Alfonso Pisani, 9 novembre 2015
Il protocollo informatico e la protezione dei dati
L’ufficio protocollo, visto per il passato nelle opinioni di molti come poco più di un semplice generatore di timbri e numerazioni per i documenti inviati o spediti da un ente, assume un valore cruciale nel processo di digitalizzazione dei flussi documentali della PA.
Protocollo informatico cos’è e perché la privacy lo riguarda
In particolare, le recenti regole tecniche del DPCM 3 dicembre 2013, derivate dal codice dell’amministrazione digitale ed entrate in vigore ad Ottobre 2015, sono state molto discusse in numerosi articoli rispetto a problematiche come la trasmissione del registro giornaliero di protocollo in formato elettronico dal sistema di gestione documentale a quello di conservazione, la stesura del manuale di gestione documentale e la figura del responsabile della gestione documentale.
Dal punto di vista della protezione dei dati, intesa sia come confidenzialità che preservazione degli stessi, si potrebbe dire che il protocollo di un ente è un punto nevralgico.
Anzitutto al protocollo di un ente transitano tutti i documenti comunque trattati e ciò è più che sufficiente, già solo nel caso della ricezione di documenti cartacei dall’utenza esterna, a suggerire un’attenta analisi delle unità di personale da assegnare a tale ufficio che sono a tutti gli effetti da considerare “incaricati” del trattamento dei dati personali ai sensi del D.Lgs. 196/2003 art. 4. Essi vanno, pertanto, esplicitamente autorizzati dai dirigenti o funzionari che, a loro volta, andrebbero opportunamente nominati “responsabili” del trattamento ai sensi dello stesso articolo del codice della privacy.
L’evoluzione nell’era full digital
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