Albo Pretorio - Protocollo Informatico - Conservazione doc

[Bernardino]

Per continuare la discussione sull'innovazione digitale della P.A. e le sue problematiche, vi segnalo un articolo con numerosi dati statistici e alcune brevi riflessioni sugli ostacoli che ne frenano lo sviluppo, anche per l'archiviazione elettronica e la conservazione sostitutiva.
In 10 anni di e-Government non si è fatto molto e i processi in corso risultano piuttosto schizofrenici e farraginosi, in particolare per la mancanza di una gestione documentale online davvero interattiva tra PA e cittadini, i problemi sulla firma elettronica e la PEC e la mancanza di piattaforme open-source della PA che possano aiutare l'innovazione digitale, specie i piccoli Comuni.

"Oltre tre quarti degli enti locali intervistati (76%) ha implementato o sta implementando progetti di archiviazione elettronica e conservazione sostitutiva di documenti (il 78% dei Comuni, il 64% delle Province e la totalità delle Regioni intervistate).
Quasi un terzo degli enti (29%) effettua la conservazione sostitutiva di alcune specifiche tipologie di documenti prodotti. L’11% ha in corso un progetto, il 24% sta progettando l’intervento. La quasi totalità degli enti (88%) ha scelto di conservare delibere di Giunta e delibere di Consiglio. Seguono le ricevute di Pec (74%), le ordinanze (70%), le fatture (67%), i bandi di gara (63%), le ricevute di pubblicazione atti sull'albo pretorio (60%,) i verbali delle sedute di Giunta/Consiglio/Commissioni (56%), le concessioni amministrative (56%).
Oltre il 40% degli enti coinvolti nell’analisi che ha avviato un’iniziativa di questo tipo ha dichiarato di aver riscontrato significative criticità: nella gestione del progetto (per la complessità del cambiamento e per la difficoltà di programmare le attività) e nell’interpretazione della normativa vigente in materia.
Sono invece numerose ed eterogenee le barriere che interdicono l’avvio di progettualità di questo tipo. In particolare si segnala l'assenza di risorse finanziarie da dedicare al progetto (per il 57% degli intervistati) e la mancanza di un indirizzo strategico da parte degli amministratori dell’ente (54%)."
(di Federica Meta - Corriere delle comunicazioni del 2-2-2011).

http://corrierecomunicazioni.it/news/81 ... burocrazia

[onestone]

Ultimamente sono stato ad un incontro sulla Conservazione sostitutiva dei documenti.
La discussione si è poi estesa anche a Protocollo Informatico e tenuta dell'albo pretorio informatico.

Nel mio ente locale, al momento, i documenti generati all'interno vengono creati direttamente all'interno del protocollo informatico stesso.
Una volta creati, essi vengono firmati a calce con la dicitura "firmato in base all

Da quanto è emerso dall'incontro, questo modo di procedere non sarebbe corretto.
I documenti andrebbero Firmati (digitalmente -> tramite software apposito), oppure in maniera ordinaria -> stampando, firmando e "scansendo" successivamente il documento firmato.
Magari salvati in formato PDF/A.
Solo successivamente andrebbero implementati all'interno del sistema di protocollo informatico / gestione documentale.
Comunque, in ogni caso, sarebbe inutile integrare direttamente all'interno del protocollo anche la minuta.
A questo punto mi chiedo se non sia più sensato creare i file all'esterno del protocollo informatico. Dopo di che, firmati (digitalmente o meno) per poi essere convertiti in pdf/a.
Domanda n.1) Dal punto di vista archivistico non è più sensato creare il file all'esterno del protocollo informatico ed "importarlo" solo quando è nel formato "archivisticamente migliore"?
Domanda n.2) E' vero che Il formato "archivisticamente migliore" è il PDF/A?

Questo comporterebbe un notevole risparmio di spazio e costringerebbe l'utente a verificare la corrispondenza tra il PDF ed il documento originale.
Nella procedura attuale, questa fase di controllo manca completamente poichè la procedura di generazione del file avviene in maniera automatica e non è richiesto l'intervento dell'utente.

Esistono inoltre anche alcuni strumenti per poter verificare la validità della firma digitale anche dopo la stampa del documento stesso.
Mi riferisco a strumenti quali Timbro Digitale o similari. Li ritenete strumenti validi dal punto di vista archivistico?
In pratica convertono la successione binaria corrispondente alla firma digitale in un segno grafico particolare. Credo sappiate meglio di me a cosa mi riferisco.
Domanda n.3) Dal punto di vista archivistico questi strumenti sono validi?


Tenuta albo pretorio informatico.
Come al solito, in questo paese, quando si deve passare dal "vecchio" - analogico al nuovo "digitale" si scatenano le più fervide fantasie.
Nel nostro caso si è scelta una forma assai astrusa che andrò ora ad esemplificare.
Il messo prende in carico il documento (con la facoltà di non visionare neppure il documento). Il documento viene "selezionato" dal programma come "pubblicando".
Una seconda parte del software si occupa della "spedizione" del documento sul sito istituzionale.
Una terza parte del software si occupa della "pubblicazione" del documento sul sito.
Una quarta parte del software si occupa della verifica delle fasi precedenti e "dovrebbe" comunicare (o meno) al messo eventuali errori verificatisi durante le fasi precedenti.
Siccome, e lo dico da informatico, non esiste una procedura informatica PERFETTA... pongo la seguente domanda.
Domanda n.4) Dal punto di vista archivistico non sarebbe più corretto che il messo prendesse in carico i vari documenti, già numerati ed ordinati, e li caricasse personalmente sul sito istituzionale, verificando la correttezza del file?

Lo chiedo perchè sinceramente non capisco per quale ragione, se prima il messo si occupava di prendere i documenti e di "affiggerli" all'albo pretorio, per poi "toglierli" una volta scaduta il periodo di "pubblicità", ora con l'avvento dell'informatica tutto debba essere rivoluzionato.

La mia preoccupazione riguarda soprattutto l'automazione spinta di questi processi. Perchè, se da una parte è pur vero che velocizzano il lavoro, dall'altra non assicurano - secondo me- la piena conformità del documento al corrispettivo PDF.
E mi riferisco ai file di tipo Excel o powerpoint.
Spesso, infatti, si da troppo per scontato che il file di excel sia uguale al pdf. Mentre nella realtà non è così. I file di excel non sono "fatti" per essere stampati. MA per essere visionati.

Capisco che molte cose che ho scritto possano risultare banali ed inesatte, ma non conosco molto di archivistica. Mentre conosco bene l'informatica. E la mia paura è che spingere troppo sulla automazione dei processi possa portare alla perdita di molti dati ed informazioni.

Grazie per l'attenzione.