Progetti di dematerializzazione

Re: Progetti di dematerializzazione

Messaggioda Sergio P. Del Bello » 07/04/2018, 0:40

Orizzonteacuola.it

Segreterie, dematerializzazione: come si presentano le domande e le istanze alla scuola

’ottica del legislatore, nello stilare le direttive per questo cambiamento, è stata quella di abbreviare i tempi di risposta tra la scuola e docenti/pubblico e inevitabilmente quello di abbattere dei costi per la PA.

Vediamo nel dettaglio quali sono le modalità di presentazione delle domande e delle istanze alla scuola che vanno nell’ottica della dematerializzazione e che la segreteria scolastica non può non accettare.

Le istanze sottoscritte con firma digitale o firma elettronica qualificata
Le istanze sottoscritte e presentata unitamente al documento di identità
Le domande presentate attraverso la propria PEC
Questo tipo di istanze e di dichiarazioni hanno lo stesso valore normativo delle istanze e delle dichiarazioni sottoscritte con firma autografa apposta in presenza del dipendente responsabile del procedimento.

Se la scuola non accettasse o non prendesse in carico le domande presentate come sopra indicato, ovvero secondo le modalità dell’Art. 65 comma 1 del CAD, si prospetterebbe una responsabilità dirigenziale e disciplinare dello stesso.
...
Nell’ottica di un supporto alle segreterie e al personale della scuola aggiungiamo il collegamento ad alcuni dei modelli tipo più “gettonati” dalle segreterie scolastiche.

Presentazione domanda ferie permesso assenza
Richiesta Certificati
Accesso civico generalizzato
Richiesta certificazione spese scolastiche detraibili
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Re: Progetti di dematerializzazione

Messaggioda Sergio P. Del Bello » 20/03/2018, 0:40

AGENZIA PER L’ITALIA DIGITALE

Comunicato concernente la circolare n. 1 del 24 gennaio
2018, recante:

«Linee guida per la dematerializzazione
del consenso Informato in diagnostica per immagini».


Sul sito dell’Agenzia per l’Italia digitale (pagina della «Sanità
digitale»), è stata pubblicata la circolare n. 1/2018 recante le «Linee
guida per la dematerializzazione del consenso informato in diagnostica
per immagini» (http://trasparenza.agid.gov.it/archivio19_regolamenti_
0_5371.html).
La circolare illustra il processo per l’acquisizione del consenso
informato da parte dei pazienti soggetti a prestazioni radiologiche in
strutture sanitarie pubbliche e private attraverso la firma grafometrica,

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imago175.JPG (25.78 KiB) Osservato 377 volte

una soluzione particolare di firma elettronica avanzata.
Obiettivo è quello di mettere le strutture sanitarie in condizione
di sostituire la tradizionale documentazione cartacea con documenti digitali
pienamente validi da un punto di vista giuridico in modo tale da
incrementare l’efficienza e la riduzione dei costi, salvaguardando i diritti
del paziente a essere correttamente informato sull’utilizzo dei propri
dati anche nel pieno rispetto delle norme sulla privacy.
La procedura rappresenta un passo importante per accelerare il
percorso di dematerializzazione dei documenti sanitari e migliorare i
processi organizzativi e funzionali.
Le linee guida sono state redatte con la collaborazione del Ministero
della salute, del Garante per la protezione dei dati personali e della
Società italiana di radiologia medica e interventistica (SIRM), a seguito
di una sperimentazione clinica a cui hanno aderito sedici strutture di
radiodiagnostica e diverse aziende IT, con la supervisione della Sezione
di studio di radiologia informatica e della Commissione consenso informato
della SIRM.
*
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Re: Progetti di dematerializzazione

Messaggioda Sergio P. Del Bello » 23/02/2018, 11:21

PA Digitale, 20/02/2018

Le pubbliche amministrazioni possono ancora utilizzare carta e penna per i propri originali?

Le pubbliche amministrazioni, si sa, agiscono per atti. Delibere, determine, ordinanze, verbali, contratti.

Il Codice dell’amministrazione digitale, da anni, prevede che gli atti delle amministrazioni debbano essere redatti come informatici. Eppure, uno dei luoghi comuni più diffusi nelle PA vuole che, in virtù di una norma del 2016, le amministrazioni possano ancora utilizzare timbri carte e penna senza alcuna limitazione.

In questo episodio del podcast, Ernesto Belisario prova a fare chiarezza illustrando le conseguenze nel caso in cui le amministrazioni continuino ad utilizzare gli strumenti tradizionali per la formazione dei propri atti e documenti.
*
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Re: Progetti di dematerializzazione

Messaggioda Sergio P. Del Bello » 22/01/2018, 23:58

Novità per il MUD - Modello Unico Dichiarazione Ambientale
a comunicazione Rifiuti semplificata va ora compilata su mudsemplificato.ecocerved.it e trasmessa esclusivamente alla PEC comunicazioneMUD@pec.it.
Non è più possibile compilarla manualmente e inviarla tramite servizio postale.

Comunicazione ambientale MUD 2018 (dati 2017)
Scheda info utenti Mud 2018 (pdf).

È la dichiarazione ambientale che contiene:
la comunicazione rifiuti;
la comunicazione veicoli fuori uso;
la comunicazione imballaggi, comprendente la sezione consorzi e la sezione gestori rifiuti di imballaggio;
la comunicazione rifiuti da apparecchiature elettriche ed elettroniche;
la comunicazione rifiuti urbani, assimilati e raccolti in convenzione;
comunicazione produttori di apparecchiature elettriche ed elettroniche.

Che cosa fare
La comunicazione Rifiuti semplificata deve essere
compilata sul sito http://mudsemplificato.ecocerved.it/. Non è ammessa la compilazione manuale.
firmata digitalmente con sottoscrizione autografa.
Occorre in questo caso scansionare e inviare il documento pdf allegando il documento d’identità valido.
spedita a mezzo PEC all’indirizzo comunicazioneMUD@pec.it.
Non è più prevista la spedizione postale.
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Re: Progetti di dematerializzazione

Messaggioda Sergio P. Del Bello » 12/01/2018, 2:18

Parer, 21/12/2017

Il futuro del formato PDF in un mondo 100% paperless

Secondo il direttore della PDF Association, lo standard dispone di tutte le caratteristiche per soddisfare le esigenze di archiviazione, usabilità e accessibilità che diverranno fondamentali quando si smetterà definitivamente di produrre i documenti ufficiali su supporto cartaceo

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Come annunciato di recente, entro la fine del 2022 i National Archives degli Stati Uniti non accetteranno più in conservazione documenti a carattere ufficiale prodotti su supporto cartaceo. Lentamente, ma inesorabilmente, a cominciare dagli Stati Uniti la rivoluzione paperless pare essere ormai stata innescata. Di conseguenza, fin da ora occorrerà capire con quali strumenti e tecnologie rimpiazzare questo supporto per assicurare che i documenti a carattere ufficiale e istituzionale vengano archiviati e tramandati nel tempo.

Secondo il direttore della PDF Association Duff Johnson, il formato che la sua associazione si occupa di tutelare e far evolvere possiede fin da ora tutte le carte in regola per farlo egregiamente. Sul sito Government Computing, Johnson scrive che esistono sostanzialmente due scuole di pensiero riguardo alle soluzioni che occorrerà individuare per rispondere alle sfide del mondo paperless. La prima è una visione minimalista, all’interno della quale gli attuali sistemi di gestione documentale continueranno a replicare in digitale i processi tradizionali di produzione dei documenti, permettendo in tal modo di preservare l’utilizzo della carta almeno nei processi di lavoro interni alle organizzazioni. La parola chiave di questo scenario è scannerizzazione, o comunque qualcosa di concettualmente analogo: si continuerà a produrre e firmare i documenti su carta, quindi questi verranno riprodotti in digitale e si provvederà a inviarli in conservazione, soddisfacendo i nuovi obblighi di dematerializzazione.

...
Entrando nel dettaglio, Johnson elenca le principali caratteristiche dello standard che avvalorano la sua tesi: il PDF è innanzitutto un formato aperto e internazionalmente diffuso; inoltre è pienamente accessibile e possiede delle funzionalità tecnologiche di fondamentale rilevanza, quali la possibilità di firmare nativamente i documenti in digitale e corredarli delle più svariate tipologie di allegati. Per quanto riguarda questi due ultimi aspetti, nel suo articolo si legge quanto segue:

Firme digitali

Da un certo punto di vista, è ovvio che i documenti PDF possono essere firmati. Per la maggior parte degli utenti e sistemi di gestione documentale è sufficiente firmare un documento di carta, e quindi spedirlo via fax o scannerizzarlo. Si tratta del modello tipico per i workflow che continuano a basarsi sulla logica dei documenti, piuttosto che su quella alternativa dei database di record elettronici.

Ciò detto, il PDF aggiunge una gamma di potenzialità alle firme digitali che vanno ben oltre questo scenario. Il formato permette di usare le firme digitali per verificare che chi le appone sia effettivamente autorizzato a sottoscrivere dei documenti; le stesse firme possono inoltre essere validate, o al contrario revocate, anche dopo l'atto della sottoscrizione, se necessario. Le firme digitali dei PDF sono usate per creare documenti e processi documentali a prova di manomissione e l’ultima versione dello standard ISO per il PDF include delle funzionalità di Long Term Validation, validazione temporale e totale CADES-compliance, che la pongono a livello delle più evolute tecnologie di firma digitale esistenti.

Richiedendo la semplice definizione di processi per creare, mettere in sicurezza e gestire delle identità digitali, le soluzioni di firma digitale per i documenti PDF dispongono di tutte le caratteristiche necessarie per eliminare la carta dai workflow, permettendo al contempo di creare consapevolezza, migliorare l’affidabilità e ridurre i loro costi.

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Re: Progetti di dematerializzazione

Messaggioda Sergio P. Del Bello » 07/09/2017, 1:37

05/09/2017, Sandro Simoncini, docente di Urbanistica e Legislazione Ambientale presso l’università Sapienza di Roma

Simoncini: digitalizzazione fondamentale per l’ufficio condono

Qualche mese fa l’assessore all’Urbanistica di Roma Capitale, Luca Montuori, aveva giustamente rilanciato il progetto di una digitalizzazione su larga scala degli archivi in materia edilizia. Ora, purtroppo, sembra che quell’idea, più che condivisibile, sia stata accantonata, visto che per accelerare l’evasione delle pratiche di condono viene ipotizzato un massiccio ricorso all’autocertificazione. In pratica, quei cittadini che hanno commesso un abuso se lo vedranno sanato in base a una dichiarazione da loro stessi prodotta: una sanatoria al quadrato.

La situazione dell’ufficio condono di Roma è decisamente complessa e non è un caso che rimangano da evadere ancora circa 200.000 istanze delle 600.000 presentate. Ma non è certo con una deregolamentazione a tappeto che si risolve la questione. Trattandosi di una materia estremamente delicata, una dichiarazione da parte del cittadino non può mai sostituire il lavoro di verifica degli uffici tecnici comunali: il rischio è quello di vedere aumentata l’opacità di un sistema che avrebbe invece bisogno di un salto di qualità proprio sotto il profilo della trasparenza delle procedure.
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Re: Progetti di dematerializzazione

Messaggioda Sergio P. Del Bello » 27/08/2017, 19:38

Così si dovrebbe fare anche in Europa.
Io avrei ristretto ancora di più i tempi.

FCW.com, 24/08/2017

National Archives tilts toward paperless future

The National Archives and Records Administration plans to stop accepting non-electronic records submissions from agencies by the end of 2022.
The records agency is already in the midst of an effort to corral federal agencies into embracing the electronic age. At the end of 2016, agencies were required to maintain emails that count as temporary or permanent federal records in electronic format, and by the end of 2019 that policy will extend to all media formats from documents to videos to tweets, under an Obama-era directive.
Now NARA is taking the next step on the way to a fully electronic archive. In a draft strategic plan put out for comment on Aug. 24, the agency announced it will "no longer accept transfers of permanent or temporary records in analog formats and will accept records only in electronic format and with appropriate metadata." The agency is also pledging to digitize 500 million pages of records to be available through the Archives catalog by fiscal year 2020 and to have 82 percent of agency holdings processed "to enable discovery and access by the public" by 2021.

"We have heard the administration's call for a more aggressive digital government agenda. Here at NARA, we have taken it to heart to be out in front and drive the change that needs to happen to bring about a more efficient and effective digital government," said David S. Ferriero, Archivist of the United States, in an emailed statement to FCW.
NARA isn't abandoning paper, agency chief operating officer William J. Bosanko told FCW. "While these new strategic goals position NARA to be a leader in digital preservation and access, we are equally committed to preserving and providing access to the permanently valuable paper and analog records in our care."
....
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Re: Progetti di dematerializzazione

Messaggioda Sergio P. Del Bello » 15/07/2017, 23:27

Agenda Digitale, 11/07/2017, Andrea Nicolini, Project Manager ICAR presso Cisis (Centro interregionale servizi informatici, geografici, statistici)

Perché la carta continua a regnare nella PA (ovvero il flop delle norme sulla dematerializzazione)

In molte amministrazioni pubbliche sufficientemente digitalizzate sono stati soddisfatti tutti i presupposti della dematerializzazione. Eppure circola ancora carta in abbondanza. Ecco perché. Mentre il Piano Triennale non aiuta a fare chiarezza sul futuro, anzi

La recente pubblicazione del Piano Triennale ICT sembra mettere fine all’era della dematerializzazione per aprire una nuova era del digitale. O forse no.

Da oltre trent’anni la Pubblica Amministrazione è impegnata in una colossale opera di dematerializzazione, in questo lungo periodo ogni volta che una norma o una regola tecnica ha introdotto o modificato un principio o una prescrizione, abbiamo scritto che finalmente si poteva dematerializzare, spesso nell’accezione di eliminare definitivamente la carta a favore del documento digitale.

Quasi sempre l’approccio è stato quello di trasferire in digitale il processo ed i documenti cartacei, a tal punto che tutti abbiamo finito con l’associare il termine dematerializzare, non tanto all’abbandono della carta, quanto alla trasposizione in digitale del cartaceo, conseguendo quasi sempre risultati concreti e tangibili di risparmio di carta, ma non di efficientamento vero della PA.

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Il termine dematerializzare andrebbe forse abolito, proprio perché divenuto sinonimo di processo lungo ed inefficiente di passaggio al digitale, mentre l’imperativo di cui è permeato il piano triennale è mobile first o digital first, un chiaro e palese invito a ripensare tutti i flussi digitali nella sola ottica digitale.
...
Di fronte a questo scenario il Piano Triennale rinuncia a definire un ruolo importante alla dematerializzazione, vista l’assenza di un capitolo dedicato, con la presenza solo di richiami legati principalmente alla conservazione e ad un fantomatico sistema di gestione documentale frutto dei vari contratti Consip legati ad SPC.
...
Se questi sono gli intenti allora sono più che condivisibili e forse andavano esplicitati nel documento, perché a molti addetti ai lavori la lettura del piano ha ingenerato altre interpretazioni, soprattutto i riferimenti al fantomatico sistema nazionale di gestione dei procedimenti inserito nel contratto quadro SPC delle gare Consip, perché è chiaro ai più che quelle gare non sono state guidate da questi principi e che un unico sistema nazionale per la gestione di tutti i procedimenti è semplicemente improbabile.

Digitalizzare i procedimenti della PA, rendendoli efficienti e funzionali a cittadini e imprese, si può e si deve fare, ma non con una piattaforma o un sistema unico nazionale di gestione dei procedimenti e nemmeno con nuove più o meno coercitive norme, ma serve, come per qualsiasi progetto complesso, un vero piano di intervento a tutti i livelli istituzionali di formazione e di accompagnamento, con regole tecniche e standard chiari e condivisi e tanta, tanta, tanta pazienza e perseveranza.
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Re: Progetti di dematerializzazione

Messaggioda Sergio P. Del Bello » 23/02/2017, 16:05

Cittadini di Twitter, redazione, 22/02/2017

Rivoluzione digitale per gli archivi edilizi del Comune di Bologna

Rivoluzione digitale in arrivo per le pratiche edilizie del Comune di Bologna: circa 800mila documenti tra autorizzazioni, licenze, permessi, depositi e dichiarazioni che coprono un arco temporale di 66 anni, dal 1949 al 2015, stanno per diventare dei file facilmente consultabili dai professionisti del settore con un clic.

Le pratiche, organizzate in 49mila faldoni, coprono una distanza di 6 chilometri. Solo quelle relative agli ultimi due anni sono conservate nella sede del Comune di Bologna: tutte le altre si trovano in un deposito di Ravenna, custodite e gestite da una ditta esterna. I materiali conservati sono di vario tipo: elaborati grafici in grande formato, atti e documenti, foto e altri materiali iconografici, veline, lucidi.

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Imago.JPG (29 KiB) Osservato 1877 volte

L’archivio è soggetto a frequentissima consultazione per la verifica di conformità degli immobili, quindi vengono richieste pratiche ogni volta che si deve progettare un intervento o in sede di compravendita. Basti pensare che solo l’anno scorso il Comune ha ricevuto 8.500 richieste di accesso agli atti per un totale di circa 30mila pratiche movimentate: la media è di un’ottantina di pratiche al giorno. Oggi funziona così: dai professionisti (tecnici, notai, agenzie immobiliari, cittadini, altri enti) parte una richiesta telematica che viene inoltrata alla ditta incaricata della custodia delle pratiche. La ditta recapita quindi alla copisteria le pratiche in due viaggi settimanali. I tempi di attesa sono di circa un mese.
...
Dal momento che si tratta di un archivio corrente, in tutta la fase della lavorazione viene garantito l’accesso ai documenti e quelli che vengono richiesti in consultazione “saltano la fila”: vengono digitalizzati subito e forniti al richiedente già in formato digitale. Il controllo del Comune sulla correttezza dell’archiviazione è costante: un operatore dell’amministrazione, alla prima richiesta di una pratica digitale, effettua un controllo aprendo e visionando gli elaborati e, se il semaforo è verde, il file viene reso disponibile all’utente in tempo reale. Tutti i file saranno conservati definitivamente nel PARER, il Polo archivistico regionale, con le garanzie di corretta conservazione digitale.
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Re: Progetti di dematerializzazione

Messaggioda Sergio P. Del Bello » 12/02/2017, 22:07

Gestione documentale: razionalizzazione e dematerializzazione degli archivi INPS

Con la circolare n. 3 del 2017, l’INPS il prossimo avvio del sistema di archiviazione G.A.C., che consentirà l’ottimizzazione della acquisizione e conservazione, anche dematerializzata, della documentazione prodotta e acquisita dall’Istituto.

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Con la circolare n. 3 dell’11 gennaio 2017, l’INPS conferma la volontà di internalizzare la gestione degli archivi cartacei e la costituzione del Polo Archivistico Nazionale (PAN) il cui sito principale, presso il comune di Lacchiarella, è finalizzato:
- completa internalizzazione del patrimonio documentale INPS;
- razionalizzazione e normalizzazione della gestione archivistica di tale patrimonio documentale;
- razionalizzazione e contenimento dei costi per la gestione archivistica.
L’esigenza di un abbattimento significativo della mole di documenti cartacei ad oggi presenti è attuabile attraverso l’esecuzione di operazioni di scarto e specifici progetti di dematerializzazione.
Di supporto al raggiungimento degli obiettivi di cui sopra, è stato realizzato e sarà disponibile a breve il nuovo applicativo “Gestione Archivi Cartacei” (G.A.C.). Esso è caratterizzato da due linee di acquisizione degli archivi di deposito finalizzate rispettivamente per il:
- Censimento degli archivi di deposito «standard»;
- Censimento degli archivi di deposito «non standard».
Attraverso la voce di menu relativa al censimento degli Archivi di deposito «NON standard», è possibile inserire nel sistema le caratteristiche quantitative e qualitative degli insiemi documentali, anche ben organizzati, ma con criteri che non trovano diretto riferimento ad una specifica foglia del Massimario e/o non risultano ordinati per data di riferimento per il calcolo del periodo di conservazione.

IPSOA, 11/01/2017, redazione
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