La risoluzione dell’Agenzia Entrate in materia di conservazione delle note e dei giustificativi di spesa
Per le note spese la conservazione diventa anche solo elettronica
Su LeggiOggi.it è stato pubblicato un approfondimento a firma di Fabio Ferrara dedicato alla risoluzione dell’Agenzia delle Entrate in materia di conservazione dematerializzata delle note e dei giustificativi di spesa, emanata lo scorso 21 luglio. L’autore dell’articolo ha contribuito alla scrittura dell’interpello all’Agenzia delle Entrate, per conto di una azienda operante nel settore della dematerializzazione, dell’archiviazione documentale conservativa e delle firme elettroniche, che ha creato il presupposto per la pubblicazione della risoluzione.
Ferrara presenta nel dettaglio i contenuti dell’interpello, col quale si descrivevano i vari passaggi di un processo di gestione e conservazione delle note spese totalmente dematerializzato e si chiedeva di attestarne la sua conformità alla normativa vigente in materia. Successivamente, riassume il senso del pronunciamento espresso dall’Agenzia delle Entrate.
La risoluzione 96/E/2017 riafferma in modo incisivo la definizione di “originale unico” come peculiare dei documenti per i quali non sia possibile risalire al contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi, e conferma come la definizione in ambito fiscale sia quella dei documenti cui è preclusa la verificabilità all’amministrazione finanziaria in quanto originatisi in paesi coi quali non esiste un trattato di reciproca assistenza in materia fiscale. Proprio per parametrare il campo degli originali unici, la risoluzione precisa che “a nulla rileva in senso difforme il D.M. 21 marzo 2013”, del quale ora perimetra precisamente gli ambiti.
Quindi, in presenza di documenti “originali unici” si conferma come unica possibilità, poco praticabile e praticata, quella di procedere alla distruzione dell’originale cartaceo in presenza di un pubblico ufficiale.
1) Formazione del giustificativo informatico
2) Formazione della nota spese
3) Approvazione della nota spese
4) Controllo delle spese e sul processo
5) Conservazione
6) Distruzione dei giustificativi analogici
Il trasfertista è obbligato a conservare tutti i giustificativi di spesa finché la nota che li comprende non sia stata correttamente inserita nel sistema di conservazione documentale. Solo avuta conferma formale del completamento della procedura potranno essere distrutti con modalità sicure previste dall’azienda.
La risoluzione individua quindi il momento temporale a decorrere dal quale il trasfertista potrà procedere alla distruzione dei giustificativi analogici, evidenziando anche in questo caso, che vi dovrà essere evidenza fattiva della conferma, ovvero la possibilità di esibire la stessa in fase di verifica.
7) Esibizione della nota spese e dei giustificativi di spesa pertinenti
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