Agenda Digitale, 26/09/2023, Michele Nastri, Notaio in Ercolano
Certificazione di processo per la dematerializzazione degli archivi: il caso dell’ospedale Cardarelli
L’Azienda ospedaliera di rilievo nazionale Cardarelli di Napoli ha intrapreso un progetto di dematerializzazione di ventimila cartelle cliniche tramite certificazione di processo: ecco come funziona questa metodologia
Indice degli argomenti
La normativa di riferimento
Le copie informatiche di documenti analogici
La libertà degli operatori
I vantaggi della certificazione di processo
Il valore probatorio
Il caso Cardarelli di Napoli
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Le Linee Guida (Determinazione AGID 407/2020, modificate con Determinazione 371/2021) contengono i parametri e le metodologie per procedere alla certificazione di processo. In particolare la certificazione di processo è regolata dall’Allegato 3.
Le Linee Guida, oltre a poter essere modificate nel tempo frequentemente e con grande semplicità, pongono le condizioni generali perché il processo certificato possa rientrare nelle prescrizioni del CAD, ma non vincolano in modo stringente, lasciando agli attori la responsabilità di scegliere il livello effettivo di garanzia di conformità da raggiungere.
Per gli archivi della P.A. occorre poi tenere conto che gli stessi, se appartenenti allo Stato, alle Regioni e agli altri enti pubblici territoriali, sono per legge beni culturali (art. 10 D.Lgs. 42/2004) e che l’esecuzione di opere di qualunque genere (ivi comprese le operazioni necessarie per la dematerializzazione) sono soggette ad autorizzazione del Ministero della Cultura (art. 21 D.Lgs. 42/2004).
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Il caso Cardarelli di Napoli
L’Azienda ospedaliera di rilievo nazionale Cardarelli di Napoli, in collaborazione con la Soprintendenza archivistica e bibliografica della Campania, e con il partner tecnico SA Documents ha realizzato con esito positivo il processo pilota di dematerializzazione di 20.000 cartelle cliniche (su un totale di circa 4.700.000 che costituiscono l’archivio). Tale processo, che ha visto chi scrive intervenire nelle fasi preparatory, ed in quelle operative quale notaio verbalizzante, ha realizzato una dematerializzazione (a quanto consta pressoché unica per natura e portata) di un archivio di grandi dimensione, ancorché tuttora parziale, attraverso la certificazione di processo.
L’iniziativa passo per passo
Sulla base dell’analisi tecnologica e normativa fin qui descritta, e del progetto PRODE (PROcesso di DEmaterializzazione in qualità) la sperimentazione del Cardarelli ha previsto la realizzazione, e la prova sul campo, di tutte le fasi fondamentali della certificazione di processo:
l’individuazione del corpus documentale, la sua classificazione e normalizzazioni;
l’autorizzazione della Soprintendenza Archivistica e Bibliografica della Campania;
l’individuazione delle modalità operative e delle eccezioni (documenti non digitalizzabili);
l’individuazione di una metodica, degli strumenti e la costanza delle modalità attuative;
la redazione dei verbali di certificazione di processo iniziali e finali (nello specifico un verbale di certificazione iniziale e quattro verbali di certificazione finali per i quattro lotti da cinquemila in cui erano state divise le ventimila cartelle).
Il risultato è stato positivo ed ampiamente rientrante nei parametri di errore massimo prescelti in base agli standard, con piena realizzazione degli obiettivi previsti.