Questione - Protocollo: oggetto con doppio argomento

Re: Questione - Protocollo: oggetto con doppio argomento

Messaggioda ANAI Lombardia » 16/10/2009, 22:14

Su Archivi23, 13 ottbre, Simonini Daniela della Provincia di Ravenna
risponde al quesito riferendo che nel proprio manuale di gestione,
dove in effetti dovrebbe essere indicato come procedere,
prevede, nel caso di "oggetto con più argomenti" una sola
registrazione completa e una classificazione/fascicolazione multipla
del documento, che viene attribuito ai rispettivi fascicoli.
Nel caso di documento cartaceo si procede alla creazione di una copia,
che riporterà anche il riferimento al fascicolo al
quale è stato attribuito il documento originale.
Nel caso di documenti digitali questa operazione non sarà necessaria.


e Nerella Zorzetto, 13 ottobre, Università Iuav di Venezia
Servizio archivio di Ateneo, sostiene lo stesso e in più aggiunge, giustamente,
fatta salva l'unicità di registrazione del documento
originale ricevuto e senza l'attribuzione di ulteriori numeri di protocollo.
Risulta infatti illogico e illegittimo fotocopiare il documento e
assegnargli diversi numeri di protocollo, cioè tanti quanti sono gli affari
trattati, poiché ogni documento deve essere individuato esclusivamente da un
solo numero di protocollo.
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Questione - Protocollo: oggetto con doppio argomento

Messaggioda ANAI Lombardia » 12/10/2009, 21:02

Messaggio da Archivi23 del 08/10/2009

Date: Thu, 08 Oct 2009 19:45:48 +0200
From: Nazzareno Prinzivalli - CompIT nazzareno@compit.it

Una PA ns cliente si trova, con una certa frequenza, a dover registrare
documenti in ingresso che presentano un doppio oggetto e che, nel corpo
del documento stesso, sviluppano le due corrispondenti comunicazioni.
Il nuovo Responsabile del Servizio si è trovato difronte ad una prassi
che prevede la produzione di una copia conforme dello stesso documento
e, quindi, ad una doppia registrazione: lo stesso Responsabile ci chiede
se tale prassi può essere considerata corretta oppure se possa essere
meglio effettuare una sola registrazione con doppia assegnazione per
competenza.

Chiedo, pertanto, alla lista se qualcuno si è trovato ad affrontare un
problema analogo.

Ringrazio in anticipo per i suggerimenti che riceverò.

Un cordiale saluto.
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