Conservazione digitale: parliamone e informiamoci

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Messaggioda Sergio P. Del Bello » 15/04/2018, 15:39

Cantieri della PA digitale, 11/04/2018, Giovanni Manca, presidente ANORC – Cantiere Documenti digitali

POLI CONSERVAZIONE, MANCA (ANORC): “IL RISCHIO È CHE SI CHIUDA IL MERCATO AI PRIVATI”

Si è di recente svolto presso AgID il IV Forum della conservazione digitale. I temi fondamentali oggetto di discussione sono stati i poli di conservazione, le piattaforme abilitanti e il Sistema di gestione dei procedimenti amministrativi nazionale.

Un clima propositivo e di confronto ha caratterizzato l’incontro, come si evince dall’interessante contributo dell’Ing. Giovanni Manca - Presidente di ANORC- pubblicato sulle pagine di Cantieri della PA digitale.

Per certi versi le prospettive non sono rosee, ma il confronto con gli stakeholders e il dialogo con AgID fanno ben sperare sul futuro della conservazione digitale nell’ambito della PA. L’attività di definizione delle regole di interoperabilità e cooperazione a cui i poli di conservazione devono adattarsi per permettere alla Pubblica Amministrazione di adeguarsi al modello digitale è iniziata.

Allo stato attuale il mercato per le circa settanta società private accreditate presso AgID non è particolarmente florido. È circa un anno che AgID non pubblica più i rapporti sintetici risultanti dalla elaborazione dei dati contenuti nelle Relazioni quadrimestrali inviate, a norma di legge, dai conservatori accreditati, ma l’analisi di mercato derivante dalle cifre di aggiudicazione delle poche gare e qualche informazione derivante da attività associative di settore evidenziano che non c’è sostenibilità economica specifica della sola attività di conservatore: il mantenimento di un sistema di conservazione accreditato ha in linea generale costi di mantenimento tra i 200.000 e i 250.000 euro/anno.

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La prospettiva dei Poli di conservazione evidenzia poi che le PPAA che avranno automatizzato i flussi documentali si avvarranno di tali piattaforme abilitanti rispettando, peraltro, la volontà politica contenuta nel Piano triennale. Qualcuno dice che lo spazio per i conservatori accreditati può derivare da aggregazioni di soggetti (i conservatori sono praticamente tutti delle PMI) per la costituzione dei Poli.
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Messaggioda Sergio P. Del Bello » 28/03/2018, 10:30

COMMISSIONE INFORMATICA
Studio di Diritto dell’informatica n. 1-2017/DI

IL DOCUMENTO DIGITALE NEL TEMPO
Approvato dalla Commissione Informatica il 5 dicembre 2017
Approvato dal C.N.N. nella seduta del 22 e 23 febbraio 2018

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Uno studio molto importante della Commissione informatica del Consiglio Nazionale del Notariato.
Lo studio affronta, con ricca bibliografia, i principali sistemi alternativi di datazione di un documento digitale, evidenziando come quanto avviene sulla carta in maniera efficace, non trova sistemi altrettanto efficaci in ambiente digitale.
Ideale per chi si è occupato in diplomatica di cronologia.
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Messaggioda Sergio P. Del Bello » 16/12/2017, 20:13

Agenda Digitale, 12/12/2017, Maria Guercio, Università Sapienza di Roma, Anai

Conservatori digitali, Guercio: “I nodi storici restano irrisolti”

Vista la mancanza di interventi correttivi, gli operatori hanno gestito la situazione con soluzioni di basso profilo, che hanno aumentato le resistenze della PA. Svolta positiva nel 2013 ma ancora dubbi su ruolo di controllo, costi e certificazione della qualità conservativa dei depositi

Il nodo dell’accreditamento dei depositi, o meglio dei soggetti pubblici o privati cui il legislatore italiano affida il compito di conservare documenti digitali prodotti dalla pubblica amministrazione, è spesso oggetto di riflessione e di un dibattito talvolta anche acceso.

Gli interventi normativi e organizzativi sul tema non sono certo mancati in questi anni, anzi in questi decenni, dato che il primo regolamento in materia risale addirittura al 1994 (circolare Aipa 15/1994). Nel resto del mondo i provvedimenti in materia sono stati alquanto limitati se non assenti, se si eccettua il lavoro di standardizzazione sviluppato dai gruppi internazionali che fanno riferimento all’International Standard Organisation e, molto recentemente, il regolamento europeo EiDAS che approva rilevanti disposizioni in materia di servizi fiduciari qualificati.

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Non mancano certo ambiti di incertezza in questo campo, ad esempio in relazione al ruolo di controllo che comunque il Codice dei beni culturali affida all’amministrazione archivistica. I costi e la sostenibilità del modello individuato non sono stati ancora indagati e valutati a sufficienza, né sembra definita una metrica pesata per la certificazione della qualità conservativa dei depositi. Gli ispettori selezionati in questa prima fase di verifica hanno competenze soprattutto in materia di sicurezza, mentre la dimensione archivistica della conservazione continua a essere trascurata.

I rischi di frammentazione e/o inutile duplicazione dei patrimoni digitali versati nei sistemi di conservazione non sono eliminati o ridotti. Né il piano triennale per la trasformazione digitale 2017-2019 sembra aver chiarito – anche per le ambiguità della terminologia adottata – la natura dei poli di conservazione e il rapporto con la funzione conservativa affidata alle istituzioni di memoria. E’, tuttavia, molto positivo che finalmente si riconosca alla conservazione e alla creazione di poli specifici un ruolo strategico e che si avviino progetti unitari.
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Messaggioda Sergio P. Del Bello » 08/12/2017, 1:25

Agenzia Nova, 06/12/2017

Ict: intervista a Andrea Lisi (Anorc Professioni),
“puntare su privacy e sicurezza del Cloud e non sui prezzi al ribasso”


Sono al sicuro i dati di cittadini e imprese italiani presenti su cloud con data center non sul territorio italiano? Quali leggi, nazionali o estere, devono rispettare? “Per la sicurezza in ambito pubblico ovviamente, accanto a quanto già detto sopra, vanno considerate altre importanti questioni. Prima di tutto, non è così ovvio che sia consentita la comunicazione da ente pubblico a ente privato di dati pubblici. Occorre ricordare quanto attualmente previsto dall’art. 19 del Codice di protezione dei dati personali dedicato ai soggetti pubblici. Inoltre, dobbiamo tener presente che i dati personali per un ente pubblico sono contenuti non solo in database anagrafici, ma in documenti informatici (quali rappresentazione informatica di atti, fatti, dati giuridicamente rilevanti) e quindi vanno considerati come componente del patrimonio informativo pubblico dell’ente e contenuti in un archivio (che deve garantire la pubblica fede). Per tali motivi sono sottoposti alle specifiche normative generali contenute nel Codice dell’Amministrazione Digitale (D. Lgs. 82/2005) e relative regole tecniche sul sistema di gestione documentale e di conservazione (regole contenute nei DPCM del 3 dicembre 2013).

Inoltre, l’archivio di un ente deve rispettare sempre e comunque le disposizioni del Codice dei beni culturali (D. Lgs. 22/01/2004 n. 42), il quale è espressamente richiamato dallo stesso CAD nell’art. 43, ultimo comma, il quale prevede che, in caso di outsourcing informatico di un sistema di gestione documentale, ‘sono fatti salvi i poteri di controllo del Ministero per i beni e le attività culturali sugli archivi delle pubbliche amministrazioni e sugli archivi privati dichiarati di notevole interesse storico ai sensi delle disposizioni del decreto legislativo 22 gennaio 2004, n. 42’.
Tali controlli prevedono che per spostare un archivio occorre comunicarne le finalità e i processi, far visionare i relativi manuali e procedure e attendere l’autorizzazione degli enti preposti competenti (salvo rischiare di commettere specifici reati previsti nello stesso Codice dei beni culturali). Le stesse regole tecniche sulla conservazione dei documenti informatici (art. 6, ultimo comma) prevedono che in caso di affidamento a conservatori (che devono essere sempre e comunque accreditati) di archivi pubblici digitali ‘resta ferma la competenza del Ministero dei beni e delle attività culturali e del turismo in materia di tutela dei sistemi di conservazione degli archivi pubblici o degli archivi privati che rivestono interesse storico particolarmente importante’
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Messaggioda Sergio P. Del Bello » 30/09/2017, 22:48

La risoluzione dell’Agenzia Entrate in materia di conservazione delle note e dei giustificativi di spesa

Per le note spese la conservazione diventa anche solo elettronica

Su LeggiOggi.it è stato pubblicato un approfondimento a firma di Fabio Ferrara dedicato alla risoluzione dell’Agenzia delle Entrate in materia di conservazione dematerializzata delle note e dei giustificativi di spesa, emanata lo scorso 21 luglio. L’autore dell’articolo ha contribuito alla scrittura dell’interpello all’Agenzia delle Entrate, per conto di una azienda operante nel settore della dematerializzazione, dell’archiviazione documentale conservativa e delle firme elettroniche, che ha creato il presupposto per la pubblicazione della risoluzione.

Ferrara presenta nel dettaglio i contenuti dell’interpello, col quale si descrivevano i vari passaggi di un processo di gestione e conservazione delle note spese totalmente dematerializzato e si chiedeva di attestarne la sua conformità alla normativa vigente in materia. Successivamente, riassume il senso del pronunciamento espresso dall’Agenzia delle Entrate.
La risoluzione 96/E/2017 riafferma in modo incisivo la definizione di “originale unico” come peculiare dei documenti per i quali non sia possibile risalire al contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi, e conferma come la definizione in ambito fiscale sia quella dei documenti cui è preclusa la verificabilità all’amministrazione finanziaria in quanto originatisi in paesi coi quali non esiste un trattato di reciproca assistenza in materia fiscale. Proprio per parametrare il campo degli originali unici, la risoluzione precisa che “a nulla rileva in senso difforme il D.M. 21 marzo 2013”, del quale ora perimetra precisamente gli ambiti.

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Quindi, in presenza di documenti “originali unici” si conferma come unica possibilità, poco praticabile e praticata, quella di procedere alla distruzione dell’originale cartaceo in presenza di un pubblico ufficiale.


1) Formazione del giustificativo informatico
2) Formazione della nota spese
3) Approvazione della nota spese
4) Controllo delle spese e sul processo
5) Conservazione
6) Distruzione dei giustificativi analogici
Il trasfertista è obbligato a conservare tutti i giustificativi di spesa finché la nota che li comprende non sia stata correttamente inserita nel sistema di conservazione documentale. Solo avuta conferma formale del completamento della procedura potranno essere distrutti con modalità sicure previste dall’azienda.
La risoluzione individua quindi il momento temporale a decorrere dal quale il trasfertista potrà procedere alla distruzione dei giustificativi analogici, evidenziando anche in questo caso, che vi dovrà essere evidenza fattiva della conferma, ovvero la possibilità di esibire la stessa in fase di verifica.
7) Esibizione della nota spese e dei giustificativi di spesa pertinenti
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Messaggioda Sergio P. Del Bello » 18/09/2017, 12:13

ANORC, 11/09/2017

La conservazione dei documenti fiscalmente rilevanti del 2016 potrà essere effettuata entro gennaio 2018

Con decreto del 26 luglio 2017 (pubblicato in Gazzetta Ufficiale n. 175 del 28 luglio 2017) il Consiglio dei Ministri ha disposto il differimento dei termini per l'assolvimento di alcuni adempimenti correlati alla presentazione, trasmissione, comunicazione di dichiarazioni fiscali.
Il Decreto ha posticipato al 31 ottobre 2017 il termine ultimo per la presentazione sia delle dichiarazioni dei sostituti d'imposta, che sono tenuti per legge ad effettuare ritenute, sia le dichiarazioni in materia di imposte sui redditi e di IRAP di persone fisiche, società o associazioni.
Tale proroga determina anche la posticipazione del termine ultimo per effettuare la conservazione informatica delle dichiarazioni stesse e di tutti gli altri documenti che ad esse afferiscono così come previsto dal comma 3 dell’art. 3 del Decreto ministeriale del 17 giugno 2014.

In considerazione poi di quanto già previsto dall’Agenzia delle Entrate, con propria Risoluzione 46/E del 10 aprile 2017, anche per i documenti afferenti l’IVA si potrà godere di questo ulteriore mese di tempo per poter effettuare la loro conservazione.
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Messaggioda Sergio P. Del Bello » 05/09/2017, 2:03

FPA Coomunity, Eleonora Bove, 02/08/2017

Conservazione digitale fatta poco e male: l'indagine dell'Università della Calabria e del CNR

Le amministrazioni pubbliche conservano poco e male i documenti digitali. E' quanto emerge dalle prime analisi di un sondaggio predisposto dall'Università della Calabria in collaborazione con l'Istituto di Informatica e Telematica del CNR, sede di Rende, diretto dal professor Roberto Guarasci. L'indagine esplorativa è stata predisposta per rilevare – a soli fini scientifici – il livello di digitalizzazione delle pubbliche amministrazioni, con particolare attenzione ai sistemi di conservazione dei documenti digitali. Il questionario risulta ancora più interessante in considerazione della rilevanza del tema e dell'assenza di una mappatura nazionale, tenendo in considerazione che l'effettiva realizzazione di tutti gli interventi previsti dalla normativa vigente, indurrebbe una maggiore efficienza nell'operato delle amministrazioni, oltre che ad un riavvicinamento tra enti pubblici, cittadini e Imprese.

L'indagine è stata strutturata in 33 domande divise in tre sezioni: informazioni generali ICT, la conservazione dei documenti e la digitalizzazione della PA. In totale sono stati inviati 22.799 questionari e sono prevenute 3.378 risposte, delle quali 129 dalle Aziende sanitarie.

Da una prima analisi dei dati (i definitivi saranno resi noti a settembre), emerge uno scenario certamente disomogeneo e poco incoraggiante soprattutto per quel che riguarda la conservazione dei documenti informatici: meno del 40% delle pubbliche amministrazioni ha attivato protocolli informatici che consentono un sistema di conservazione a norma di legge, mentre il restante 60% decide di non rispondere alle domande specifiche sull'argomento.

Rispondono in positivo le Regioni Basilicata, Friuli Venezia Giulia, Lombardia, Molise, Umbria e la Provincia Autonoma di Trento, mentre gli altri enti pubblici preferiscono non dare alcuna risposta. Nessuna delle pubbliche amministrazioni interpellate, tuttavia, ammette di non avere attivato alcun protocollo di conservazione informatica.

Entrando nello specifico della domanda, se per i documenti digitali prodotti dall'Amministrazione di appartenenza sia stato predisposto un sistema di conservazione e a chi sia stato affidato, gli enti che hanno risposto positivamente hanno scelto, in maggioranza, di affidarsi a conservatori esterni, non essendo, evidentemente, dotate le pubbliche amministrazioni, di risorse interne specializzate in materia. Un vuoto professionale che potrebbe essere associato ad una mancanza di percorsi di studio specializzati.
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Messaggioda Sergio P. Del Bello » 29/08/2017, 15:33

Agenda Digitale, 02/08/2017, Mariella Guercio, università Sapienza di Roma, Anai

Conservazione elettronica, Guercio: “Nuove regole aprono scenari incerti”

Il quadro di regolazione nazionale costruito pazientemente in questi vent’anni sembrava aver fornito una cornice di riferimento. Adesso sembra, però, il governo si stia avviando verso l’ennesima riscrittura delle norme, prospettando uno scenario dai confini ancora incerti.

...Alcuni segnali sembrano, tuttavia, indicare che il governo si sta avviando verso l’ennesima riscrittura del quadro normativo che non si limiterà a integrare le disposizioni esistenti con i necessari correttivi relativi all’adozione di servizi coerenti con quanto previsto dai regolamenti europei. Il Piano Triennale da un lato e le prime, sia pure parziali, anticipazioni sul nuovo CAD dall’altro aprono, infatti, uno scenario dai confini ancora incerti, ma sicuramente caratterizzati da modelli organizzativi diversi da quelli attuali.

E’ impossibile esprimere in questa sede e in questa fase una valutazione di merito tenuto conto che le informazioni disponibili si limitano alle indicazioni programmatiche del Piano Triennale per l’informatica nella PA 2017-2019 che AgID ha pubblicato alcune settimane fa. Certo, il metodo di lavoro non è rassicurante: un metodo che non ha previsto – a differenza del passato – nessun confronto con le amministrazioni e con gli operatori e i professionisti del settore e che si ridurrà nella migliore delle ipotesi a un breve periodo di valutazione pubblica nelle prossime settimane.
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Per quanto riguarda, invece, la valutazione delle proposte operative che il Piano Triennale individua, ci sono aspetti che destano preoccupazioni soprattutto per l’incertezza con cui gli obiettivi sono indicati e le azioni delineate, altri che incuriosiscono e che meriterebbero una presentazione più dettagliata e una analisi dei contesti e delle pratiche esistenti, che invece sono del tutto assenti. Penso, ad esempio, alla proposta di radicale riorganizzazione del modello conservativo che il piano prefigura senza che si sia in precedenza affrontato o almeno reso noto l’esame delle forme attuali, ma anche alla decisione di adottare un sistema centralizzato per la gestione dei procedimenti amministrativi gestiti dalla PA sulla base di un documento sui requisiti funzionali, non funzionali e di progetto di enorme complessità e di difficile realizzazione, senza tuttavia prevedere nel triennio investimenti seri ma solo la definizione di linee guida e regole di interoperabilità.

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Re: Conservazione digitale: parliamone e informiamoci

Messaggioda Sergio P. Del Bello » 02/06/2017, 20:41

CantieriPAdigitale, 17/05/2017, Andrea Piccoli, Vecomp Software – Cantiere Documenti digitali

CONSERVAZIONE DIGITALE, PERCHÉ DOBBIAMO DARCI DEGLI STANDARD

Negli ultimi anni sono stati fatti notevoli passi in avanti sul tema della conservazione digitale sia per quanto riguarda la normativa con l’entrata in vigore del DPCM 3 dicembre 2013, sia per gli sforzi di AgID nel definire le procedure di accreditamento, le linee guida e i processi di vigilanza per le aziende che si sono accreditate.

Di recente pubblicazione la lista di riscontro di AgID che costituisce un importante guida. Una vera e propria check list da seguire. Vi sono ancora dei punti che lasciano spazi interpretativi, come rilevato anche da ANORC, ma si tratta di una prima versione del documento.
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> Il tema è stato al centro del convegno “Modelli di conservazione digitale” in programma a FORUM PA 2017

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Purtroppo le norme del DPCM 3 dicembre 2013 sono rimaste vaghe sull’aspetto della conservazione di unità archivistiche e di unità documentarie complesse, andando forse a ridursi alla descrizione della conservazione digitale di singoli documenti informatici, ovvero file e metadati.

La scelta di descrivere il pacchetto di archiviazione con la definizione dello standard UNI SInCRO, anzi con una parziale reinterpretazione di schema, senza prendere in considerazione gli altri standard internazionali relativi alla descrizione di unità documentarie e unità archivistiche più ricche, pone diversi problemi interpretativi e quindi realizzativi delle diverse piattaforme di conservazione.

Per meglio comprendere la problematica basta confrontare le due figure seguenti, dove sono riportati lo schema del file UNI SInCRO e la descrizione del concetto di unità archivistica e unità documentaria presa dal Manuale della Conservazione dell’Istituto per i beni artistici, culturali e naturali della Regione Emilia-Romagna (IBACN) e che riprende lo standard ISAD (standard internazionale di descrizione archivistica).
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Le soluzioni si possono ottenere con una serie di azioni. La prima potrebbe essere quella di raccogliere gli schemi (XSD) utilizzati nelle ExtraInfo in un catalogo nazionale mantenuto da AgID, su cui operare anche una azione di definizione e mantenimento di un lessico condiviso, andando così a creare una ontologia aperta e adottata da tutti i conservatori.
La seconda è un passo in avanti delle norme tecniche sulla conservazione digitale, che facendo magari riferimento ad altri standard internazionali, descriva i pacchetti di archiviazione di unità archivistiche quali i fascicoli.

Non ultimo il prerequisito fondante: bisogna fascicolare digitalmente.
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Re: Conservazione digitale: parliamone e informiamoci

Messaggioda Sergio P. Del Bello » 01/06/2017, 1:41

Secondo gli autori, che argomento la loro tesi, non è necessario essere conservatori accreditati per assicurare la custodia "a norma" della documentazione ai fino della conservazione.

ANORC, 31/05/2017, Andrea Lisi – Presidente ANORC Professioni e Francesco Cafiero – Consulente archivista Digital & Law Department

LA CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI «INIZIA» CON UNA SCELTA
E MAI CON L’OBBLIGO DI RIVOLGERSI A UN CONSERVATORE ACCREDITATO


La domanda può sembrare banale, ma la risposta è tutt’altro che ovvia e rappresenta il presupposto di importanti ricadute pratiche: quando ha inizio la conservazione dei documenti informatici? Coincide con la nomina del Responsabile della conservazione? O piuttosto con la stipula del contratto con il Conservatore esterno, in caso di affidamento in outsourcing? Oppure con la predisposizione del Manuale? O ancora è l’invio del primo “pacchetto di versamento” a sancirne realmente l’inizio?
...
Come accennato in precedenza, il CAD non prescrive quale obbligatorio, necessario o indispensabile il requisito dell’accreditamento per i conservatori che forniscano i loro servizi alle pubbliche amministrazioni e, pertanto, queste ultime ben potrebbero scegliere anche conservatori non accreditati da AgID purchè assicurino alla PA l’erogazione di servizi di conservazione di documenti informatici conformi ai requisiti stabiliti dall’art. 44 del CAD e dalle Regole tecniche del DPCM 3 dicembre 2013.
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Di fatto, quindi, solo da qualche settimana è stata effettuata con successo la prima valutazione di conformità e ancora da meno tempo AgID ha reso pubblica la Lista di Riscontro sulla base della quale i certificatori dovranno effettuare le valutazioni[5].

In base a tali considerazioni, che vedono anche un’oggettiva difficoltà di molti conservatori a conseguire l’accreditamento per motivi di natura esclusivamente formale e non sostanziale, non sembrano riscontrarsi serie ragioni ostative alla scelta di un conservatore non accreditato da parte delle pubbliche amministrazioni, anche perché una lettura diversa delle norme genererebbe inevitabilmente distorsioni sul mercato che senz’altro la ratio normativa non potrebbe assolutamente giustificare. Ovviamente tale scelta dovrà essere particolarmente oculata e fondata sulla rigorosa verifica del rispetto di tutti i requisiti stabiliti dall’art. 44 del CAD e dalle Regole tecniche del 3 dicembre 2013, atteso in tali ipotesi l’accentuarsi in capo all’ente del profilo della eventuale e già richiamata responsabilità per culpa in eligendo, rispetto al caso in cui il conservatore abbia già conseguito l’accreditamento presso AgID.

Se, dunque, è possibile ricondurre in un certo senso al momento della «scelta» il fatidico atto d’inizio del processo di conservazione, l’importante è che tale scelta non sia basata sul mero riscontro di un requisito formale (peraltro non richiesto dal CAD), ma che sia impostata su una seria valutazione del conservatore e del processo di conservazione offerto.
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