Conservazione digitale: parliamone e informiamoci

Re: Conservazione digitale: parliamone e informiamoci

Messaggioda Sergio P. Del Bello » 24/05/2020, 0:03

Askanews, 21/05/2020

Conservazione documenti digitali: Garante Privacy chiede più tutele

Il parere dell'Autorità sulle linee guida AgID

L’AgID dovrà stabilire regole più precise per fare in modo che i soggetti che si occupano di conservazione dei documenti informatici rispettino a pieno la normativa sulla protezione dei dati personali, nel caso in cui la fornitura del servizio offerto a PA e a privati venga a cessare. Questa la richiesta del Garante della privacy in relazione alla bozza di “Linee guida per la stesura del piano di cessazione del servizio di conservazione”, predisposte dall’Agenzia per l’Italia digitale nell’ambito dell’attuazione del Codice per l’Amministrazione Digitale (Cad). Lo schema sottoposto a parere individua regole tecniche e di indirizzo che aiutano il “conservatore” di documenti informatici (come quelli contabili e le dichiarazioni fiscali) a predisporre un piano per la corretta migrazione dei dati che eviti perdite di informazioni, sia in caso di cessazione del servizio che di ritiro dell’accreditamento da parte dell’AgID all’operatore che lo fornisce. Nel predisporre tale piano, il conservatore deve tenere conto di molteplici variabili e fattori di rischio, tra cui il grado di interoperabilità nei processi di migrazione, l’affidabilità dell’impianto tecnologico, i livelli di aggiornamento e di sicurezza fisica e logica. Nel parere finale, il Garante privacy ha chiesto all’AgID, di integrare lo schema in modo da assicurare specifiche tutele per i dati personali trattati in linea con il Regolamento europeo in materia, il cosiddetto GDPR.

La Repubblica.it, 21/05/2020
"Le Linee guida - spiega la newsletter del Garante - dovranno, in particolare, ricordare che la normativa impone al conservatore (che in questo caso riveste il ruolo di responsabile del trattamento) precisi obblighi in materia di restituzione dei dati al produttore (titolare del trattamento). A tale proposito, è importante che nel processo di cessazione venga coinvolto anche il responsabile per la protezione dei dati (cosiddetto Rpd/Dpo)".
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Messaggioda Sergio P. Del Bello » 11/02/2020, 15:11

AgendaDigitale, Mariella Guercio, Università Sapienza di Roma, Anai, 10/11/2020

Conservazione documentale, verso le nuove linee guida: ecco le priorità

L'iter per l’approvazione delle regole tecniche sulla gestione documentale e sulla conservazione digitale è in via di conclusione. Questione di un paio di mesi e il principale documento di riferimento tecnico del settore sarà approvato e operativo. La bozza di cui disponiamo, in attesa della versione finale frutto della sintesi che Agid farà delle numerose osservazioni ricevute, presenta molti e rilevanti elementi di miglioramento rispetto all’insieme precedente di regole tecniche solo parzialmente armonizzate e riconducibili al biennio 2013-2014. Il documento è spunto per riflettere sulle iniziative prioritarie da intraprendere per supportare la digitalizzazione italiana.

Indice degli argomenti
Conservazione documentale, differenze tra vecchie e nuove regole
L’obiettivo delle nuove Linee guida
Le tre priorità per spingere la digitalizzazione
Conclusione
...
L’obiettivo delle nuove Linee guida
Il nuovo set di disposizioni è comunque destinato a chiudere il cerchio di un sistema normativo iniziato ormai trent’anni fa con l’approvazione della legge 241/1990 e proseguito nei successivi decenni con una serie ininterrotta di interventi normativi non sistematici, spesso contradditori e frammentari, raramente improntati a una strategia chiara, pur finalizzati a tradurre i principi generali del 1990 in un modello amministrativo aperto all’innovazione. Non è stato facile per le istituzioni incaricate realizzare negli anni, senza tradirli, gli obiettivi ambiziosi delle origini, ben descritti già nel Rapporto Giannini degli anni Ottanta (“porre fine alle imperscrutabilità, alle immotivate lentezze, ai superati autoritarismi dei comportamenti amministrativi”). La scelta di concentrare gli sforzi sulla semplificazione del sistema amministrativo nazionale (ben lungi dall’essere raggiunta, tanto da spingere l’attuale ministro per la funzione pubblica a riaprire un canale di dialogo con i cittadini per ottenere suggerimenti operativi) attraverso la “totale decertificazione e la radicale digitalizzazione e reingegnerizzazione delle amministrazioni” avviate con le leggi Bassanini ha impegnato, senza apparenti soluzioni di continuità, tutti i governi e tutti i ministri per la funzione pubblica e/o per l’innovazione che abbiamo avuto in questi 25 anni.
...
Conclusione
Sono riflessioni, proposte e idee di cui si è scritto più volte. La creazione del Dipartimento per l’innovazione tecnologica e la digitalizzazione ha obiettivi ambiziosi e dispone, almeno sulla carta, di poteri ampi e concreti dopo la fase, assai confusa e scarsamente produttiva dei commissari straordinari. Per sostenere un’azione politica efficace che finalmente consenta ai cittadini, alle amministrazioni e alle imprese di utilizzare pienamente, senza remore, senza resistenze e con profitto e soddisfazione il canale digitale nei reciproci rapporti, servono, oltre ai servizi infrastrutturali per l’identità digitale, per i pagamenti e per le comunicazioni, anche attività di back office per una solida gestione e conservazione dei documenti e delle informazioni pubbliche.

Ma, come gli esperti ricordano spesso (anche se inascoltati), il miglioramento dei meccanismi interni non illumina chi lo promuove e lo difende. Eppure è la frontiera di cui i cittadini, i dipendenti, le imprese dovrebbero pretendere il presidio da parte chi li governa, misurandone con determinazione la qualità e l’efficacia e chiedendo conto della mancanza di risultati
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Messaggioda Sergio P. Del Bello » 09/10/2019, 0:47

Agenda Digitale, 08/10/2019, Andrea Lisi, Coordinatore Studio Legale Lisi e Presidente ANORC Professioni

Firma digitale, marca temporale e conservazione: i dubbi da chiarire

Un documento con firma digitale e marca temporale garantisce piena prova per il Codice dell’amministrazione digitale, ma la stessa normativa prevede anche che la conservazione sia obbligatoria. Facciamo chiarezza sul tema

E' acceso il dibattito sulla conservazione dei documenti digitali. Ci si chiede se un documento informatico con firma digitale e marca temporale vada conservato “a norma” altrimenti non è garantito il suo “valore legale”. Proviamo allora a rispondere a questo quesito, cercando anche di fare ordine sul valore dei documenti informatici, sull’utilità della conservazione “a norma” e sulla sua obbligatorietà.

Indice degli argomenti
L’antefatto
Conservare documenti con firma digitale e marca temporale: sì o no?
Come comportarsi con la conservazione
La sicurezza dei sistemi di conservazione
Conclusioni
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Tutto è stato determinato da un articolo pubblicato su AgendaDigitale.eu nel quale l’autore, Nicola Savino, specificava che “un documento informatico è un qualunque dato digitale. Questo significa che se si utilizza un software o processo aziendale che gestisce dati o documenti digitali che hanno valore legale, il valore della forma scritta o che semplicemente possono essere oggetto di un contenzioso o di un controllo di enti/funzionari, devono essere conservati. Diversamente, si stanno gestendo dati che non valgono nulla.
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Conservare documenti con firma digitale e marca temporale: sì o no?
Una domanda così netta non può che avere una risposta altrettanto secca in punto di diritto e la risposta è e rimane no. Un documento con firma digitale e marca temporale (se il certificato ante apposizione della marca è valido) garantisce piena prova secondo gli articoli 20 e 21 del Codice dell’amministrazione digitale (CAD). Ciò non toglie che, sempre secondo il CAD, quel documento vada obbligatoriamente conservato secondo l’art. 43, che nel suo terzo comma espressamente recita: “I documenti informatici, di cui è prescritta la conservazione per legge o regolamento, possono essere archiviati per le esigenze correnti anche con modalità cartacee e sono conservati in modo permanente con modalità digitali, nel rispetto delle Linee guida”. Questo vale sia per il settore privato sia per quello pubblico. Per una PA, inoltre, quel documento va anche gestito correttamente e obbligatoriamente in un sistema di gestione documentale, come previsto dalle relative regole tecniche attualmente in vigore.
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Re: Conservazione digitale: parliamone e informiamoci

Messaggioda Sergio P. Del Bello » 01/10/2019, 15:03

AgendaDigitale, Mariella Guercio, Università Sapienza di Roma, Anai

Conservazione archivi digitali, servono competenze e controlli: ecco come

Coerenza normativa, professionisti qualificati, controlli e collaborazione tra gli enti: sono queste le sfide da affrontare per la conservazione digitale dei documenti. Lo scenario attuale infatti fa emergere tutte le difficoltà dell’ambito, soprattutto in tema di governance. Eppure, gli archivi digitali per la loro importanza sono da considerarsi infrastrutture critiche – basti pensare che la perdita dei contenuti può mettere a rischio le organizzazioni del Paese. Di seguito dunque analizziamo la situazione.

Indice degli argomenti
Archivi digitali, tutti i problemi
Il bisogno di skill interdisciplinari
Un nuovo modello di collaborazione tra istituzioni
I controlli di qualità
Conclusione
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Il modello che abbiamo coltivato in questi decenni – completato solo recentemente dall’obbligo, reso esplicito nell’ultimo correttivo del Codice dell’amministrazione digitale dall’art. 44 c. 1-bis, di provvedere almeno una volta l’anno alla trasmissione nel sistema di conservazione dei fascicoli e delle serie documentarie “anche relative a procedimenti non conclusi” – ha funzionato senza costi insostenibili solo perché le PA si sono ben guardate dall’affidare alla conservazione a norma la documentazione corrente. Nella stragrande maggioranza dei casi hanno utilizzato il servizio solo per pochissime tipologie documentarie informatiche (il registro di protocollo e le fatture, in qualche caso le deliberazioni e i contratti). Per il resto (inclusi i documenti trasmessi al sistema di conservazione interno o in outsourcing) hanno continuato a mantenere esclusivamente nelle piattaforma di gestione documentale non solo i documenti che fanno parte dell’archivio corrente, ma anche la documentazione che da tempo avrebbe dovuto essere trasferita (e non semplicemente duplicata) nell’archivio di deposito. In che cosa consista l’archivio di deposito in un contesto digitale non è peraltro chiaro né al legislatore né a chi sviluppa gli applicativi che, infatti, non includono quasi mai funzioni specifiche per gestire le sedimentazioni, lo scarto, la ricerca e che, quindi, da tempo mostrano segni evidenti di inadeguatezza con conseguenze gravi sui patrimoni informativi, soprattutto perché i processi in atto di trasformazione digitale dei patrimoni documentari delle pubbliche amministrazioni e dei privati sono ormai pervasivi.

Peraltro, anche la qualità nella formazione degli archivi digitali (in ambito pubblico e privato) lascia molto a desiderare come ben sa chi frequenta, a vario titolo, i sistemi documentari delle amministrazioni italiane, caratterizzati dalla scarsa qualità degli strumenti di classificazione e dalla mancata formazione dei fascicoli digitali. Utilizzo di versioni sbagliate, ore di lavoro dedicate alla ricerca di documenti registrati ma non fascicolati, perdita della localizzazione dell’originale analogico digitalizzato (drammatica se non si sono formate copie conformi) sono all’ordine del giorno e hanno conseguenze pesanti sulla vita dei cittadini e delle istituzioni medesime.
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Conclusione
Quindi è indispensabile, anzi urgente, che – nel momento in cui il nuovo Governo crea addirittura un Dipartimento per la trasformazione digitale – i tanti processi avviati in questa direzione siano affrontati con coerenza e, quindi, attraverso una collaborazione strategica tra le istituzioni di riferimento (Agid, Dipartimento per la trasformazione digitale, amministrazione archivistica).

In caso contrario, i limiti qui ricordati sono destinati a produrre esiti catastrofici sulle nostre memorie archivistiche, nonostante l’aggiornamento continuo della normativa tecnica e gli sforzi costanti di chi esercita con cura e attenzione i propri compiti quotidiani di gestione o di tutela.
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Re: Conservazione digitale: parliamone e informiamoci

Messaggioda Sergio P. Del Bello » 03/09/2019, 8:53

AgendaDigitale, 03/08/2019, Cristiano Ornaghi, Chief Privacy Officer, DPO, ICT Manager

Conservazione dei documenti digitali: i metodi e le differenze col backup

La conservazione dei documenti digitali non è un semplice backup, ma un insieme di procedure volte a garantire integrità e disponibilità. In questo campo, il nuovo piano triennale Agid per la digitalizzazione della pubblica amministrazione 2019 – 2021 apre nuovi scenari.

Il governo dei flussi dei documenti digitali e la conservazione sono alcuni degli elementi fondamentali per garantire l’alta disponibilità, integrità e riservatezza dei dati: non è un semplice backup. Per garantire questi elementi occorre però investire sulla riorganizzazione dei processi. Parola d’ordine modelli organizzativi. Il DPCM del 13 novembre 2014 detta le regole tecniche per i documenti informatici, il nuovo piano triennale Agid per la digitalizzazione della pubblica amministrazione 2019 – 2021 apre nuovi scenari.

Indice degli argomenti

L’importanza del supporto, dal papiro ai software
La conservazione sostitutiva
Differenza tra conservazione e backup
Il sistema SGPA
Conclusione
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Differenza tra conservazione e backup
Non va quindi confuso il complesso e articolato sistema normativo per la generazione, gestione e archiviazione dei documenti con un sistema di backup. Con il termine backup, nel mondo della sicurezza informatica, si indica il processo atto a ottenere ridondanza elle informazioni ovvero una o più copie di riserva dei dati, da utilizzare in caso di eventi malevoli accidentali o intenzionali. Si tratta dunque di un procedimento di sicurezza delle informazioni.

Il complesso sistema di gestione documentale deve essere progettato fin dall’origine come un sistema elastico, quasi camaleontico, in grado di adattarsi ed adeguarsi ai costanti cambiamenti tecnologici e normativi; basti pensare alla novità introdotte a Marzo 2019 dal Piano Triennale per l’informatica nella Pubblica Amministrazione 2019 – 2021 che andrà a ridefinire e rimodellare quanto ancora oggi è stato solo in parte recepito. Il suddetto piano ha la precisa finalità di mettere al centro della digitalizzazione amministrativa il cittadino, andando e definire nuovi standard sia per quanto concerne i formati dei documenti, sia per quanto riguarda i sistemi di conservazione.
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Re: Conservazione digitale: parliamone e informiamoci

Messaggioda Sergio P. Del Bello » 05/05/2019, 10:09

Stati Generali della Conservazione

Appuntamento il 9 e 10 maggio a Rende, Cosenza, per un’iniziativa promossa da Assintel e dal Laboratorio di Documentazione dell’Università della Calabria
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Il 9 e 10 maggio a Rende, in provincia di Cosenza, si tengono gli “Stati Generali della Conservazione”, iniziativa promossa da Assintel e dal Laboratorio di Documentazione dell’Università della Calabria, in collaborazione con AssoConservatori Accreditati e con il patrocinio dell'Agenzia per l'Italia Digitale.

Durante la prima giornata si terranno il meeting annuale degli AssoConservatori Accreditati e la presentazione della Laurea Magistrale in Gestione e Conservazione dei Documenti Digitali e del Master in Conservatore dei Documenti Digitali, organizzati dall’ateneo locale.

La giornata successiva ospiterà la tavola rotonda “La conservazione del Digitale in Italia tra rischi e opportunità”, e a seguire quattro tavoli tematici dedicati alla conservazione digitale in sanità, nelle PA centrali e locali e nelle aziende private, e al tema della gestione e conservazione digitale di fatture e documenti contabili.
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Re: Conservazione digitale: parliamone e informiamoci

Messaggioda Sergio P. Del Bello » 26/01/2019, 20:45

AgendaDigitale, Giovanni Manca, consulente, Anorc, 23/01/2018

Gli standard di conservazione con il regolamento eIDAS: che c’è da sapere

Il lavoro di standardizzazione di ETSI in relazione all’articolo 34 del regolamento eIDAS affronta nello specifico il tema della conservazione di lungo periodo delle firme digitali e dei dati, stabilendo i parametri entro cui agire correttamente.

Indice degli argomenti
L’analisi dell’articolo 34
Gli scenari analizzati
Conservazione non significa convalida
Differenza tra profilo e schema di conservazione
Conservazione e archiviazione
Conclusioni

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Conservazione e archiviazione
Concludiamo questo articolo con l’analisi del paragrafo dello standard che affronta il cruciale tema delle differenze e relazioni tra un servizio di conservazione e un servizio di archiviazione.
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Re: Conservazione digitale: parliamone e informiamoci

Messaggioda Sergio P. Del Bello » 25/01/2019, 1:37

AgendaDigitale, 23/01/2018, Giovanni Manca, consulente, Anorc

Gli standard di conservazione con il regolamento eIDAS: che c’è da sapere

Il lavoro di standardizzazione di ETSI in relazione all’articolo 34 del regolamento eIDAS affronta nello specifico il tema della conservazione di lungo periodo delle firme digitali e dei dati, stabilendo i parametri entro cui agire correttamente

Una recente consultazione pubblica ha reso disponibile il lavoro di standardizzazione di ETSI in materia di conservazione digitale di lungo periodo, in conformità all’articolo 34 del regolamento eIDAS.

Le specifiche pur essendo nello stato di stable draft possono essere ancora modificate dal gruppo di lavoro ETSI ma la loro analisi già consente di comprendere quale saranno le regole tecniche comunitarie che renderanno applicabile il sopra citato articolo 34 del regolamento eIDAS.

Per quel lettore meno pratico di normativa comunitaria è utile ricordare che la definitiva pubblicazione degli standard non implica automaticamente alcun obbligo per gli Stati membri. Gli obblighi trans nazionali e settoriali sono stabiliti mediante atti di esecuzione della Commissione Europea in conformità al paragrafo 2 del già citato articolo 34.


Indice degli argomenti

L’analisi dell’articolo 34
Gli scenari analizzati
Conservazione non significa convalida
Differenza tra profilo e schema di conservazione
Conservazione e archiviazione
Conclusioni
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Re: Conservazione digitale: parliamone e informiamoci

Messaggioda Sergio P. Del Bello » 21/09/2018, 7:24

Cantieri della PAdigitale, 24/07/2018, Giovanni Manca, vice presidente Anorc

Documenti digitali, perché conservarli nel pacchetto di archiviazione

In merito alla conservazione a norma di legge come prescritta dal Codice Dell’ Amministrazione Digitale (CAD), DL 82/2005 e dalle specifiche Regole Tecniche, DPCM 03-12-2013, ci si è posti la domanda se un Pacchetto di Archiviazione (PdA) debba necessariamente essere una struttura informativa fisicamente autoconsistente, contenente, cioè, uno o più Pacchetti di Versamento (PdV) e il relativo file Indice (IPdA) conformemente allo standard UNISInCRO.

In altre parole:
E’ lecito ed è qualitativamente apprezzabile che i documenti informatici conservati siano solo riferiti all’interno degli IPdA e quindi che la struttura informatica dei PdA possa non contenere fisicamente gli oggetti che devono essere conservati?
Nel caso di risposta positiva alla domanda precedente (i.e.: PdA costruiti con strutture informatiche non auto consistenti), è lecito ed è qualitativamente apprezzabile che i documenti oggetto di conservazione non siano presenti nel sistema di conservazione ma memorizzati in altri sistemi esterni al sistema di conservazione oggetto di certificazione AGID?
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Aspetti ontologici
Il conservato – Se si deve conservare qualcosa, si conserva quella cosa e auspicabilmente anche le informazioni che mi aiutano a comprenderne il significato, il valore e che mi aiutano a recuperarla, ma anzitutto conservo quella cosa. Nella soluzione “senza documenti nel PdA” non conservo la “cosa” ma solo le informazioni su come era quella cosa in un dato momento (metadati e impronta dello studio alla data della marca temporale del PdA). E’ come conservare la mappa di un tesoro con elenco puntale di consistenza dello stesso, ma non conservare il tesoro.

Il conservatore – Nella soluzione “senza documenti nel PdA”, viene spostato ciò che costituisce anche giuridicamente l’aspetto più rilevante della conservazione in capo alla responsabilità di un sistema diverso da quello di conservazione. Di fatto, il ruolo fondamentale del conservatore è garantire la trasmissione nel tempo dei documenti assicurandone integrità, leggibilità, autenticità, ecc.. Nella soluzione “senza documenti nel PdA” il conservatore non fa questo. Trasmette nel tempo le informazioni sui documenti, ma questi ultimi sono affidati alla responsabilità di chi gestisce il sistema esterno. Cioè il conservatore non fa il conservatore, perché non è lui a conservare.
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Conclusione
A seguito dalla trattazione sopra esposta, si conclude che non è assolutamente lecito per un sistema di conservazione creare PdA che abbiano al loro interno solo i riferimenti degli oggetti conservati, i quali però sono memorizzati su sistemi esterni al sistema di conservazione stesso.

Anche per quanto riguarda i sistemi di conservazione che producono PdA con all’interno solo i riferimenti di documenti da conservare, i quali però pur essendo all’interno del sistema di conservazione sono fisicamente esterni al PdA stesso, si conclude che:

permangono molti dubbi sul fatto che sia rispettata la normativa, come precedentemente descritto, infatti tale scenario contravviene:
all’art. 9, c.1 lett. h che richiede la coincidenza del PdA e del PdD poiché si deve necessariamente considerare tale coincidenza continuativa nel tempo e non legata ad un processo di aggregazione reiterabile nel tempo;
al mancato adempimento del requisito di piena indipendenza tecnologica richiesta dall’art. 3 c. 3.
a prescindere dalle considerazioni normative, la qualità archivistica e ontologica di questi sistemi di conservazione è sicuramente inferiore ai sistemi che creano e gestiscono PdA auto consistenti, che al loro interno contengono fisicamente gli oggetti conservati.
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Re: Conservazione digitale: parliamone e informiamoci

Messaggioda Sergio P. Del Bello » 15/04/2018, 15:39

Cantieri della PA digitale, 11/04/2018, Giovanni Manca, presidente ANORC – Cantiere Documenti digitali

POLI CONSERVAZIONE, MANCA (ANORC): “IL RISCHIO È CHE SI CHIUDA IL MERCATO AI PRIVATI”

Si è di recente svolto presso AgID il IV Forum della conservazione digitale. I temi fondamentali oggetto di discussione sono stati i poli di conservazione, le piattaforme abilitanti e il Sistema di gestione dei procedimenti amministrativi nazionale.

Un clima propositivo e di confronto ha caratterizzato l’incontro, come si evince dall’interessante contributo dell’Ing. Giovanni Manca - Presidente di ANORC- pubblicato sulle pagine di Cantieri della PA digitale.

Per certi versi le prospettive non sono rosee, ma il confronto con gli stakeholders e il dialogo con AgID fanno ben sperare sul futuro della conservazione digitale nell’ambito della PA. L’attività di definizione delle regole di interoperabilità e cooperazione a cui i poli di conservazione devono adattarsi per permettere alla Pubblica Amministrazione di adeguarsi al modello digitale è iniziata.

Allo stato attuale il mercato per le circa settanta società private accreditate presso AgID non è particolarmente florido. È circa un anno che AgID non pubblica più i rapporti sintetici risultanti dalla elaborazione dei dati contenuti nelle Relazioni quadrimestrali inviate, a norma di legge, dai conservatori accreditati, ma l’analisi di mercato derivante dalle cifre di aggiudicazione delle poche gare e qualche informazione derivante da attività associative di settore evidenziano che non c’è sostenibilità economica specifica della sola attività di conservatore: il mantenimento di un sistema di conservazione accreditato ha in linea generale costi di mantenimento tra i 200.000 e i 250.000 euro/anno.

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La prospettiva dei Poli di conservazione evidenzia poi che le PPAA che avranno automatizzato i flussi documentali si avvarranno di tali piattaforme abilitanti rispettando, peraltro, la volontà politica contenuta nel Piano triennale. Qualcuno dice che lo spazio per i conservatori accreditati può derivare da aggregazioni di soggetti (i conservatori sono praticamente tutti delle PMI) per la costituzione dei Poli.
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