Questione: firma digitale e protocollo - Romano

[ANAI Lombardia]

Cari colleghi,
sono in difficoltà e chiedo il vostro aiuto.
Quale è la norma o la dottrina che indica che la
minuta conservata dall'amministrazione deve
essere firmata autografamente (o digitalmente)?
Dovunque ho trovato regole di buon senso ma non
riesco a trovare una fonte certa da citare.
Ovvio è che per fare una copia conforme
all'originale occorra avere un documento firmato,
ma l'ovvio - come il buon senso - non è propriamente norma né dottrina...
Possiamo soltanto dire che la minuta deve essere
firmata autografamente perché è un atto formale dell'amministrazione?
Ho la sensazione che in questo caso particolare i
documenti nativi digitali e firmati digitalmente
permettano di superare il problema che non riesco
a dirimere invece sui documenti cartacei.

Grazie per l'aiuto che mi darete e un caro saluto a tutti

Anna Guastalla
Servizio Affari generali e legali
Azienda Provinciale per i Servizi Sanitari
Via Degasperi, 79
38100 Trento

0461 904027
6 0461 904188
mailto:anna.guastalla@apss.tn.it

Benissimo!
La ringrazio per l'attenzione alle mie domande, anche se a dire il vero sono molto dispiaciuta che vi sia tanta aridità di risposte... Ho la sensazione che siano inutili e non sono neppure un esercizio di stile! Chissà se su Archiviando scorreranno vorticosi fiumi di risposte!
Vi seguo!

Anna

[ANAI Lombardia]

Messaggio da Archivi23 del 16/07/2009

From: Maria Cristina Coccia ccoccia@regione.lazio.it
Date: Thu, 16 Jul 2009 12:59:06 +0200

Il valore di chi sta già facendo, indiscutibilmente chiarisce a chi sta ancora a livelli esperienziali precedenti, secondo me.

Mettere insieme i dubbi di molti, con un lavoro di gruppo, senza chiusure, sembra far procedere meglio gli approfondimenti e quindi approfitto di questa lista, così generosa di contributi.

Rilevo, dalla nota sottostante:
"Premetto che la Provincia ha adottato un sistema di protocollo decentrato (210 abilitazioni di protocollo in uscita su 500 dipendenti).
Le ricevute non vengono collegate automaticamente al documento spedito, ma devono (ci hanno promesso ancora per poco) essere allegate alla registrazione di protocollo da un addetto."

Per i fax era stato chiesto: <<dato che "appare inutile accertare che il messaggio sia giunto a destinazione, ma solo
che sia partito regolarmente" ciò non contrasta con le norme che regolano la posta elettronica certificata?>>

Ed ancora: << ... appare inutile accertare che il messaggio sia giunto a destinazione, ma solo che sia partito regolarmente. ma ciò non contrasta con le norme che regolano la posta elettronica certificata?>>

Il 24 giugno << ..... il TAR della Sicilia ha chiarito, ancora una volta (dopo il CdS VI, 27 ottobre 2006, n. 6441), che l'oggetto va scritto bene. Ecco il giudice amministrativo:
TAR Sicilia, Palermo, III, 8 gennaio 2009, n. 7 In tema di accesso ai documenti amministrativi, l'onere di specificazione dei documenti richiesti non comporta la formale indicazione di tutti gli estremi identificativi dei documenti (organo emanante, numero di protocollo, data di adozione dell'atto), ma può ritenersi assolto con l'indicazione dell'oggetto e dello scopo cui l'atto è indirizzato, così da mettere la p.a. in condizione di comprendere la portata ed il contenuto della domanda.

E' chiaro che per "oggetto" il giudice non intende il campo oggetto del protocollo informatico, ma parimenti è chiaro che l'oggetto (contenuto del documento, di carattere giuridico, amministrativo e narrativo) è quello che dovrà essere riportato proprio nel campo oggetto del protocollo. Infatti, come è possibile garantire l'esercizio del diritto di accesso se non si trova il documento in quanto descritto in modo approssimativo o fuorviante? ........ Gianni Penzo >>

Quindi lavorare con le nuove tecnologie spinge a non potersi più servire di pedissequi copiatori e incollatori di buste e francobolli, ma obbliga tutti a lavorare autonomamente con maggiori competenze, assorbendo verso chi firma anche la "responsabilità" della registrazione formale e dell'invio (appannaggio, finora di lavoratori umili = poco retribuiti)

Anche nell'esperienza della Provincia di Verona sembra rimanere irrisolto "accertare che il messaggio sia giunto a destinazione".

Nella modalità più antica che conosco, quando un contratto si "firmava" con una stretta di mano, al verificarsi di un problema, al di là di qualsiasi obbligo di legge, si trascriveva ciò che si riceveva; tant'è che ho potuto far valere, in sede giudiziaria, salvo verifica, perfino ciò che avevo scritto in Agenda.

Cristina

[ANAI Lombardia]

Messaggio da Archivi23 del 15/07/2009

Date: Wed, 15 Jul 2009 10:30:13 +0200
From: "Degani Mary" mary.degani@provincia.vr.it

Gentilissima collega,
in merito all'utilizzo della firma digitale per la sottoscrizione della documentazione elettronica da sottoporre a registrazione di protocollo, Le porto l'esperienza della Provincia di Verona, che utilizza da anni (1 gennaio 2004) un sistema di protocollo informatico, integrato con la posta elettronica certificata e la firma digitale.

L'avvio non è stato semplice, ma ormai il sistema è consolidato e l'utilizzo della posta certificata è fortemente incentivato, anche per contenere i costi di spedizione.
Premetto che la Provincia ha adottato un sistema di protocollo decentrato (210 abilitazioni di protocollo in uscita su 500 dipendenti).

Cercando di semplificare, il processo avviene in questo modo:
una volta formato il documento, il sottoscrittore lo firma digitalmente e lo salva su una apposita cartella o direttamente sul fascicolo informatico del sistema di protocollo e gestione dei flussi documentali.
A questo punto il sottoscrittore stesso (o un protocollatore) registra i dati obbligatori nel sistema di protocollo, sceglie come mezzo di spedizione "posta certificata", acquisisce il documento sottoscritto digitalmente e infine clicca il tasto “protocolla”.
Il documento firmato viene trasmesso direttamente all'indirizzo di posta elettronica dichiarato del destinatario attraverso la PEC, con un messaggio che contiene:
- l'indicazione del mittente (provincia di Verona);
- l'indicazione del numero di protocollo, data, ecc.;
- un allegato del messaggio con il documento firmato (file pdf.p7m) e un allegato con la segnatura xml.

La verifica della firma è effettuata direttamente dal sistema.
Tutti i dati sono conservati nel sistema con modalità digitali.
Le ricevute non vengono collegate automaticamente al documento spedito, ma devono (ci hanno promesso ancora per poco) essere allegate alla registrazione di protocollo da un addetto.

Con i migliori saluti
Mary Degani
Responsabile servizio gestione informatizzata dei flussi documentali
Settore Direzione generale
Provincia di Verona
Via S. Maria Antica, 1
37121 Verona
Tel. 045 9288619
Fax 045 9288572

[ANAI Lombardia]

Messaggio da Archivi23 del 13/07/2009

Date: Mon, 13 Jul 2009 14:22:33 +0200
From: "Guastalla Anna" Anna.Guastalla@apss.tn.it

Cara Rosa e cari colleghi,
l'APSS sta procedendo con una sperimentazione di
gestione di documenti solo digitali
(predisposizione, firma, protocollazione, invio
tramite interoperabilità per ora ad un unico
Servizio destinatario della Provincia Autonoma di
Trento). I problemi sul tavolo sono numerosi e
sono tutti in corso di discussione. Premesso
dunque che non abbiamo soluzioni ma stiamo
sperimentando, i problemi che pone Rosa sono gli stessi nostri.
Stiamo meditando, onestamente un po' sperduti di
fronte alle difficoltà, come trasferire su carta
(ma dobbiamo davvero???) ciò che nasce su supporto informatico.

Per utilizzare una metafora, potrei dire che
stiamo pensando di montare un motore a scoppio su
una carrozza di fine Seicento, promettendo ai
nobili trasportati pochi salti, insignificanti
scossoni e massima garanzia di buon viaggio.

Per fare ciò abbiamo aperto il manuale di
istruzioni del motore (CAD) e leggiamo nei
Principi generali (Capo I), Sezione I
Definizioni, finalità e ambito di applicazione,
Art. 1. Definizioni, q) che "la firma elettronica
è l'insieme dei dati in forma elettronica,
allegati oppure connessi tramite associazione
logica ad altri dati elettronici, utilizzati come
metodo di autenticazione informatica".

Se poi proseguiamo la lettura del CAD fino alla
lettera u) dello stesso articolo 1 leggiamo che
la gestione informatica dei documenti è
"l'insieme delle attività finalizzate alla
registrazione e segnatura di protocollo, nonché
alla classificazione, organizzazione,
assegnazione, reperimento e conservazione dei
documenti amministrativi formati o acquisiti
dalle amministrazioni, nell'ambito del sistema di
classificazione d'archivio adottato, effettuate mediante sistemi informatici"

A questo punto io mi sono fermata a meditare; la
normativa è complessa, ma inizialmente assai ben
strutturata: i principi generali e l'ambito di
applicazione parlano di ambiente informatico. La
trasposizione dei metadati in ambiente cartaceo è
un'altra faccenda. Perché dunque il protocollista
dovrebbe firmare digitalmente i metadati di
protocollazione in ambiente digitale se mai li ha
firmati in ambiente cartaceo? Il protocollista
non deve autenticarsi quando accede al sistema?
Quindi utilizza una firma digitale leggera che,
secondo la normativa, è sufficiente.

Il problema a mio parere scivola su tutti gli
altri: o si fa gestione documentale sul serio
applicando tutti (e non solo i protocollisti!) il
comma u) dell'articolo 1 del CAD - o non ne usciamo.

Anche il problema della messaggistica della posta
elettronica certificata è molto complesso. Per la
gestione ad oggi non ho risposte, sto piuttosto
raccogliendo tanti dubbi e tante domande. Tra i
primi problemi da affrontare c'è sicuramente
quello della gestione delle diverse mail per
ciascun documento con oggetti completamente
scollegati alle registrazioni di protocollo in
entrata/uscita dai nostri enti. Lì si che
dovremmo inventare una nuova figura di
protocollista che collega e gestisce le
registrazioni di protocollo con le ricevute della PEC!

Anche l'APSS segue con attenzione le risposte e
le soluzioni delle altre amministrazioni: occorre
infatti proseguire con un confronto strettissimo
e, possibilmente, soluzioni condivise.

Anna Guastalla
Servizio Affari generali e legali
Azienda Provinciale per i Servizi Sanitari
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38100 Trento

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- anna.guastalla@apss.tn.it