Firmati due decreti su protocollo e conservazione digitale

[Sergio P. Del Bello]

Alfonso Pisani, 9 novembre 2015

Il protocollo informatico e la protezione dei dati

L’ufficio protocollo, visto per il passato nelle opinioni di molti come poco più di un semplice generatore di timbri e numerazioni per i documenti inviati o spediti da un ente, assume un valore cruciale nel processo di digitalizzazione dei flussi documentali della PA.

Protocollo informatico cos’è e perché la privacy lo riguarda
In particolare, le recenti regole tecniche del DPCM 3 dicembre 2013, derivate dal codice dell’amministrazione digitale ed entrate in vigore ad Ottobre 2015, sono state molto discusse in numerosi articoli rispetto a problematiche come la trasmissione del registro giornaliero di protocollo in formato elettronico dal sistema di gestione documentale a quello di conservazione, la stesura del manuale di gestione documentale e la figura del responsabile della gestione documentale.

Dal punto di vista della protezione dei dati, intesa sia come confidenzialità che preservazione degli stessi, si potrebbe dire che il protocollo di un ente è un punto nevralgico.

Anzitutto al protocollo di un ente transitano tutti i documenti comunque trattati e ciò è più che sufficiente, già solo nel caso della ricezione di documenti cartacei dall’utenza esterna, a suggerire un’attenta analisi delle unità di personale da assegnare a tale ufficio che sono a tutti gli effetti da considerare “incaricati” del trattamento dei dati personali ai sensi del D.Lgs. 196/2003 art. 4. Essi vanno, pertanto, esplicitamente autorizzati dai dirigenti o funzionari che, a loro volta, andrebbero opportunamente nominati “responsabili” del trattamento ai sensi dello stesso articolo del codice della privacy.

L’evoluzione nell’era full digital
...

[Sergio P. Del Bello]

E' stato reso disponibile, 20/06/2014, in download gratuito, un interessante approfondimento
redatto da Serena Bussani e Gianni Penzo Doria, vicepresidente di ANORC
e presidente di ANORC Professioni, sul

Manuale di gestione del protocollo informatico
secondo le nuove regole tecniche del DPCM 3 dicembre 2013

[Sergio P. Del Bello]

Le regole sono facilmente consultabili ora anche dal sito di AGID dove vi sono
anche altre informazioni di contesto e riferimenti normativi complementari:

Protocollo e conservazione digitale: in Gazzetta le nuove regole tecniche

L’Agenzia per l’Italia Digitale opera per la modernizzazione della PA introducendo nuovi processi orientati al miglioramento dei servizi, alla trasparenza dell’azione amministrativa e alla razionalizzazione dei costi. Le nuove regole tecniche per la protocollazione e la conservazione dei documenti informatici si inseriscono nel contesto di queste azioni nel perseguimento dei criteri di economicità, efficacia e pubblicità dell’azione amministrativa.

[Sergio P. Del Bello]

Segnalo un approfondimento sulle nuove regole tecniche di ANORC, 14/03/2014:

Pubblicate in G.U. le Regole tecniche:
arriva il nuovo "sistema di conservazione" dei documenti informatici

Sono sono state finalmente pubblicate nella Gazzetta Ufficiale del 12 marzo 2014, le nuove Regole tecniche per la conservazione dei documenti informatici (GU n. 59 del 12-3-2014 - Suppl. Ordinario n. 20).
Tali regole, emanate ai sensi degli artt. 20, commi 3 e 5-bis, 23-ter, comma 4, 43, commi 1 e 3, 44, 44 -bis e 71, comma 1 del CAD, sostituiscono le precedenti regole dettate dalla deliberazione CNIPA n°11 del 2004.

I sistemi di conservazione già esistenti dovranno adeguarsi alle nuove regole entro 36 mesi dall'entrata in vigore ...

[Sergio P. Del Bello]

Nel supplemento ordinario n. 20 del 12 marzo 2014 sono finalmente state pubblicate:

- Regole tecniche in materia di sistema di conservazione ai sensi degli articoli 20, commi 3
e 5-bis, 23-ter, comma 4, 43, commi 1 e 3, 44, 44-bis e 71, comma 1, del Codice
dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005 (DPCM 3 dicembre 2013)

- Regole tecniche per il protocollo informatico ai sensi degli articoli 40-bis, 41, 47, 57-bis e
71, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005 (DPCM 3 dicembre 2013)

Il testo del supplemento è consultabile e scaricabile all'indirizzo:
http://www.gazzettaufficiale.it/ricerca ... reset=true

Supplemento GU 2014.JPG (19.31 KiB) Osservato 2775 volte

[Sergio P. Del Bello]

Dal sito Funzionepubblica.gov.it:

PA: D'Alia firma decreto su comunicazione atti tra comuni per via telematica

Viaggeranno online documenti in materia elettorale, di stato civile e anagrafe,
le comunicazioni dei notai ai comuni su convenzioni matrimoniali

Gli atti e i documenti tra comuni in materia elettorale, di stato civile e anagrafe, ma anche le comunicazioni inviate ai comuni dai notai relative alle convenzioni matrimoniali dovranno essere trasmessi esclusivamente per via telematica. Lo stabilisce un decreto proposto dal ministro dell'Interno, firmato quest'oggi, in qualità di concertante, dal titolare della Pubblica Amministrazione e Semplificazione Gianpiero D'Alia. Il decreto dà attuazione alle norme previste dal Dl Semplifica Italia, in conformità con quanto previsto dal Codice dell'Amministrazione Digitale: le comunicazioni e le trasmissioni tra comuni in questi ambiti - si legge nel provvedimento - dovranno essere effettuate solo in cooperazione applicativa o mediante Posta Elettronica Certificata.

mercoledì 12 febbraio 2014

[Sergio P. Del Bello]

Sul sito c'è solo la nota ma non i testi dei decreti.

Il Ministro D'Elia firma due decreti
per il protocollo e conservazione dei documenti informatici

Aggiornano quadro normativo per la digitalizzazione delle pubbliche amministrazioni

Il Ministro per la Pubblica Amministrazione e la semplificazione Gianpiero D'Alia ha firmato oggi due decreti adottati in attuazione di alcune disposizioni del Codice dell'amministrazione digitale, in materia di protocollazione e conservazione dei documenti informatici.
I due decreti, da tempo attesi dagli operatori, forniscono un importante supporto alla digitalizzazione dell'amministrazione pubblica che, pur adottando da tempo gli strumenti informatici, non ha ancora adeguato i suoi processi a modelli in grado di sfruttare in pieno le potenzialità dei nuovi mezzi.

Gli schemi innovano e rendono più ampio il quadro delle regole tecniche vigenti in materia, aggiornando quelle sul protocollo informatico e la conservazione dei documenti elettronici, la cui introduzione risale, rispettivamente, all'ottobre del 2000 e al febbraio 2004.

Con riferimento alle regole tecniche per il protocollo informatico viene modificato il DPCM 31 ottobre 2000 per adeguarlo al nuovo contesto normativo, che prevede la trasmissione dei documenti non solo mediante l'utilizzo della posta elettronica, ma anche attraverso la PEC o in cooperazione applicativa basata sul Sistema Pubblico di Connettività e sul Sistema Pubblico di Cooperazione.

Apportando modifiche alla deliberazione CNIPA n. 11/2004 è stato inoltre introdotto il concetto di "sistema di conservazione", che assicura la conservazione a norma dei documenti elettronici e la disponibilità dei fascicoli informatici, stabilendo le regole, le procedure, le tecnologie e i modelli organizzativi da adottare per la gestione di tali processi.

martedì 3 dicembre 2013

http://www.funzionepubblica.gov.it/comu ... nform.aspx