Questione più mittenti per un singolo documento - Lorenzini

[ANAI Lombardia]

Messaggio da Archivi23 del 28/05/2009

From: "Informazione Giuridica" infogiuridica@asl.vt.it
Date: Thu, 28 May 2009 19:12:10 +0200

Mi pare un problema di adeduaguare il software a
ciò che serve per la protocollazione. Sono
frequenti infatti lettere uguali con più
destinatari a cui dare un unico protocollo. Il
problema è tanto più sentito nei programmi di
protocollo digitale dove è prevista, con
l'assegnazione ai destinatari per competenza, la
spedizione telematica che farà arrivare il
documento alle postazioni messe in assegnazione.
Le suggerisco di spingere con gli informatici
perché le forniscano un servizio adeguato alla normativa sul protocollo.
Dr. G. Firmani AUSL VITERBO

[ANAI Lombardia]

Messaggio da Archivi23 del 27/05/2009

Date: Wed, 27 May 2009 09:48:24 +0200
From: "Alessandro Boretti" A.Boretti@comune.sona.vr.it

l'art 53 del dpr 445/2000 recita testualmente al comma 1 lettera c: " mittentE per i documenti ricevuti ...",ma se è vero che dal 2000 ad oggi non è stata apportata nessuna modifica, è anche vero che nel 2000 eravamo agli albori in materia di legislazione del protocollo (mi riferisco ai tempi moderni...). per cui se la ditta opina che mittente significa uno solo, io stesso potrei opinare che mittente può significare anche più di una persona (e non confondiamo firmatari con mittenti). inoltre se la gestione documentale significa, sempre leggendo il 445/2000, poter avere la possibilità di "consentire il reperimento delle informazioni riguardanti i documenti registrati" (art 52, comma1 lettera d), è chiaro che devo inserire i dati che mi diano questa possibilità, altrimenti il software sarebbe incompleto. meglio (o peggio, a seconda dei punti di vista)ancora se in un documento i due mittenti (o più) non hanno vincoli a cui si possa risalire in futuro (es. parenti, o amministratori di una stessa ditta). se così non fosse dove sarebbe la formula delle 3 E - efficacia efficienza economicità - che molto bene si addice nel nostro agire di protocollisti e primi archivisti ?
Rinvio anche per questo alle raccomandazioni di aurora - la rc14 - le trovi sul sito dell'università di padova all'indirizzo http://www.unipd.it/archivio/progetti/aurora/

Buon lavoro

alessandro boretti - comune di sona

[ANAI Lombardia]

Messaggio da Archivi23 del 26/05/2009

Date: Tue, 26 May 2009 10:23:56 +0200
From: Nazzareno Prinzivalli - CompIT nazzareno@compit.it

Mi chiamo Nazzareno Prinzivalli e mi occupo di software per Protocollo e
WF documentale, in modalità OSS, per conto di CompIT srl.

Credo che l'esempio relativo alla PEC non porti affatto alle conclusioni
che se ne vogliono trarre (anzi, rischia di portare verso la
considerazione opposta, a mio avviso): i casi in cui si presentano più
mittenti per un singolo documento in ingresso sono varii e molti
provengono proprio dall'attività dei comuni -> anche noi, molti anni fa,
avevamo imposto il limite di un solo mittente ma ci siamo dovuti
ricredere quando si è presentato un caso particolare -> un documento in
ingresso, avente ad oggetto questioni sull'ICI e presentato dai
comproprietari dell'immobile, i quali dovevano presentare tale documento
necessariamente con firma congiunta.
Ci è capitato anche il caso citato, della richiesta firmata da più
consiglieri.
Per tale motivo e poichè non abbiamo trovato una norma che dica
espressamente che il mittente debba essere uno solo (e che, di contro,
disponga su questi casi "anomali") abbiamo ritenuto di poter rimuovere
il limite.

Finora, le amministrazioni nostre clienti non ce l'hanno contestato.
Buon lavoro.
--
========================
Nazzareno Prinzivalli
tel 095-292037 int 4472
fax 095-291648
cell 345-4625106
http://www.compit.it

[ANAI Lombardia]

Messaggio da Archivi23 del 26/05/2009

Date: Tue, 26 May 2009 10:02:54 +0200
From: Gianni Penzo Doria <gianni.penzo@unipd.it>

Cara Lorenzini,
avevo affrontato la stessa questione qualche tempo fa
nella rubrica che tengo per conto di Acta Libri:
http://www.actalibri.net/index.php?opti ... Itemid=116
http://www.actalibri.net/index.php?opti ... Itemid=116

Confermo la risposta e rinvio ancora al progetto Aurora.

Grazie per l'attenzione e alla prossima

Gianni Penzo Doria

[ANAI Lombardia]

Messaggio da Archivi23 del 26/05/2009

From: "Piero Santoni" p.santoni@comune.roma.it
Date: Tue, 26 May 2009 11:49:20 +0200

Cara collega
Purtroppo la soluzione al tuo problema la può dare a mio avviso soltanto la
ditta che fornisce il software che ovviamente essendo una ditta di
informatici non può capire quali sono le necessità degli archivisti e dei
protocollisti.
La soluzione è una: quella normativa (nel caso in questione il DPR 445/2000)
e chiunque abbia a che fare con il protocollo informatico deve farvi
riferimento. Pertanto occorre riportare il buon senso nei fornitori del
software e far ripristinare la funzione del mittente multiplo.
Ognuno al suo posto. Gli archivisti facciano gli archivisti e gli
informatici facciano gli informatici, limitandosi a rispondere alle esigenze
per cui sono consultati E PAGATI
Piero Santoni

[ANAI Lombardia]

Messaggio da Archivi23 del 26/05/2009

Date: Tue, 26 May 2009 08:01:01 +0200
From: Giuseppina Bova giuseppina.bova@provincia.cremona.it

Gent.le collega, il problema che tu rappresenti
sulla necessità d'inserire su un solo protocollo
la presenza di più mittenti e/o firmatari è
analoga all'esigenza che avrai per la spedizione
di uno stesso documento a diversi destinatari.
La Provincia di Cremona utilizza per la funzione
del protocollo il software JENTE della società
Infor srl di Arezzo: il sistema consente di
registrare con un unico protocollo la presenza di
mittenti, firmatari e quindi destinatari diversi
per la corrispondenza in partenza.

--
Giuseppina Bova
Servizio Archivistico
Settore Affari Istituzionali-
Pianificazione Progetti Speciali di sviluppo

Provincia di Cremona
C.so V. Emanuele 17 - 26100 Cremona
tel. 0372 406251 - 406319
fax 0372 406382

[ANAI Lombardia]

Messaggio da Archivi23 del 25/05/2009

From: "Morena Lorenzini" morena.lorenzini@comune.bardolino.vr.it
Date: Mon, 25 May 2009 09:04:43 +0200

Salve, sono l'addetta al protocollo del Comune di
Bardolino e sono iscritta alla lista solo da qualche giorno.
Dopo aver parlato con il Dott. Penzo Doria, sono
a proporre alla lista un quesito sperando in un vostro gentile aiuto.
Da mesi sto chiedendo alla nostra ditta esterna
che ci fornisce il software il ripristino della
possibilità (che è stata tolta) a livello di
protocollazione di inserire più di UN mittente per ogni singolo documento.
Ora mi trovo davanti a situazioni alquanto
dubbie, come ad esempio una richiesta presentata
da 2 consiglieri di minoranza, entrambi
firmatari, entrambi presenti alla consegna
dell'istanza. Come faccio a scegliere quali dei
due nominativi inserire? E poi, tra qualche anno,
come faccio a cercare il documento ricordando
magari solo uno dei due nomi ma non quello "giusto"?
Riporto la mail con la quale hanno risposto alle
mie richieste (avevo posto come richiesta di
chiarimenti la presentazione di un permesso di
costruire consegnatomi dal tecnico di fiducia):
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"Gent.ma Morena,
il suo "Mittente" è il loro architetto di fiducia.
I firmatari non sono i mittenti, ma sono i
"richiedenti" del permesso di costruire.
Per mittente deve essere inteso chi spedisce e non chi firma.
Infatti, per come previsto dall'interoperabilità,
una corrispondenza inviata via PEC (Posta
Elettronica Certificata), viene recepita
dall'ente con mittente riferito al mittente
dell'indirizzo di PEC. Il documento all'interno
può essere firmato in formato digitale dallo stesso o da altri firmatari.
Immagini anche una corrispondenza del comune
verso l'esterno. Mittente "Comune di Bardolino", firmatario "Morena Lorenzini".
Quindi di fatto il mittente può coincidere con il
firmatario come può anche non coincidere."
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So che alcuni comuni hanno avuto lo stesso
problema, posso avere un aiuto anch'io?
Grazie e Buon lavoro!
Morena Lorenzini