ARCHIVIANDO forum italiano di archivistica e degli archivisti

Parer, 30/01/2024

Al via una consultazione in vista della redazione della terza edizione del Digital Preservation Handbook

DPC, Digital Preservation Coalition, invita la comunità internazionale dei conservatori digitali a formulare commenti e spunti di riflessione sulla seconda edizione, con l’intento di aggiornare il manuale tenendo in massima considerazione le loro esigenze e aspettative
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Con l’iniziativa si vogliono raccogliere, tramite la compilazione di un sondaggio, osservazioni e spunti che permettano di rivedere i contenuti della seconda edizione dello strumento, pubblicata nel 2015, tenendo conto delle aspettative e delle esigenze degli addetti ai lavori.
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ForumPA, Paola Orecchia, giornalista, 05/12/2023

Polo di conservazione digitale: la sfida dell’Archivio centrale dello Stato per un nuovo modello conservativo

L’Archivio centrale dello Stato, come soggetto attuatore nell’ambito dell’investimento PNRR M1C3 1.1 del Ministero della cultura, sta lavorando per la creazione del Polo di conservazione digitale anche con il supporto del raggruppamento temporaneo di imprese costituito da DXC Technology, in qualità di mandataria, e in qualità di mandanti da Deda Next, Live Tech, DGS, UniDoc, Eustema e Vidyasoft.
Silvia Trani, archivista di Stato e PM del progetto Polo di conservazione digitale, ci racconta come l’ACS vuole contribuire alla definizione e realizzazione di un nuovo modello conservativo per gli archivi digitali destinati alla conservazione di medio-lungo periodo (valore giuridico) e alla conservazione permanente (valore storico)

L'Archivio centrale dello Stato (ACS) è al centro del processo di massima valorizzazione dei beni culturali italiani. In ragione della sua mission istituzionale, infatti, l’Istituto è stato individuato come soggetto attuatore dell’investimento del Ministero della cultura M1C3 1.1 – Strategie e piattaforme digitali per il patrimonio culturale – del PNRR e sta realizzando il Polo di conservazione digitale, avvalendosi anche della collaborazione di un RTI di partner privati. Ne parliamo con Silvia Trani, Archivista di Stato e PM del progetto.
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Il progetto Polo di conservazione digitale oltre alla realizzazione delle due piattaforme conservative prevede il raggiungimento, entro il giugno 2026, anche un ulteriore target costituito dal trasferimento e versamento di archivi digitali prodotti dalle strutture del MiC e da altre amministrazioni statali al fine di testare concretamente, e consolidare, i due sistemi prima dell’effettiva messa a disposizione dei servizi conservativi che avverrà a partire dalla fine del 2026, ossia al termine del PNRR.
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Sommario
L’ACS per la tutela della memoria documentaria contemporanea
Dall’archiviazione a norma alla conservazione per la fruizione
Un progetto necessariamente corale dalle grandi prospettive

In una risposta dell’agenzia delle Entrate, pubblicata il 30 agosto 2023, viene chiarito che ai fini fiscali, la sottoscrizione e conservazione delle dichiarazioni su supporto informatico, è valida con l’apposizione della firma elettronica qualificata, della firma digitale, o della firma elettronica basata sui certificati rilasciati dalle agenzie fiscali. Non è invece idonea l’apposizione della firma elettronica semplice, detta anche debole o leggera.
In nessun caso una firma elettronica «semplice» cioè non qualificata, digitale o avanzata, a prescindere dal processo di sua formazione, può dirsi idonea a garantire i requisiti che i documenti informatici (nativi tali o frutto di copia/dematerializzazione), specie se di natura fiscale, devono possedere sin dal momento della loro formazione.
È questa, in sintesi, la risposta dell’agenzia delle Entrate, pubblicata ieri, 30 agosto 2023, a seguito di una richiesta di consulenza giuridica.
Per l’agenzia delle Entrate, sono confermati i chiarimenti forniti con la risoluzione 23/E dell’8 aprile 2021 o la risposta n. 217 pubblicata il 26 aprile 2022 nell'apposita area del sito dell’agenzia delle Entrate.
1comportamenti che si devono tenere devono rispettare le norme contenute nel Dpr 22 luglio 1998 n. 322, che detta le modalità per la presentazione delle dichiarazioni dei redditi, dell’Iva, dell’Irap e dei sostituti d'imposta.

Vedi qui
viewtopic.php?f=2&t=1779&p=12506#p12506

AGID, 16/12/2022

Online il documento “Modelli di interoperabilità tra sistemi di conservazione”

L’approfondimento riguarda il tema dello scambio dei Pacchetti di Archiviazione in un’ottica di rafforzamento dell’interoperabilità tra poli di conservazione

L’Agenzia per l’Italia Digitale ha pubblicato oggi un documento di approfondimento sull’interoperabilità dei sistemi di conservazione che fornisce diversi spunti di riflessione sull’argomento.
Al fine di approfondire il contesto di applicazione delle linee guida sul documento informatico, infatti, l’Agenzia per l’Italia Digitale si è fatta promotrice dell’attivazione di un tavolo di lavoro, in continuità con il Gruppo di lavoro sui Poli di Conservazione che, nel giugno 2021, aveva prodotto il documento “Definizione di un modello di riferimento per i Poli di conservazione”.
Affrontando le problematiche legate all’interoperabilità tra i sistemi di conservazione, il tavolo ha approfondito il tema dello scambio dei Pacchetti di Archiviazione nell’ottica di rafforzare l’interoperabilità tra poli di conservazione. Il tema dell’interoperabilità e dello scambio di Pacchetti di Archiviazione tra diversi sistemi di conservazione e diversi conservatori, dopo nove anni dalla prima introduzione nella normativa di settore, ha assunto una rilevanza sempre maggiore e richiede l’elaborazione di analisi e approfondimenti dedicati, di cui il documento pubblicato oggi può rappresentare l’avvio.

AgendaDigitale, 27/04/2022, Alessandro Mastromatteo, Avvocato, Studio Legale Tributario Santacroce & Associati

Conservazione documenti fiscali, come fare: le indicazioni dell’Agenzia delle Entrate

Come gestire la conservazione elettronica di tutti i documenti rilevanti a fini tributari, come esterometro, dichiarazioni di intento e modelli F24: i chiarimenti pratici sono stati forniti dall’Agenzia delle Entrate in una risposta a interpello

Indice degli argomenti
Cosa dice l’Agenzia delle Entrate
La sottoscrizione dei documenti da conservare
Modalità di conservazione
Documenti interessati
Periodo di conservazione

FPA, 16/02/2022, Mariella Guercio, Anai - Associazione nazionale archivistica italiana, Docente di gestione documentale - Università La Sapienza di Roma

Conservazione digitale: ecco il modello definito nelle Linee guida AgID, novità e nodi critici

Un focus dettagliato che analizza il modello di conservazione digitale definito dalle Linee guida AgID, entrate ufficialmente in vigore nel gennaio scorso, e il documento sull’itituzione dei Poli archivistici di conservazione, approvato e pubblicato nel corso del 2021, che riconosce le criticità ancora presenti sul tema della conservazione permanente

La conservazione digitale dei documenti presenta nel modello italiano delle caratteristiche peculiari definite dalle Linee guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici entrate ufficialmente in vigore nel gennaio scorso. Ecco una riflessione su questo modello, sulle principali novità introdotte dalle Linee guida e sulla recente proposta relativa ai Poli archivistici, che riconosce le criticità ancora presenti sul tema della conservazione permanente.
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Indice
Il modello di riferimento della normativa nazionale
Conservazione digitale: i nodi da sciogliere
Conservazione digitale: le caratteristiche peculiari del modello italiano nelle Linee guida AgID
Il documento sui Poli archivistici: un primo riconoscimento delle criticità della conservazione permanente

L’inadeguatezza delle piattaforme di conservazione esistenti è evidente rispetto alla loro incapacità congenita di fornire risposte ai problemi qui elencati, incluso il requisito di partenza di una interfaccia aperta e dinamica per gestire i versamenti, consentendo per esempio di affiancare la sedimentazione dei documenti e delle loro aggregazioni con la documentazione indispensabile alla fruizione futura dell’archivio e non solo a fini di esibizione a fini probatori di documenti informatici. Le piattaforme di conservazione non tengono, infatti, conto a sufficienza del fatto che i documenti nascono e fanno parte di un sistema d’archivio in un ambiente in continua trasformazione che non solo non può essere ignorata, ma deve essere tracciata e resa disponibile in fase di consultazione. La responsabilità tuttavia non è dei fornitori che offrono quel che la normativa detta e di cui il mercato si accontenta: è delle amministrazioni largamente inconsapevoli e prive di strumenti e competenze, nonostante obblighi precisi e consolidati ed è soprattutto dei vertici politici che hanno l’obbligo di assicurare i mezzi necessari (sanzioni, qualità del personale) a chi vigila sulla corretta applicazione delle norme, in particolare di quelle che salvaguardano la dimensione archivistica della memoria.

E' disponibile la norma UNI 11845:2022 intitolata:

Processi di gestione della conservazione a lungo termine di immagini digitali con l'uso del formato FITS

La norma definisce caratteristiche e requisiti funzionali che un archivio basato sull'uso del formato FITS deve soddisfare per l'idoneità a lungo termine della conservazione delle immagini digitali.
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AGID, 10/01/2022

Online la piattaforma per l’iscrizione al marketplace dei servizi di conservazione

Sul sito di AgID pubblicata la notizia della messa online della piattaforma dedicata alla presentazione delle domande di iscrizione al marketplace dei servizi di conservazione secondo quanto previsto dall’apposito Regolamento della stessa Agenzia.

AgID, Agenzia per l’Italia Digitale ha attivato la piattaforma telematica attraverso la quale sarà possibile presentare le domande di iscrizione al marketplace dei servizi di conservazione, ai sensi di quanto previsto dal Regolamento.
Lo strumento potrà essere utilizzato da tutti i fornitori di servizi di conservazione che abbiano intenzione di metterli a disposizione delle pubbliche amministrazioni.
l marketplace non rappresenta un elenco o un albo dei conservatori, ma costituisce una vetrina dove le pubbliche amministrazioni possono individuare più agevolmente i fornitori di servizi di conservazione a norma dei documenti informatici e avviare la successiva fase di contrattualizzazione.
L’iscrizione è possibile a partire dal 01 gennaio 2022 attraverso le modalità previste dalla presente piattaforma dedicata, all’interno della quale il conservatore attesterà, mediante una autocertificazione rilasciata in conformità al DPR 445/2000 , il possesso dei requisiti di qualità, sicurezza e organizzazione, condizione necessaria per l’erogazione di servizi di conservazione per conto della Pubblica Amministrazione.
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AGID, 17/12/2021

Documento informatico: modifiche al Regolamento sui servizi di conservazione

È disponibile il testo modificato del Regolamento sui criteri per la fornitura dei servizi di conservazione dei documenti informatici emanato da AgID
Con Determinazione n. 629/2021 sono state approvate le modifiche al Regolamento che definisce i nuovi criteri per la fornitura del servizio di conservazione dei documenti informatici adottato con Determinazione n. 455/2021.
Le modifiche riguardano in particolare la piattaforma tramite cui sarà possibile sottoporre la domanda di qualificazione da parte degli operatori del settore.

AgendaDigitale, 16/07/2021, Luigi Foglia, Senior partner at Studio Legale Lisi, Segretario generale ANORC – Associazione Nazionale Operatori e Responsabili della Custodia di dati, informazioni e documenti digitali

Conservatori a norma, come cambia la certificazione Accredia e quando si rischia la revoca

L’aggiornamento da parte di Accredia della circolare sullo Schema di accreditamento degli organismi di certificazione per i conservatori a norma suscita alcune perplessità: ecco la situazione

Dal 5 luglio sui soggetti in possesso di certificazione per lo “Schema conservatori”, possono essere svolte solamente attività di sorveglianza, anche in quei casi nei quali dovesse essere prevista un’attività di rinnovo della certificazione. Si tratta di una conseguenza della Circolare 28/2021 di Accredia, con la quale è stata aggiornata la Circolare 5/2017 che stabiliva lo Schema di accreditamento degli organismi di certificazione, per il processo di certificazione dei Conservatori a norma, secondo le disposizioni dell’Agenzia per l’Italia digitale.

Accredia sottolinea anche che l’eventuale diniego da parte di un conservatore al ricevimento della verifica di sorveglianza comporta la sospensione ed eventuale revoca della certificazione, secondo quanto previsto dal relativo regolamento del CAB. Altrettanto vale per la mancata presentazione dei previsti rapporti di VA-PT.

Indice degli argomenti
Cosa dice la nuova circolare Accredia
Il digital first
Il framework normativo
Le richieste ad Agid
Conclusione
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Conclusione
Ora il rischio concreto è quello di perdere l’esperienza fatta e di rompere quel rapporto di fiducia e collaborazione tra imprese e organismi di certificazione che ha portato i suoi frutti negli ultimi anni.

In attesa di conoscere le intenzioni di AgID, Anorc ha intenzione di lavorare ad una prassi di riferimento che possa aiutare a dettagliare i requisiti organizzativi, di processo e di sicurezza richiesti ai conservatori nei vari ambiti – pubblico, privato, fiscale, sanitario, etc.. – tentando così di portare all’attenzione dell’Europa un quadro di riferimento preciso e puntuale dei requisiti richiesti per i servizi di conservazione che, si spera, potrà esser preso come riferimento per la futura regolamentazione dei servizi qualificati di conservazione in ambito eIDAS.