Conservazione digitale: parliamone e informiamoci

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Messaggioda Sergio P. Del Bello » 01/10/2015, 14:41

Parer, 30/09/2015

Un chiarimento sull'obbligo di comunicazione del luogo di conservazione

La precisazione, pubblicata come risoluzione, è a cura dell'Agenzia delle Entrate e riguarda i documenti rilevanti ai fini tributari, ai sensi dell'art. 5 del Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze del 17 giugno 2014

Rispondendo ad un quesito in materia, con la Risoluzione n. 81/E l’Agenzia delle Entrate ha fatto chiarezza sulla comunicazione del luogo di conservazione in modalità elettronica dei documenti rilevanti ai fini tributari, ai sensi dell'art. 5 del Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze del 17 giugno 2014.

Di seguito si riportano il quesito e il testo integrale della risoluzione dell’Agenzia. Si rimanda inoltre alla lettura di due approfondimenti sul sito dell’ANORC e sul blog Doc Paperless per una sintesi dei principali contenuti delle risoluzione. ...
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Messaggioda Sergio P. Del Bello » 28/09/2015, 12:57

Capying

America, ancora indietro sulla conservazione digitale

Nell’agosto del 2012, I National Archives i (NARA) e l’Office of Management and Budget (OMB) degli Stati Uniti avevano pubblicato una direttiva in materia di gestione e conservazione digitale dei documenti, rivolta alle agenzie federali e ad altre amministrazioni dello Stato.
Il documento fissava una serie di obiettivi da realizzare progressivamente, e prevedeva tra le altre cose una costante attività di monitoraggio, da parte del Government Accountability Office del Congresso (GAO), che ha pubblicato di recente un report che fa il punto sullo stato d’attuazione della direttiva.

Dalle analisi svolte emerge che la grande maggioranza delle agenzie ha compiuti i primi, fondamentali passi per arrivare a questo obiettivo: dalla nomina dei responsabili incaricati di presidiare la transizione dal cartaceo al digitale, alla definizione di piani relativi alla gestione e conservazione informatica dei record, comprese le e-mail.

Tuttavia – come emerge da quanto riportato sul sito Nextgov – non mancherebbero i punti critici sui quali profondere ulteriori sforzi. Secondo gli analisti, la prassi resterebbe quella di stampare il digitale su carta e continuare a conservarlo comunque anche in maniera tradizionale. Sempre stando al report, le agenzie federali starebbero ancora aspettando indicazioni su come adattare le proprie soluzioni cloud, sempre più usate per la gestione e la conservazione delle informazioni, affinché siano pienamente rispettate le disposizioni della principale norma relativa alla gestione dei documenti amministrativi, il Federal Records Act.

Come da prassi per questo tipo di report, gli autori hanno stilato anche una serie di raccomandazioni per migliorare lo stato dell’arte e permettere una più veloce e completa attuazione della direttiva. Tra le richieste, per quanto riguarada il NARA, la fornitura di indicazioni più precise sulle modalità di attribuzione dei metadati ai records da inviare in conservazione.
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Re: Conservazione digitale: parliamone e informiamoci

Messaggioda Sergio P. Del Bello » 25/09/2015, 0:21

WORKSHOP - Smau Milano 2015

Venerdì 23 - ore 15:00
Durata: 50 minuti
Arena Fatturazione Elettronica - Pad.2

cod. 32658
Sicurezza informatica e conservazione digitale di dati e documenti

Conoscere la gestione di documenti informatici, dati digitali, firme digitali, firme grafometriche, fatturazione elettronica, conservazione digitale, cartella clinica elettronica, diventa fondamentale per ogni azienda e professionista di qualunque settore. Ma questi sono solo alcuni degli oggetti digitali più nuovi e anche meno conosciuti. Il digitale è così vasto che l'utente comune, non riesce a star dietro a tutte le novità che riguardano la nuova Sicurezza Informatica. Concetti passati come sicurezza dei social network, sicurezza di password, dati e documenti, oggi hanno nuova vita digitale, grazie ai perpetui interventi normativi e alle nuove tecnologie disponibili.

Fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva digitale si intrecciano con la Sicurezza dei dati gestiti e la Privacy, sempre più presenti nei processi aziendali.

Occorre essere coscienti delle nostre azioni digitali: firmare sulla tavoletta grafica delle Poste o in banca, conservare la PEC, documenti informatici e fatture elettroniche, gestire documenti, archiviare la propria cartella clinica elettronica.

Di cosa si parlerà durante il workshop?
Verranno fornite indicazioni pratiche ai problemi più comuni e su come affrontare e vincere le sfide digitali che tutte le aziende devono e dovranno affrontare in futuro obbligatoriamente, con focus particolare alla sicurezza e alla conservazione digitali dei dati e dei documenti.

Target
Il workshop è rivolto ad imprenditori di qualunque settore anche sanitario, responsabili della conservazione e privacy, CIO e CEO e responsabili della gestione documentale delle PA.

RELATORE:
Nicola Savino
Digital document and information manager, consulente esperto per la conservazione sostitutiva-digitale, la fatturazione elettronica e le firme elettroniche. La digitalizzazione è diventata il suo lavoro ma anche la sua passione, come dimostra il blog www.nicolasavino.com
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Re: Conservazione digitale: parliamone e informiamoci

Messaggioda Sergio P. Del Bello » 05/08/2015, 14:50

Scadenze della PA: 12 ottobre 2015 conservazione protocollo informatico

Secondo DPCM 3 dicembre 2013 (Regole Tecniche sul protocollo informatico) che entrano in vigore 18 mesi dopo l’approvazione (12 ottobre 2015):

“il registro giornaliero di protocollo è trasmesso entro la giornata lavorativa successiva al sistema di conservazione garantendone l’immodificabilità del contenuto”
(Art. 7 comma 5).
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Messaggioda Sergio P. Del Bello » 23/07/2015, 11:02

Focus flash sui riferimenti normativi del responsabile del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi (praticamente un archivista) nei sistemi di conservazione dei documenti informatici.
Lo si tenga presente nella redazione dell'aggiornamento del manuale di gestione informatica che dovrà essere approvato entro l'11 ottobre 2015 (dpcm_3-12-2013).

art. 44 del CAD vigente
1-bis. Il sistema di conservazione dei documenti informatici è gestito da un responsabile che opera d'intesa con il responsabile del trattamento dei dati personali di cui all'articolo 29 del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196 , e, ove previsto, con il responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi di cui all'articolo 61 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445 , nella definizione e gestione delle attività di rispettiva competenza.

Regole tecniche conservazione, DPCM, 31/12/2013

Art. 6. Ruoli e responsabilità
1. Nel sistema di conservazione si individuano almeno i seguenti ruoli: a) produttore; b) utente; c) responsabile della conservazione.
2. I ruoli di produttore e utente sono svolti da persone fisiche o giuridiche interne o esterne al sistema di conservazione, secondo i modelli organizzativi definiti all’art. 5.
3. Il responsabile della gestione documentale o il responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi assicura la trasmissione del contenuto del pacchetto di versamento, da lui prodotto, al sistema di conservazione secondo le modalità operative definite nel manuale di conservazione.
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Messaggioda Sergio P. Del Bello » 31/05/2015, 15:12

Parer, 20/05/2015:

Un focus sulla conservazione documentale nel processo civile telematico

A firma di Giuseppe Vitrani, è stato pubblicato sul blog Avvocati Telematici. Nella trattazione si analizzano le problematiche attinenti ai fascicoli di cancelleria, alla gestione delle firme digitali e all’operato degli avvocati

Sul blog Avvocati Telematici, l’avvocato Giuseppe Vitrani ha dedicato un lungo approfondimento alle problematiche della conservazione documentale degli atti prodotti nell’ambito del processo civile telematico. La trattazione è articolata nei seguenti paragrafi:

Il processo civile telematico e il codice dell’amministrazione digitale
La conservazione documentale e il processo civile telematico – le problematiche attinenti i fascicoli di cancelleria
Un problema comune ad uffici di cancelleria e avvocati: la gestione delle firme digitali
La conservazione documentale e il processo civile telematico – le problematiche per gli avvocati.
Rimandando al blog per la lettura integrale dell’approfondimento – e segnalando che nel paragrafo introduttivo Vitrani propende per l’idea che il Codice dell’Amministrazione Digitale e le sue regole tecniche debbano essere applicati anche in ambito di processo civile telematico - riportiamo di seguito il secondo paragrafo, dedicato alle problematiche attinenti i fascicoli di cancelleria per ciò che concerne gli aspetti di conservazione documentale.
...
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Messaggioda toninomemoli » 14/05/2015, 6:43

,prova
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Messaggioda Sergio P. Del Bello » 13/05/2015, 22:50

Parer, 11/05/2015:

Conservazione dei giustificativi di spesa: l’Agenzia delle Entrate risponde ad ANORC

Nello scorso settembre, l’associazione aveva chiesto se i giustificativi potessero essere considerati documenti analogici non unici ed essere quindi sottoposti a processo di conservazione elettronica senza l'intervento del Pubblico Ufficiale

A settembre del 2014, l’Associazione degli Operatori e Responsabili della Conservazione Digitale aveva inviato una istanza all’Agenzia delle Entrate, chiedendo chiarimenti sulle modalità di conservazione dei giustificativi di spesa dei trasfertisti.

“Viene richiesto all'Agenzia – spiegava a suo tempo ANORC – se, a seguito di un idoneo processo di acquisizione e gestione dei giustificativi di spesa, questi ultimi possano essere considerati documenti non unici e, quindi, mandati in conservazione sostitutiva con la distruzione del cartaceo senza l'oneroso intervento del pubblico ufficiale previsto dal secondo comma dell'art. 4 del nuovo DMEF 17 giugno 2014”. Da una nota recente dell'associazione si apprende che lo scorso 28 aprile l’Agenzia delle Entrate ha risposto al suo quesito.

L'Agenzia, nella sua risposta – si legge nel testo – ha richiamato preliminarmente l'art. 3, comma 1, del DPR 696/1996, ai sensi del quale per la deducibilità delle spese sostenute per gli acquisti di beni e di servizi "può essere utilizzato lo scontrino fiscale contenente la specificazione della natura, quantità e qualità dell'operazione e l'indicazione del numero del codice fiscale dell'acquirente".

Partendo da tale presupposto l'Agenzia ha ricordato come il biglietto di trasporto relativo alle prestazioni di trasporto pubblico collettivo, ai sensi dell'art. 12 della legge 413/1991, "assolve anche la funzione dello scontrino fiscale e, come tale, è soggetto agli obblighi di conservazione prescritti per tale tipo di documento".

L'Agenzia delle Entrate ha poi affermato, in maniera più generale, che "i documenti costituenti giustificativi delle spese sostenute in occasione delle trasferte, emessi da soggetti tenuti agli adempimenti fiscali, trovano corrispondente rappresentazione nella contabilità di questi ultimi" e da ciò "ne discende che la relativa natura è quella di documenti analogici originali non unici", come statuisce l'art. 1, lettera v), del Dlgs. 7 marzo 2005, n. 82.

Questo comporta che il processo di conservazione elettronica di tali giustificativi è perfezionato senza che per l'attestazione della conformità all'originale delle copie informatiche sia necessario l'intervento di un pubblico ufficiale, come prescritto dall'art. 4, comma 2, del Decreto MEF del 17 giugno 2014.

È stato così finalmente individuato un più preciso criterio di valutazione sulla natura di documento unico o non unico dei giustificativi di spesa che permette di ritenere tali documenti sempre non unici, a meno che il soggetto che li ha rilasciati non sia esonerato dagli adempimenti fiscali (e che quindi non vi siano altri documenti o scritture che riportino lo stesso contenuto)…
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Messaggioda Sergio P. Del Bello » 11/05/2015, 14:22

AGID, 11/05/2015, di Luigi Foglia e Chiara Pascali, associazione Anorc

Le PA che conservano male: il fenomeno dei "conservatori abusivi"

Le amministrazioni pubbliche italiane sanno che per i servizi di conservazione in outsourcing si devono rivolgere solo ai conservatori accreditati? Si è discusso anche di questo durante il primo incontro del Forum dei conservatori accreditati presso AGID

Lo scorso 9 aprile 2014, presso la sede di AgID, si è tenuto un interessante incontro/confronto con l'obiettivo di individuare alcuni punti fermi della conservazione, predisporre le future attività di vigilanza e certificazione e stabilire i prossimi passi in tema di corretta comunicazione sul tema dell’accreditamento. In particolare, AgID ha voluto meglio definire il percorso da seguire per il mantenimento della condizione di conservatori accreditati. All’incontro è stata invitata a partecipare anche Anorc (Associazione Nazionale per Operatori e Responsabili della Conservazione digitale dei documenti – http://www.anorc.it), che si è fatta portavoce delle istanze dei suoi numerosi soci.

Una prima parte dell'incontro è stata dedicata ai futuri adempimenti previsti per mantenere l'accreditamento. Le aziende accreditate, infatti, dovranno impegnarsi a
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Messaggioda Sergio P. Del Bello » 23/04/2015, 0:32

Parer, 20/04/2015:

Partiti il lavori del Forum dei conservatori digitali

L’Agenzia per l’Italia Digitale ha riunito i conservatori accreditati, le associazioni di categoria e i consulenti per fare il punto sulle criticità ed esigenze emerse in occasione delle prime attività di conservazione dei documenti informatici da parte delle amministrazioni pubbliche
Lo scorso 9 aprile si è tenuta la prima riunione del neonato Forum dei conservatori digitali, una iniziativa voluta dall’Agenzia per l’Italia Digitale (AgiD) – a pochi mesi dal riconoscimento dei primi conservatori digitali accreditati, tra cui il Polo Archivistico dell’Emilia-Romagna – per individuare criticità ed esigenze legate allo svolgimento di questa nuova attività e definire percorsi comuni a supporto delle pubbliche amministrazioni e degli stessi soggetti accreditati.

Le finalità del Forum e gli esiti del primo incontro sono stati illustrati da Maria Pia Giovannini, esponente di AgID, con un articolo pubblicato sul sito Agenda Digitale. Tra le altre cose, la Giovannini spiega che durante la riunione si è deciso di costituire alcuni gruppi di lavoro e avviare dei progetti sui seguenti temi:

Incontri periodici con i conservatori accreditati, pubbliche amministrazione, consulenti del settore, etc. per rilevare criticità e favorire l’individuazione delle migliori soluzioni attraverso il confronto di esperienze e conoscenze;
Linee guida sulla conservazione. Il documento è pensato allo scopo di supportare le pubbliche amministrazioni nello svolgimento delle attività sia propedeutiche all’esecuzione della conservazione che in corso d’opera finalizzate al controllo della corretta esecuzione dei processi di conservazione:
Piano della comunicazione (webinar, convegni, produzione di brochure, altre forme di comunicazione) per diffondere e sensibilizzare le pubbliche amministrazioni sui temi della conservazione dei documenti informatici e supportarle nella sua adozione nel modo più efficace;
Analisi degli Standard internazionali di riferimento sulla conservazione (Sincro e Dublin Core metadata element set) e individuazione di eventuali proposte di integrazione/evoluzione;
Schema pagina web informativa del singolo sulle servizio di conservazione proposto, sui modelli di pricing adottati, sui contatti con la società, ecc., da compilare e pubblicare a cura dei conservatori accreditati allo scopo di facilitare l’individuazione delle soluzioni più adatte ai soggetti che intendono affidare il servizio di conservazione a una società esterna.
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