da cybergolem » 25/05/2012, 14:39
Il data-entry può essere molto faticoso e dispendioso in termini di tempo non solo con Archimista, ma con qualunque altro applicativo software analogo.
La maschera per l’inserimento dei dati può diventare una macchina elefantiaca e farraginosa.
Alludo soprattutto a situazioni particolari (non infrequenti) di immissione di numerosi record simili tra loro.
Per meglio capirci porto qui sotto un esempio elementare:
“Protocollo 1956” / 1956 gennaio 1 – 1956 dicembre 31 / Registro di protocollo dei documenti relativo al 1956 / reg. 1
“Protocollo 1957” / 1957 gennaio 1 – 1957 dicembre 31 / Registro di protocollo dei documenti relativo al 1957 / reg. 2
[…]
“Protocollo 1989” / 1989 gennaio 1 – 1989 dicembre 31 / Registro di protocollo dei documenti relativo al 1989 / reg. 34
Non so se sia chiaro a tutti, in ogni caso per elaborare una simile schedatura, un foglio elettronico, con drag-and-drop e funzione “concatena”, aiuta a risparmiare MOLTO tempo. Peraltro limita enormemente la possibilità di ritrovarsi davanti a errori di digitazione. Non c’è paragone con l’immissione dei dati record per record, sia pure con un qualche copia e incolla…
Precedentemente, con Sesamo 3 erano previsti due modi per semplificare un po’ le cose: una scheda di inserimento dati ridotta e la possibilità di duplicare il titolo (e qualche altro campo) dal record precedente.
Altrimenti, si dava l’estensione .mdb al file .rls per aggiungere un po’ di record e poi, in modalità tabella, si faceva un copia e incolla di dati generati con un foglio elettronico. Grosso modo si faceva lo stesso con Sesamo 4.
Ora chiedo se in Archimista è possibile aggiungere l’importazione dati da file esterno, ad esempio, con estensione .csv. Sennò, visto quanto sopra, a che cosa serve la funzione “Aggiungi” per implementare la banca dati fino a 100 record?
Ovviamente la mia proposta è per un'opzione ulteriore rispetto a quelle già presenti, facoltativa dunque. Chi vuole, la utilizza; chi non vuole, non la utilizza.
Senz'ombra di dubbio ci sono anche le situazioni in cui ho da schedare dei fascicoli differenti tra loro, magari nemmeno somiglianti. A quel punto ci si arrangia record per record, certamente. Tuttavia, anche in una situazione come quella appena descritta, potrebbe essere comunque comodo immettere numerazioni o segnature con dati generati con foglio elettronico (escludendo peraltro ogni possibilità di errore).
Spero di avere illustrato efficacemente ciò che intendo dire.