AgendaDigitale, 17/04/2020 Sergio Sette, consulente informatico e digital trasformation
Sistema pubblico di ricerca documentale, ecco i vantaggi e le sfideIl Codice dell’amministrazione digitale prefigura l’introduzione del Sistema pubblico di ricerca documentale:
una soluzione che al di là dello scetticismo di molti, può rivelarsi utile. Vediamo come mai
L'ultima modifica al Codice dell’amministrazione digitale ha introdotto l’articolo 40-ter, che prefigura la costituzione di un Sistema pubblico di ricerca documentale che faciliti la ricerca dei documenti soggetti a obblighi di pubblicità legale, trasparenza o a registrazione di protocollo e la consultazione dei fascicoli dei procedimenti consentendo l’accesso on line ai soggetti che ne abbiano diritto. Riflettiamo sulla situazione.
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Indice degli argomentiIndice degli argomenti
Pro e contro del Sistema pubblico di ricerca documentale
I precedenti
Identificazione tramite nome uniforme (URN)
Il risolutore di URN
L’esperienza del Comune di Bergamo (URN)
Pro e contro del Sistema pubblico di ricerca documentaleLa novità è stata accolta con molto scetticismo, anche fra molti degli esperti del settore, perché in molti hanno immaginato una ripetizione della tragica esperienza di “Italia login” e un inutile ulteriore orpello per le PA già impegnate su molteplici fronti. Al di là di questo sano scetticismo, in realtà l’idea è interessante e sensata e potrebbe rappresentare uno stimolo per tutta la PA a mettere (finalmente) mano alla gestione documentale in modo organico partendo da una base ben definita. Vediamo la situazione.
Tutto dipenderà da come verrà poi implementata. La sfida per costruire un sistema pubblico di ricerca documentale si può vincere solo pensandolo come un sistema federato nel quale le istituzioni tenute alla pubblicazione dei documenti parlino un’unica lingua. Occorre definire regole omogenee per la denominazione e l’individuazione degli atti amministrativi e rendere disponibili motori per la risoluzione dei nomi e l’estrazione dai sistemi di gestione documentale. Non si tratta di una “lavagna vuota”, in Italia abbiamo già significative esperienze da cui partire, è possibile applicare regole simili per creare repertori della documentazione amministrativa.
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L’esperienza del Comune di BergamoNel marzo 2019, nell’ambito del refactoring del proprio sito istituzionale, il Comune di Bergamo ha deciso di rendere disponibili i documenti soggetti a obblighi di pubblicità legale, trasparenza o a registrazione di protocollo e la consultazione dei fascicoli dei procedimenti evitando qualsivoglia duplicazione. È stato quindi sviluppato un risolutore di URN che consente di accedere, tramite opportune profilazioni, ai contenuti del sistema di gestione documentale e di restituire le unità documentali in esso presenti. L’accesso può avvenire inserendo il tipo di registro al quale si intende accedere (protocollo o registro particolare) e gli estremi del documento richiesto. Il sistema verifica l’accessibilità del documento da parte dell’utente connesso (che può anche essere anonimo) e nel caso il documento sia accessibile, lo restituisce al sistema remoto. Nel caso il documento sia una busta crittografica in formato CAdES (.p7m) il sistema rende disponibile anche il contenuto “sbustato” e le informazioni relative al certificato usato per la sottoscrizione.
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