domande varie di una novella archivista

Re: domande varie di una novella archivista

Messaggioda Davide Dionisi » 09/10/2013, 10:43

Provo a risponderti, ma uso solo il buon senso (quale?!) e quel poco che ricordo del settore! Di sicuro c'è gente più competente di me che potrebbe darti soluzioni adeguate :)

Per evitare la presenza di documenti che si ripetono in maniera ridondante all'interno dell'archivio come bisogna archiviare un documento e soprattutto in presenza di più destinatari che ricevono uno stesso documento chi deve archiviarlo?


Mh... i destinatari multipli sono "per conoscenza" o hanno una parte attiva nell'eventuale pratica che quel documento fa iniziare? A chi viene assegnata l'incombenza oggetto del documento? In soldoni "cosa entra a fare quel documento in archivio"? La risposta dovrebbe aiutarti a sistemarlo da qualche parte :D

Inoltre come gestire il controllo degli accessi? (chi può vedere che cosa?)


Penso dipenda dal ruolo di ciascuno. Se c'è un addetto al protocollo sarà quello che può fare una registrazione e mettere una segnatura, mentre gli altri si limitano a visualizzare il documento, se è stato assegnato a loro per essere lavorato. Gli altri potrebbero avere accessolo solo alla notifica che quel documento è entrato / uscito. Però dipende da come è organizzato l'ente, imho.

ultima domanda è sulla conservazione sostitutiva dei documenti originali analogici unici, infatti,ho letto il DPCM 21/03/2013. Il decreto lascia alcuni punti poco chiari,ovvero, solo le tipologie di documenti menzionati (che fanno parte tutti della Pubblica Amministrazione)devono essere dematerializzati secondo le modalità descritte dal presente decreto (la sottoscrizione del notaio o pubblico ufficiale con firma digitale)?


Quel decreto dice quali documenti "speciali" vanno prodotti ancora con la carta, oppure per i quali è richiesta obbligatoriamente la firma di un pubblico ufficiale che garantisca la conformità all'originale in caso di conservazione sostitutiva. Mi sembra ci fosse stato un certo disappunto, perchè si limitava alla documentazione degli enti statali, mentre per gli enti locali rimaneva un buco (se non ricordo male!), a parte per i registri di stato civile. Per i privati (imprese) non ho memoria di decreti con elenchi specifici di documenti da tenere su carta. Magari altri colleghi del settore ne sanno!

e i documenti analogici originali unici che fanno parte delle attività degli enti privati (esempio i libri contabili)come devono essere conservati a norma?anche in questo caso è necessaria la firma di un pubblico ufficiale?


Ho trovato che il Decreto del Ministero dell'Economia e delle Finanze del 23 gennaio 2004 parla delle procedure per l'autenticazione degli originali analogici unici delle imprese, che devono essere firmati digitalmente da un pubblico ufficiale e dotati di marca temporale. Non so se da allora ad oggi - ma è probabile, visto l'andamento - siano usciti altri decreti sul tema. So inoltre che il decreto sviluppo del 2011 ha modificato il codice civile, in modo che l'imprenditore (il legale rappresentante dell'azienda) possa usare firma digitale e marca temporale per "impacchettare" una volta all'anno la documentazione contabile "nativa digitale".

Di più non so! Non è il mio settore e la normativa è schizofrenica. Di certo archivisti che operano nel privato o qualche collega di ANORC potrebbero essere più esaustivi dei miei 2 minuti di sproloquio XD
Davide Dionisi
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Re: domande varie di una novella archivista

Messaggioda Sergio P. Del Bello » 08/10/2013, 21:55

Forse stai chiedendo un pò troppo cose tutte assieme.
E forse qui fra gli iscritti al forum non ci sono e se ci sono non hanno il tempo di farti una lezione on line.
Innanzitutto una ditta che sviluppa software di gestione documentale dovrebbe avere nel proprio staff persone competenti e qualificate da saper rispondere a quanto chiedi.
Mi meraviglio che affidino ad una tirocinante la soluzione a problemi di tale portata organizzativa.

Io mi limito a farti notare che hai usato il termine archiviare forse in luogo di memorizzare, che è ben altra cosa.

Sulla conservazione sostitutiva ti consiglio di vederti il seminario, videoregistrato in streaming e tenuto in maggio a Bergamo, direttamente da qui sul forum:
viewtopic.php?f=4&t=1505&p=3331&hilit=sostitutiv%2A#p3575
Sergio P. Del Bello
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domande varie di una novella archivista

Messaggioda barbarag » 08/10/2013, 11:26

Buongiorno a tutte ed a tutti!
Sono una studentessa del corso offerto dall'università di Macerata sulla formazione e gestione di archivi digitali. Sto svolgendo il mio periodi di tirocinio presso un'azienda torinese che sviluppa software di gestione documentale. Il mio ruolo qui è di creare un titolario per la gestione della corrispondenza elettronica dell'azienda e vi vorrei porre alcune domande a riguardo.
Per evitare la presenza di documenti che si ripetono in maniera ridondante all'interno dell'archivio come bisogna archiviare un documento e soprattutto in presenza di più destinatari che ricevono uno stesso documento chi deve archiviarlo?
Inoltre come gestire il controllo degli accessi? (chi può vedere che cosa?)
ultima domanda è sulla conservazione sostitutiva dei documenti originali analogici unici, infatti,ho letto il DPCM 21/03/2013. Il decreto lascia alcuni punti poco chiari,ovvero, solo le tipologie di documenti menzionati (che fanno parte tutti della Pubblica Amministrazione)devono essere dematerializzati secondo le modalità descritte dal presente decreto (la sottoscrizione del notaio o pubblico ufficiale con firma digitale)? e i documenti analogici originali unici che fanno parte delle attività degli enti privati (esempio i libri contabili)come devono essere conservati a norma?anche in questo caso è necessaria la firma di un pubblico ufficiale?
grazie mille per la vostra attenzione.
A presto
Barbara
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