzative e applicative. Il condizionale è tuttavia d’obbligo perché le condizioni di una inversione di tendenza richiedono consapevolezza e personale adeguato sia negli enti che nelle aziende di settore. Non è tuttavia questo il tema principale di questo intervento che invece ha l’obiettivo di mettere in luce le potenzialità e le criticità della via italiana alla ‘conservazione digitale. Merita innanzitutto ricordare gli aspetti positivi del percorso fin qui realizzato (sulla carta, ovvero nella normativa tecnica), soprattutto per quanto riguarda alcune questioni cruciali:
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[Sergio P. Del Bello]

27/06/2016

Conservazione a norma, Agid passa all'azione contro i trasgressori

Le pubbliche amministrazioni locali continuano a lavorare con conservatori non accreditati. Addirittura, si rileva che nel Mepa offrono questi servizi ben 95 conservatori non accreditati, contro i 19 accreditati. La conservazione stessa a volte, ancora avviene non a norma di legge, mettendo a rischio la validità giuridica dei relativi documenti informatici.

Sono problemi che i nuovi obblighi di fattura elettronica rendono più seri ed è per questo che l’Agenzia per l’Italia Digitale è ora passata all’azione. Ha avviato il Forum dei Conservatori e prepara Linee Guida per aiutare le PA, ma anche i privati, a fare le scelte giuste.

"Alcuni conservatori si sono lamentati del fatto che ancora nei bandi di gara (anche quelli che passano dal Mepa) le PA non operano la necessaria selezione all’interno dell’elenco pubblico dei conservatori accreditati, ma scelgono liberamente per questi servizi, da affidare all’esterno, anche società che non sono accreditate", spiega Andrea Lisi, Presidente di Anorc (l’associazione degli operatori della conservazione).

Le Linee Guida sono uno degli strumenti che Agid utilizzerà per risolvere la questione, con un gruppo di lavoro specifico, che collaborerà con Anorc.
Non solo: Agid farà un giro di vite anche sulle aziende già accreditate. Per loro ha previsto infatti nuovi obblighi. Dovranno redigere un rapporto quadrimestrale, contenente le principali modifiche avvenute al sistema di conservazione e gli interventi di manutenzione. Una seconda parte del rapporto dovrà avere dati di monitoraggio sui sistemi e sui volumi di conservazione realizzati; ma anche l'elenco dei contratti di conservazione attivi (divisi tra PA e privati), il numero dei documenti conservati, il loro peso in GB, il numero dei malfunzionamenti e i tempi medi di risoluzione. Agid avvierà anche ispezioni per verificare che l'azienda ha ancora tutte le caratteristiche organizzative, procedurali e tecnico-informatiche dichiarate in fase di accreditamento.

[Sergio P. Del Bello]

FPA, 07/06/2016 di Paolo Catti, associate partner P4I, Partners4Innovation

Conservazione digitale, impariamo dai casi di Inps, Difesa e Regione Marche

Un passo sostanziale è la definizione chiara e puntuale dei ruoli e delle responsabilità. Un’azione non semplice da affrontare perché in molte PA mancano le competenze: sia di chi fa l’archivista, sia di chi fa il conservatore digitale. Vanno però costruite, la chiave di volta per il successo di un progetto di Conservazione sta nel modello organizzativo adottato

La Conservazione Digitale a norma è una piccola innovazione, tecnologica e normativa, dal dirompente potere organizzativo, soprattutto per la Pubblica Amministrazione. La sua forza sta nell’eliminare gli archivi cartacei, inducendo di conseguenza due impatti fondamentali sui processi nelle PA: un risparmio diretto legato o alla riduzione di materiali, spazi e costi di archivio, oppure alla riduzione nei costi legati ai servizi di archiviazione; l’opportunità di pensare e progettare modelli di gestione per i documenti indipendentemente dal loro formato cartaceo, dando dunque il via libera a una serie di iniziative orientate alla digitalizzazione.
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Nella sfida della Conservazione, infatti, le PA hanno bisogno di essere accompagnate. Oggi la norma è operativa, alcune esperienze sono avviate, ma non mancano situazioni ancora “interlocutorie”. Purtroppo, le limitate competenze disponibili sui temi dell’archiviazione e della conservazione digitale spesso presenti in molte PA hanno portato ad approcci poco attenti alle conseguenze delle scelte effettuate e a identificare per esempio modelli di delega che, negli anni, rischiano di verificarsi deboli. Si tratta di esigenze tipiche di qualsiasi transitorio legato a un cambiamento, che però, per essere affrontate e superate, richiedono consapevolezza e rapidità di azione. Anche perché fare Conservazione Digitale è proprio il primo passo per la PA digitale, in quanto comporta la necessità di rivedere processi e modalità di gestione.
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[Sergio P. Del Bello]

FPA, 26/04/2016di Cinzia Amici, Regione Marche

Archivi digitali, senza standard PA un lavoro inutile

La mancanza di interfacce standard verso i sistemi di conservazione è già di per se una ammissione del fatto che stiamo lasciando all’iniziativa dei singoli la effettiva costruzione qualitativa degli archivi e, di non minore importanza, l’interoperabilità tra i conservatori (e quindi tra gli archivi stessi)

Anche la Regione Marche il 17 Marzo 2016, la Regione Toscana poco prima, sono entrate a far parte dell’elenco dei conservatori accreditati dell’Agenzia per l’Italia Digitale, come previsto dall'art. 44 bis dell’ormai da novellare CAD. Come indica la norma, entrare nell’elenco, che comprende ad oggi 56 conservatori, è il riconoscimento del possesso dei requisiti del livello più elevato in termini di qualità e di sicurezza nel campo specifico della conservazione dei documenti informatici.
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Basta chiedersi ad esempio quanti conservatori hanno i titolari o i massimari di scarto delle amministrazioni per cui conservano i dati, oppure quanto e come la definizione di metadati da associare alle tipologie documentarie sia stata affrontata in termini semantici e sintattici.

La mancanza di interfacce standard verso i sistemi di conservazione è già di per se una ammissione del fatto che stiamo lasciando all’iniziativa dei singoli la effettiva costruzione qualitativa degli archivi e, di non minore importanza, l’interoperabilità tra i conservatori (e quindi tra gli archivi stessi).
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[Sergio P. Del Bello]

DocPaperless, 08/04/2016 di Cesare Ciabatti, esperto consulente e formatore per Enti Locali. Specializzato in amministrazione digitale e gestione archivi elettronici in ambito pubblico e privato.

Sul blog Doc Paperless, l’esperto di conservazione digitale Cesare Ciabatti ha pubblicato l’approfondimento intitolato

“La gestione e conservazione dei documenti informatici soggetti a registrazione particolare”

Le nuove regole tecniche in materia di formazione e conservazione dei documenti informatici necessitano di una riflessione in merito alla gestione dei documenti amministrativi soggetti a registrazione particolare. Come noto l’art 53 c. 5 DPR 445/00 dispone che “sono oggetto di registrazione obbligatoria i documenti ricevuti e spediti dall’amministrazione e tutti i documenti informatici. Ne sono esclusi le gazzette ufficiali, i bollettini ufficiali e i notiziari della pubblica amministrazione, le note di ricezione delle circolari e altre disposizioni, i materiali statistici, gli atti preparatori interni, i giornali, le riviste, i libri, i materiali pubblicitari, gli inviti a manifestazioni e tutti i documenti già soggetti a registrazione particolare dell’amministrazione.” In estrema sintesi dunque i documenti informatici ricevuti o formati da una PA sono registrati o nel protocollo generale dell’ente o in uno dei repertori previsti dal Titolario d’archivio. Naturalmente resta inteso che il documento non è oggetto di registrazione ne particolare ne a protocollo se rientra tra le tipologie indicate dall’articolo sopra richiamato (es, gazzette ufficiali, notiziari della PA, inviti etc) a meno che il manuale di gestione dell’ente non lo preveda espressamente.

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Oggetto della conservazione non sono solo documenti, fascicoli e repertori ma anche i loro metadati che ne permettano la ricerca, la leggibilità e l’autenticità nel tempo. Le regole tecniche prevedono a tal fine un set minimo d metadati che per i documenti amministrativi informatici registrati nel registro di protocollo sono quelli previsti dall’art 53 DPR 445/00 ovvero i dati di registrazione a protocollo. Per gli atti informatici registrati nei repertori particolari le regole tecniche dispongono espressamente di fare riferimento ai metadati previsti per i documenti informatici di cui all’art 3 c. 9 del DPCM 13 novembre 2014 ovvero: identificativo univoco persistente (numero di repertorio), data di registrazione, oggetto, soggetto che ha formato il documento, eventuale destinatario, impronta informatica.

[Sergio P. Del Bello]

FPA, 14/03/2016, di Maria Guercio, Associazione nazionale archivistica italiana

Conservazione, dal forum italiano un primo confronto delle normative estere

Il Forum della conservazione, iniziativa di AgID, ha l’obiettivo di diffondere un’adeguata informativa sulla conservazione
dei documenti informatici e di creare uno spazio di confronto sulle problematiche di attuazione.
Ecco le osservazioni nate dal primo incontro"allargato"

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La conservazione degli archivi digitali risponde a un’esigenza di democrazia soprattutto quando riguarda la pubblica amministrazione ed è parte costitutiva del diritto di cittadinanza. La letteratura di riferimento in questo ambito è talmente ampia e il dibattito che in questi anni ha accompagnato il percorso normativo italiano è stato così ricco e vivace da non richiedere in questa sede ulteriori approfondimenti. Il quadro internazionale delle iniziative e delle attività di ricerca e i progetti europei costituiscono una conferma della rilevanza del tema, ma anche della sua complessità operativa oltre che concettuale. Il confronto con quanto realizzato negli altri Paesi fa tuttavia emergere diversità non di poco conto che è opportuno affrontare in questa fase ancora iniziale dei processi di digitalizzazione dei patrimoni documentari per valutare ...

L’iniziativa di AgID di dar vita a un Forum della conservazione è senza dubbio meritorio, anche perché ha proprio l’obiettivo “di diffondere un’adeguata informativa sulla conservazione dei documenti informatici e di creare uno spazio di confronto sulle problematiche di attuazione dei sistemi di conservazione conformi alle disposizioni di legge e sui conseguenti aspetti tecnici” ...
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Vedi qui la tabella dei requisiti

[Sergio P. Del Bello]

advisoronline.it, di Massimo Morici, 24/03/2016

Consulenti e documenti: i chiarimenti della Consob sugli archivi

E' sufficiente che l’iscritto comunichi ad Apf il luogo unico dove conserva la documentazione cartacea

La Consob ha fornito alcuni chiarimenti interpretativi in merito all’obbligo di comunicazione all’Organismo del luogo di conservazione della documentazione da parte consulenti abilitati all’offerta fuori sede (ex promotori finanziari). Apf nel sito istituzionale ricorda che tale obbligo è previsto dal Regolamento Consob 16190/2007 nel caso in cui la documentazione contrattuale destinata alla clientela nell’offerta fuori sede sia prodotta e conservata digitalmente dall’intermediario. Con la comunicazione n. 0015155 del 22 febbraio 2016, il Regolatore chiarisce che è sufficiente che l’iscritto comunichi ad Apf il luogo unico dove conserva la documentazione cartacea.

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La comunicazione chiarisce inoltre che il consulente abilitato all’offerta fuori sede può accedere in via informatica (attraverso un collegamento on-line) all’archivio digitalizzato dell’intermediario per reperire copia semplice del documento prodotto in formato digitale. Il consulente, inoltre, può richiedere all’intermediario il documento originale, anche negli anni successivi all’interruzione del rapporto con il soggetto mandante.

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Analogamente, poiché l’accettazione da parte dei clienti all’utilizzo di documenti informatici comporta "l’esistenza di un unico originale, conservato dall’intermediario, il consulente dovrà comunicate ai clienti le modalità con le quali essi – anche qualora sia cessato il rapporto con l’intermediario - possono agevolmente ottenere la copia conforme all’originale della contrattualistica che li riguarda, senza dover sostenere costi aggiuntivi".

[Sergio P. Del Bello]

Siamo alle solite.
Un sacco di commenti e descrizioni sul come, con quali modalità e specifiche ma chi decide quali atti, fascicoli e per quali ragioni e quando vanno in conservazione?
E' molto semplice la risposta: l'archivista.
E siccome questa figura è assente nella PA pur essendo prevista da molto tempo e sancita dal DPR 445/2000 ecco quindi quale è la vera origine del problema (si veda il recente intervento della presidente ANAI Maria Guercio)

FPA, 8/01/2016, di Michele Iaselli, Ministero della Difesa e docente di informatica giuridica presso la LUISS

Responsabile della conservazione, oltre il 50% delle PA è inadempiente su una figura importante
La figura del responsabile della conservazione assume sicuramente un ruolo centrale nell’ambito di tutto il sistema di conservazione digitale dei documenti informatici.

Come è noto, l'art. 44 del CAD fissa i requisiti per la conservazione dei documenti informatici che si fondano sull'identificazione certa di chi realizza il documento, sull'integrità del documento e sul rispetto delle misure di sicurezza. Al comma 1-bis si introduce la figura del responsabile della conservazione dei documenti informatici e si opera una logica omogeneizzazione tra questa figura e quelle del responsabile del trattamento dei dati personali e del responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico, previste da normative diverse. In particolare il responsabile del trattamento dei dati personali deve adottare tutti gli accorgimenti necessari affinché vengano rispettate le prescrizioni del codice in materia di protezione dei dati personali anche durante l’attività di conservazione, mentre il responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico o responsabile della gestione documentale assicura la trasmissione del contenuto del pacchetto di versamento, da lui prodotto, al sistema di conservazione secondo le modalità operative definite nel manuale di conservazione.

In realtà, per ovvi motivi, è indubbio che il responsabile della conservazione debba agire d'intesa anche con altre importanti figure che operano nell’ambito della pubblica amministrazione come il responsabile della sicurezza e il responsabile dei sistemi informativi anche se tali figure non sempre sono previste o quanto meno ufficializzate negli enti pubblici.
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Purtroppo allo stato attuale la maggior parte degli enti pubblici ancora non hanno provveduto a designare la figura del responsabile della conservazione, poiché risulta poco chiara e definita la stessa attività della conservazione dei documenti informatici. In realtà tale ruolo, così come indicato dal DPCM del 3 dicembre 2013 dovrebbe essere ricoperto da un dirigente o da un funzionario formalmente designato anche se appare piuttosto scontato, che, una volta prevista tale figura, probabilmente sarà lo stesso responsabile della gestione documentale a svolgere la relativa funzione.
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[Sergio P. Del Bello]

#FPA 2015 - 21/12/2015, di Michele Iaselli, Ministero della Difesa e docente di informatica giuridica presso la LUISS

Documenti digitali

Redigere un manuale di conservazione: istruzioni d'uso per le PA

Come è noto, il processo di informatizzazione della memoria documentaria deve includere, per produrre risultati di qualche efficacia, il controllo sulla corretta formazione del documento e il governo del ciclo del documento in tutte le sue fasi, incluso quello della conservazione: nessun processo di trasformazione può avere successo se non prevede la definizione di procedure e il controllo gestionale pianificato di tutte le fasi.
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Nello specifico viene chiarito che ogni pubblica amministrazione è tenuta ad adottare anche un manuale di conservazione che dovrà illustrare dettagliatamente l’organizzazione, i soggetti coinvolti e i ruoli svolti dagli stessi, il modello di funzionamento, la descrizione del processo, la descrizione delle architetture e delle infrastrutture utilizzate, le misure di sicurezza adottate ed ogni altra informazione utile alla gestione ed alla verifica del funzionamento del sistema di conservazione.

In particolare è necessario indicare:

i dati dei soggetti che nel tempo hanno assunto la responsabilità del sistema di conservazione, descrivendo in modo puntuale, in caso di delega, i soggetti, le funzioni e gli ambiti oggetto della delega stessa;
la struttura organizzativa comprensiva delle funzioni, delle responsabilità e degli obblighi dei diversi soggetti che intervengono nel processo di conservazione;
la descrizione delle tipologie degli oggetti sottoposti a conservazione, comprensiva dell’indicazione dei formati gestiti, dei metadati da associare alle diverse tipologie di documenti e delle eventuali eccezioni;
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Il cuore del manuale è chiaramente rappresentato dall’indicazione dei vari flussi documentali così come specificato in precedenza e delle procedure di riversamento dei documenti (pacchetti di versamento, archiviazione e distribuzione).
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[Sergio P. Del Bello]

On line le linee guida sulla conservazione dei documenti informatici
Versione 1.0 – dicembre 2015

L'Agenzia per l'Italia Digitale ha pubblicato una prima versione del documento, in progress, sul proprio sito, invitando chiunque interessato a formulare commenti e osservazioni via e-mail

Nella sezione dedicata alla conservazione digitale del proprio sito, l'Agenzia per l'Italia Digitale (AgId) ha pubblicato la prima versione delle Linee guida sulla conservazione dei documenti informatici.

"Le linee - si legge in una nota - hanno lo scopo di fornire alle amministrazioni pubbliche tutte le informazioni relative a requisiti, processi, attività e responsabilità in materia di conservazione dei documenti informatici, nel rispetto dei riferimenti normativi vigenti.

Le linee guida sono da intendersi come documento dinamico, attualmente in fase di sviluppo. Osservazioni e contributi possono essere inviati ad AgID tramite la casella di posta elettronica:
forum_conservatori@agid.gov.it
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