Conservazione digitale: parliamone e informiamoci

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Messaggioda Sergio P. Del Bello » 30/09/2017, 21:48

La risoluzione dell’Agenzia Entrate in materia di conservazione delle note e dei giustificativi di spesa

Per le note spese la conservazione diventa anche solo elettronica

Su LeggiOggi.it è stato pubblicato un approfondimento a firma di Fabio Ferrara dedicato alla risoluzione dell’Agenzia delle Entrate in materia di conservazione dematerializzata delle note e dei giustificativi di spesa, emanata lo scorso 21 luglio. L’autore dell’articolo ha contribuito alla scrittura dell’interpello all’Agenzia delle Entrate, per conto di una azienda operante nel settore della dematerializzazione, dell’archiviazione documentale conservativa e delle firme elettroniche, che ha creato il presupposto per la pubblicazione della risoluzione.

Ferrara presenta nel dettaglio i contenuti dell’interpello, col quale si descrivevano i vari passaggi di un processo di gestione e conservazione delle note spese totalmente dematerializzato e si chiedeva di attestarne la sua conformità alla normativa vigente in materia. Successivamente, riassume il senso del pronunciamento espresso dall’Agenzia delle Entrate.
La risoluzione 96/E/2017 riafferma in modo incisivo la definizione di “originale unico” come peculiare dei documenti per i quali non sia possibile risalire al contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi, e conferma come la definizione in ambito fiscale sia quella dei documenti cui è preclusa la verificabilità all’amministrazione finanziaria in quanto originatisi in paesi coi quali non esiste un trattato di reciproca assistenza in materia fiscale. Proprio per parametrare il campo degli originali unici, la risoluzione precisa che “a nulla rileva in senso difforme il D.M. 21 marzo 2013”, del quale ora perimetra precisamente gli ambiti.

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Quindi, in presenza di documenti “originali unici” si conferma come unica possibilità, poco praticabile e praticata, quella di procedere alla distruzione dell’originale cartaceo in presenza di un pubblico ufficiale.


1) Formazione del giustificativo informatico
2) Formazione della nota spese
3) Approvazione della nota spese
4) Controllo delle spese e sul processo
5) Conservazione
6) Distruzione dei giustificativi analogici
Il trasfertista è obbligato a conservare tutti i giustificativi di spesa finché la nota che li comprende non sia stata correttamente inserita nel sistema di conservazione documentale. Solo avuta conferma formale del completamento della procedura potranno essere distrutti con modalità sicure previste dall’azienda.
La risoluzione individua quindi il momento temporale a decorrere dal quale il trasfertista potrà procedere alla distruzione dei giustificativi analogici, evidenziando anche in questo caso, che vi dovrà essere evidenza fattiva della conferma, ovvero la possibilità di esibire la stessa in fase di verifica.
7) Esibizione della nota spese e dei giustificativi di spesa pertinenti
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Messaggioda Sergio P. Del Bello » 18/09/2017, 11:13

ANORC, 11/09/2017

La conservazione dei documenti fiscalmente rilevanti del 2016 potrà essere effettuata entro gennaio 2018

Con decreto del 26 luglio 2017 (pubblicato in Gazzetta Ufficiale n. 175 del 28 luglio 2017) il Consiglio dei Ministri ha disposto il differimento dei termini per l'assolvimento di alcuni adempimenti correlati alla presentazione, trasmissione, comunicazione di dichiarazioni fiscali.
Il Decreto ha posticipato al 31 ottobre 2017 il termine ultimo per la presentazione sia delle dichiarazioni dei sostituti d'imposta, che sono tenuti per legge ad effettuare ritenute, sia le dichiarazioni in materia di imposte sui redditi e di IRAP di persone fisiche, società o associazioni.
Tale proroga determina anche la posticipazione del termine ultimo per effettuare la conservazione informatica delle dichiarazioni stesse e di tutti gli altri documenti che ad esse afferiscono così come previsto dal comma 3 dell’art. 3 del Decreto ministeriale del 17 giugno 2014.

In considerazione poi di quanto già previsto dall’Agenzia delle Entrate, con propria Risoluzione 46/E del 10 aprile 2017, anche per i documenti afferenti l’IVA si potrà godere di questo ulteriore mese di tempo per poter effettuare la loro conservazione.
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Messaggioda Sergio P. Del Bello » 05/09/2017, 1:03

FPA Coomunity, Eleonora Bove, 02/08/2017

Conservazione digitale fatta poco e male: l'indagine dell'Università della Calabria e del CNR

Le amministrazioni pubbliche conservano poco e male i documenti digitali. E' quanto emerge dalle prime analisi di un sondaggio predisposto dall'Università della Calabria in collaborazione con l'Istituto di Informatica e Telematica del CNR, sede di Rende, diretto dal professor Roberto Guarasci. L'indagine esplorativa è stata predisposta per rilevare – a soli fini scientifici – il livello di digitalizzazione delle pubbliche amministrazioni, con particolare attenzione ai sistemi di conservazione dei documenti digitali. Il questionario risulta ancora più interessante in considerazione della rilevanza del tema e dell'assenza di una mappatura nazionale, tenendo in considerazione che l'effettiva realizzazione di tutti gli interventi previsti dalla normativa vigente, indurrebbe una maggiore efficienza nell'operato delle amministrazioni, oltre che ad un riavvicinamento tra enti pubblici, cittadini e Imprese.

L'indagine è stata strutturata in 33 domande divise in tre sezioni: informazioni generali ICT, la conservazione dei documenti e la digitalizzazione della PA. In totale sono stati inviati 22.799 questionari e sono prevenute 3.378 risposte, delle quali 129 dalle Aziende sanitarie.

Da una prima analisi dei dati (i definitivi saranno resi noti a settembre), emerge uno scenario certamente disomogeneo e poco incoraggiante soprattutto per quel che riguarda la conservazione dei documenti informatici: meno del 40% delle pubbliche amministrazioni ha attivato protocolli informatici che consentono un sistema di conservazione a norma di legge, mentre il restante 60% decide di non rispondere alle domande specifiche sull'argomento.

Rispondono in positivo le Regioni Basilicata, Friuli Venezia Giulia, Lombardia, Molise, Umbria e la Provincia Autonoma di Trento, mentre gli altri enti pubblici preferiscono non dare alcuna risposta. Nessuna delle pubbliche amministrazioni interpellate, tuttavia, ammette di non avere attivato alcun protocollo di conservazione informatica.

Entrando nello specifico della domanda, se per i documenti digitali prodotti dall'Amministrazione di appartenenza sia stato predisposto un sistema di conservazione e a chi sia stato affidato, gli enti che hanno risposto positivamente hanno scelto, in maggioranza, di affidarsi a conservatori esterni, non essendo, evidentemente, dotate le pubbliche amministrazioni, di risorse interne specializzate in materia. Un vuoto professionale che potrebbe essere associato ad una mancanza di percorsi di studio specializzati.
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Messaggioda Sergio P. Del Bello » 29/08/2017, 14:33

Agenda Digitale, 02/08/2017, Mariella Guercio, università Sapienza di Roma, Anai

Conservazione elettronica, Guercio: “Nuove regole aprono scenari incerti”

Il quadro di regolazione nazionale costruito pazientemente in questi vent’anni sembrava aver fornito una cornice di riferimento. Adesso sembra, però, il governo si stia avviando verso l’ennesima riscrittura delle norme, prospettando uno scenario dai confini ancora incerti.

...Alcuni segnali sembrano, tuttavia, indicare che il governo si sta avviando verso l’ennesima riscrittura del quadro normativo che non si limiterà a integrare le disposizioni esistenti con i necessari correttivi relativi all’adozione di servizi coerenti con quanto previsto dai regolamenti europei. Il Piano Triennale da un lato e le prime, sia pure parziali, anticipazioni sul nuovo CAD dall’altro aprono, infatti, uno scenario dai confini ancora incerti, ma sicuramente caratterizzati da modelli organizzativi diversi da quelli attuali.

E’ impossibile esprimere in questa sede e in questa fase una valutazione di merito tenuto conto che le informazioni disponibili si limitano alle indicazioni programmatiche del Piano Triennale per l’informatica nella PA 2017-2019 che AgID ha pubblicato alcune settimane fa. Certo, il metodo di lavoro non è rassicurante: un metodo che non ha previsto – a differenza del passato – nessun confronto con le amministrazioni e con gli operatori e i professionisti del settore e che si ridurrà nella migliore delle ipotesi a un breve periodo di valutazione pubblica nelle prossime settimane.
...
Per quanto riguarda, invece, la valutazione delle proposte operative che il Piano Triennale individua, ci sono aspetti che destano preoccupazioni soprattutto per l’incertezza con cui gli obiettivi sono indicati e le azioni delineate, altri che incuriosiscono e che meriterebbero una presentazione più dettagliata e una analisi dei contesti e delle pratiche esistenti, che invece sono del tutto assenti. Penso, ad esempio, alla proposta di radicale riorganizzazione del modello conservativo che il piano prefigura senza che si sia in precedenza affrontato o almeno reso noto l’esame delle forme attuali, ma anche alla decisione di adottare un sistema centralizzato per la gestione dei procedimenti amministrativi gestiti dalla PA sulla base di un documento sui requisiti funzionali, non funzionali e di progetto di enorme complessità e di difficile realizzazione, senza tuttavia prevedere nel triennio investimenti seri ma solo la definizione di linee guida e regole di interoperabilità.

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Messaggioda Sergio P. Del Bello » 02/06/2017, 19:41

CantieriPAdigitale, 17/05/2017, Andrea Piccoli, Vecomp Software – Cantiere Documenti digitali

CONSERVAZIONE DIGITALE, PERCHÉ DOBBIAMO DARCI DEGLI STANDARD

Negli ultimi anni sono stati fatti notevoli passi in avanti sul tema della conservazione digitale sia per quanto riguarda la normativa con l’entrata in vigore del DPCM 3 dicembre 2013, sia per gli sforzi di AgID nel definire le procedure di accreditamento, le linee guida e i processi di vigilanza per le aziende che si sono accreditate.

Di recente pubblicazione la lista di riscontro di AgID che costituisce un importante guida. Una vera e propria check list da seguire. Vi sono ancora dei punti che lasciano spazi interpretativi, come rilevato anche da ANORC, ma si tratta di una prima versione del documento.
...
> Il tema è stato al centro del convegno “Modelli di conservazione digitale” in programma a FORUM PA 2017

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Purtroppo le norme del DPCM 3 dicembre 2013 sono rimaste vaghe sull’aspetto della conservazione di unità archivistiche e di unità documentarie complesse, andando forse a ridursi alla descrizione della conservazione digitale di singoli documenti informatici, ovvero file e metadati.

La scelta di descrivere il pacchetto di archiviazione con la definizione dello standard UNI SInCRO, anzi con una parziale reinterpretazione di schema, senza prendere in considerazione gli altri standard internazionali relativi alla descrizione di unità documentarie e unità archivistiche più ricche, pone diversi problemi interpretativi e quindi realizzativi delle diverse piattaforme di conservazione.

Per meglio comprendere la problematica basta confrontare le due figure seguenti, dove sono riportati lo schema del file UNI SInCRO e la descrizione del concetto di unità archivistica e unità documentaria presa dal Manuale della Conservazione dell’Istituto per i beni artistici, culturali e naturali della Regione Emilia-Romagna (IBACN) e che riprende lo standard ISAD (standard internazionale di descrizione archivistica).
...
Le soluzioni si possono ottenere con una serie di azioni. La prima potrebbe essere quella di raccogliere gli schemi (XSD) utilizzati nelle ExtraInfo in un catalogo nazionale mantenuto da AgID, su cui operare anche una azione di definizione e mantenimento di un lessico condiviso, andando così a creare una ontologia aperta e adottata da tutti i conservatori.
La seconda è un passo in avanti delle norme tecniche sulla conservazione digitale, che facendo magari riferimento ad altri standard internazionali, descriva i pacchetti di archiviazione di unità archivistiche quali i fascicoli.

Non ultimo il prerequisito fondante: bisogna fascicolare digitalmente.
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Messaggioda Sergio P. Del Bello » 01/06/2017, 0:41

Secondo gli autori, che argomento la loro tesi, non è necessario essere conservatori accreditati per assicurare la custodia "a norma" della documentazione ai fino della conservazione.

ANORC, 31/05/2017, Andrea Lisi – Presidente ANORC Professioni e Francesco Cafiero – Consulente archivista Digital & Law Department

LA CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI «INIZIA» CON UNA SCELTA
E MAI CON L’OBBLIGO DI RIVOLGERSI A UN CONSERVATORE ACCREDITATO


La domanda può sembrare banale, ma la risposta è tutt’altro che ovvia e rappresenta il presupposto di importanti ricadute pratiche: quando ha inizio la conservazione dei documenti informatici? Coincide con la nomina del Responsabile della conservazione? O piuttosto con la stipula del contratto con il Conservatore esterno, in caso di affidamento in outsourcing? Oppure con la predisposizione del Manuale? O ancora è l’invio del primo “pacchetto di versamento” a sancirne realmente l’inizio?
...
Come accennato in precedenza, il CAD non prescrive quale obbligatorio, necessario o indispensabile il requisito dell’accreditamento per i conservatori che forniscano i loro servizi alle pubbliche amministrazioni e, pertanto, queste ultime ben potrebbero scegliere anche conservatori non accreditati da AgID purchè assicurino alla PA l’erogazione di servizi di conservazione di documenti informatici conformi ai requisiti stabiliti dall’art. 44 del CAD e dalle Regole tecniche del DPCM 3 dicembre 2013.
...
Di fatto, quindi, solo da qualche settimana è stata effettuata con successo la prima valutazione di conformità e ancora da meno tempo AgID ha reso pubblica la Lista di Riscontro sulla base della quale i certificatori dovranno effettuare le valutazioni[5].

In base a tali considerazioni, che vedono anche un’oggettiva difficoltà di molti conservatori a conseguire l’accreditamento per motivi di natura esclusivamente formale e non sostanziale, non sembrano riscontrarsi serie ragioni ostative alla scelta di un conservatore non accreditato da parte delle pubbliche amministrazioni, anche perché una lettura diversa delle norme genererebbe inevitabilmente distorsioni sul mercato che senz’altro la ratio normativa non potrebbe assolutamente giustificare. Ovviamente tale scelta dovrà essere particolarmente oculata e fondata sulla rigorosa verifica del rispetto di tutti i requisiti stabiliti dall’art. 44 del CAD e dalle Regole tecniche del 3 dicembre 2013, atteso in tali ipotesi l’accentuarsi in capo all’ente del profilo della eventuale e già richiamata responsabilità per culpa in eligendo, rispetto al caso in cui il conservatore abbia già conseguito l’accreditamento presso AgID.

Se, dunque, è possibile ricondurre in un certo senso al momento della «scelta» il fatidico atto d’inizio del processo di conservazione, l’importante è che tale scelta non sia basata sul mero riscontro di un requisito formale (peraltro non richiesto dal CAD), ma che sia impostata su una seria valutazione del conservatore e del processo di conservazione offerto.
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Messaggioda Sergio P. Del Bello » 30/05/2017, 11:44

Agendadigitale, 30/05/2017, di Giuseppe Bianconi, Accredia

Conservazione, gli aspetti critici sotto la lente grazie alla Lista di Riscontro

La lista di riscontro Agid permette di focalizzare l’attenzione sugli aspetti critici del processo di conservazione, ottimizzando le attività degli Auditor: un tavolo di lavoro per l’innovazione dei conservatori

Un lavoro sempre più sinergico e collaborativo tra AgID e Accredia, per far fronte ai grandi cambiamenti che sta vivendo il settore della conservazione a norma. E’ il presupposto necessario per far fronte alle importanti novità introdotte di recente nel settore: grazie al nuovo Codice dell’Amministrazione Digitale, la Conservazione digitale di documenti si sta avviando a essere uno dei servizi più delicati e strategici per le attività della Pubblica Amministrazione, impegnata sempre più a operare solamente su supporto digitale.

I Conservatori saranno chiamati a memorizzare e gestire tutti i dati prodotti dalla PA, anche quelli sensibili e personali dei cittadini.
...
AgID ha deciso di agevolare lo stesso accelerando la definizione e la rifinitura preliminare di una Lista di Riscontro, utile a verificare gli elementi critici da valutare in campo. Si tratta sia dei requisiti individuati proprio dal dispositivo di legge che istituisce il ruolo dei Conservatori, sia di quelli che derivano dalle Norme tecniche applicabili, numerose e complesse.
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Messaggioda Sergio P. Del Bello » 26/05/2017, 18:58

Agendadigitale, 16/05/2017, Gianni Penzo Doria, Direttore Generale Università degli Studi dell’Insubria

Dal bit al sistema, cosa ci insegna l’esperienza internazionale

Un sistema di conservazione evoluto non si limita alla trasformazione di un documento analogico in bit, ma ripensa un ciclo di vita in modo interamente digitale: per questo si parla di conservazione in ambiente digitale
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Messaggioda Sergio P. Del Bello » 01/05/2017, 0:37

Savinosolution, 10/04/2017

Scadenze regole tecniche sulla conservazione digitale dei documenti.
Sei sicuro che il tuo sistema di conservazione sia adeguato alla normativa in atto?


Ci siamo.

Domani addio Definitivo alla Delibera CNIPA 11/2004 sulle regole della conservazione digitale. E non ci sono proroghe. Nè ci saranno. Pensarai : “strano eh ?” Abitutati in un Paese che fa sempre proroghe….. questa volta invece non sarà così. In realtà abbiamo avuto 36 mesi di tempo da quando in Gazzetta Ufficiale, arrivò il DPCM del 3 Dicembre 2013 sulle nuove regole tecniche che si riferiscono al OAIS, argomento che ho trattato sul mio Blog nel “lontano” 2012…

Il seguente articolo è scritto insieme ai colleghi di Seen Solution, Rossella Ragosta ed Alfonso Pisani e contiene anche una sorpresa molto interessante e pratica per aiutarti su questo switch-off.
Alla fine la data di scadenza delle ultime regole tecniche per i documenti informatici è arrivata: quelle per la conservazione documentale.

Tali regole tecniche sono, infatti, le ultime in scadenze tra quelle che rappresentano l’ecosistema della digitalizzazione documentale e che possiamo riassumere nella figura seguente:

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Messaggioda Sergio P. Del Bello » 03/03/2017, 14:12

AIFAG, 28/02/2017

Pubblicata la Circolare ACCREDIA n°5/2017

Dipartimento Certificazione e Ispezione ACCREDIA - Circolare n° 5/2017
Schema di accreditamento degli Organismi di Certificazione, per il processo di
certificazione dei Conservatori a Norma, secondo le disposizioni dell’Agenzia per l’Italia
Digitale.


È stata pubblicata la Circolare ACCREDIA n°5/2017 contenente lo “Schema di accreditamento degli Organismi di Certificazione, per il processo di certificazione dei Conservatori a Norma, secondo le disposizioni dell’Agenzia per l’Italia Digitale”. L’emanazione della “nuova” Circolare segna un grande risultato della Coalizione dei Conservatori Accreditati ANORC-AIFAG che, il 1 febbraio, aveva recapitato all’Agenzia per l’Italia Digitale e ad ACCREDIA una lettera ufficiale per manifestare l’esigenza di rettificare la precedente Circolare n°36/2016. L’intervento si è reso necessario nell’interesse dei Conservatori già accreditati che la Coalizione rappresenta (ma anche delle imprese che affronteranno il processo di accreditamento nel prossimo futuro) al fine di garantire la tutela del mercato e la correttezza nella fornitura del servizio di conservazione digitale dei documenti verso le PPAA.La richiesta si è concretizzata nella proposta di alcune modifiche al testo della Circolare precedentemente in vigore, con la quale di richiedevano adempimenti di gran lunga più onerosi rispetto a quelli già previsti per situazioni analoghe prima del 14 settembre 2016, data della sospensione della procedura semplificata prevista dall’Agenzia per l’Italia Digitale.
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