Razionalizzazione archivi di deposito statali: indagine

[Sergio P. Del Bello]

Verdeazzurro notizie, di Gerardo, 27/12/2016

PUBBLICA AMMINISTRAZIONE: GLI ARCHIVI DI CARTA CI COSTANO 5 MILIONI OGNI ANNO!

E’ dura abbandonare una tradizione secolare, vedere il frutto del proprio lavoro su supporto cartaceo con tutti i crismi necessari ecc. Un altro dettaglio: quando si tratta di documenti abbastanza lunghi il cartaceo permette di rileggere meglio il testo ed evitare errori o ripetizioni.

E’ dura abbandonare una tradizione secolare, vedere il frutto del proprio lavoro su supporto cartaceo con tutti i crismi necessari ecc. Un altro dettaglio: quando si tratta di documenti abbastanza lunghi il cartaceo permette di rileggere meglio il testo ed evitare errori o ripetizioni.

667mila metri quadrati di archivi pubblici nei quali sono conservate tonnellate di carta o, forse, molti di più giacché i dati dei quali si dispone sono pochi e poco affidabili. E, nonostante, nel 2012 sia stato previsto, per legge, l’avvio di un processo di riduzione e razionalizzazione degli archivi e di eliminazione selettiva di parte del loro contenuto, negli ultimi tre anni, poco o nulla è cambiato. Carta ed archivi della più parte delle amministrazioni centrali sono rimasti al loro posto e, anzi, in taluni casi, sono aumentati di peso ed estensione. Basti pensare che il numero dei soli archivi esterni in tre anni è calato appena di venti unità: nel maggio del 2015 erano in tutto 287 dei quali 84 di proprietà di privati ai quali lo Stato pagava – e, probabilmente, continua a pagare – quasi cinque milioni di euro all’anno per conservare montagne di carta.

Sono questi – e molti altri, ma tutti egualmente assai poco confortanti – alcuni numeri che rimbalzano dalla deliberazione della Corte dei Conti dello scorso 30 dicembre, appena pubblicata sul sito istituzionale della magistratura contabile e dedicata proprio agli archivi di deposito delle amministrazioni statali ed alle connesse disposizioni della spending review.

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“Il sistema delineato dal d.l. n. 95/2012, convertito con modificazioni dalla l. n. 133/2012, per completare il processo di razionalizzazione ed ottimizzazione dell’utilizzo degli spazi destinati all’archiviazione della documentazione cartacea è ben lontano dall’essere operativo, sia per quanto concerne l’impianto previsto per favorire un maggior impegno nelle attività di scarto della documentazione cartacea, sia sul fronte del processo di riunificazione degli archivi di deposito in “poli logistici allo scopo destinati”, scrive la Corte nelle conclusioni della delibera.

Le sanzioni previste dalla legge affinché stimolassero le amministrazioni a selezionare i contenuti degli archivi da eliminare ed a razionalizzare gli spazi dedicati a funzioni di archivio sono rimaste – rilevano i giudici contabili – completamente inattuate.
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[Sergio P. Del Bello]

Il ministro Franceschini risponde in merito agli affitti passivi degli istituti archivistici

Resoconto stenografico dell'Assemblea
Seduta n. 607 di mercoledì 13 aprile 2016

(Iniziative volte a preservare il ruolo degli Archivi di Stato, anche attraverso l'assunzione di un numero adeguato di archivisti – n. 3-02181)

  PRESIDENTE. La deputata Santerini ha facoltà di illustrare la sua interrogazione n. 3-02181, concernente iniziative volte a preservare il ruolo degli Archivi di Stato, anche attraverso l'assunzione di un numero adeguato di archivisti (Vedi l'allegato A – Interrogazioni a risposta immediata), per un minuto.

  MILENA SANTERINI. Signora Presidente, signor Ministro, gli Archivi sono un bene della nazione, sono il deposito della memoria del nostro Paese, ma questo settore nascosto, molte volte, è in sofferenza, in particolare per la mancanza di archivisti. Forse, quasi il 95 per cento dei nostri archivisti in pochi anni andrà in pensione; sono 621, oggi, e hanno quasi tutti più di cinquant'anni.
  Quindi, io chiederei, poiché il settore è in sofferenza e abbiamo bisogno di sostituire i vecchi archivisti, diciamo così, anche e soprattutto per una formazione dei più giovani, per la digitalizzazione del patrimonio, quali iniziative il Ministero intenda condurre.

  PRESIDENTE. Il Ministro dei beni e delle attività culturali e del turismo, Dario Franceschini, ha facoltà di rispondere.

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  DARIO FRANCESCHINI, Ministro dei beni e delle attività culturali e del turismo. Ringrazio l'onorevole Santerini perché ci dà l'occasione di portare in Aula la situazione difficile degli Archivi.
  Gli Archivi sono il deposito della memoria del Paese. Sono 116 gli Archivi dello Stato, tutta la vigilanza è affidata alle sovrintendenze archivistiche che, oggi, hanno acquisito anche la competenza, in base ad una nuova norma di legge, che riguarda le biblioteche.
  In base all'articolo 16 del decreto-legge n. 78 del 2015, peraltro, è prevista la possibilità che le province, in fase di scioglimento, possano versare i loro archivi presso gli Archivi di Stato, quindi, questo aumenterà, ovviamente, le esigenze di spazi e di personale.
  Attualmente sono utilizzati, come sedi di istituti archivistici, 238 immobili, di cui 137 sono, purtroppo, in locazione passiva. Oltretutto, sono locali, come è evidente, che richiedono condizioni particolari, in base alle normative di sicurezza, di impianti tecnici, di adeguamento, di rispetto di specifici standard. Nelle risorse riferite alla manutenzione del nostro patrimonio abbiamo destinato 25 milioni di euro per il triennio 2016-2018, in particolare per la sicurezza, e stiamo cercando, attraverso una serie di operazioni, in particolare con l'Agenzia del demanio, su altri immobili di proprietà pubblica, di ridurre il più possibile i canoni di locazione che oggi sono pari a 17,7 milioni annui.
  Abbiamo fatto due cose che vanno nella direzione che l'interrogante sollecita: nella legge di stabilità, oltre alle procedure in atto in tutta la pubblica amministrazione, cioè la mobilità volontaria e il passaggio dei ruoli dalle amministrazioni provinciali allo Stato, è prevista una norma in deroga ai criteri generali del turnover nella pubblica amministrazione: è l'articolo 1, comma 328, della legge di stabilità che autorizza l'assunzione, a tempo indeterminato, per il Ministero, di 500 funzionari inquadrati nella terza area del personale non dirigenziale. Questo consente di coprire tutti i posti vacanti in pianta organica rispetto a quell'area e una parte rilevante di questa sarà la copertura di tutti i posti vacanti di terza area degli archivisti.
   Naturalmente sappiamo, perché quello che lei dice è vero, che l'età media è avanzata e quindi copriamo i posti vacanti attualmente, ma nel frattempo andranno in pensione altre persone e non possiamo lasciare gli archivi senza il personale specializzato. Peraltro, servirebbe un periodo di contestuale presenza per poter trasferire il know how da una generazione all'altra. È, quindi, evidente che nella prossima legge di stabilità, se ci sarà la volontà del Parlamento di consentirci di incrementare questo numero di 500, a quel punto, il concorso sarà sostanzialmente completato e questo ci consentirà di coprire gli ulteriori posti che si saranno resi vacanti in pianta organica.
  Aggiungo: nell'aumento di risorse del mio Ministero, la scelta che abbiamo fatto – finalmente un aumento di risorse al Ministero dei beni culturali – è stata non di destinarle ai settori tradizionali forti, come per esempio, lo spettacolo dal vivo, il FUS, ma di destinarle alle strutture che sono state molto impoverite in questi anni, eppure sono così importanti. Quindi, gli archivi, le biblioteche, gli istituti storici e gli istituti del Ministero hanno avuto da raddoppiate a triplicate le risorse rispetto all'anno precedente. Non è sufficiente, ma è veramente una boccata d'ossigeno che era attesa da anni.

  PRESIDENTE. La deputata Santerini ha facoltà di replicare.

  MILENA SANTERINI. Grazie della risposta, signor Ministro. Io so che c’è attenzione al Ministero per questo problema, che però è veramente grande. Lei appunto ha elencato non solo il problema del personale, ma anche quello della manutenzione e quello dei locali, dei magazzini, in cui si spendono milioni di euro per gli affitti. Questi problemi sono collegati perché, per poter ridurre tutta la mole di documenti che abbiamo, dobbiamo selezionarli e, per selezionarli, ci vogliono gli archivisti.

[Sergio P. Del Bello]

LaNotizia Giornale.it, 04/04/2016

I topi si pappano i documenti dell’archivio.
E Montecitorio spende 100mila euro per derattizzare

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UN DEPOSITO IN AFFITTO
Il discorso qui, però, è soprattutto un altro. L’unica cosa ad andare in fumo, infatti, piuttosto che la carta è la digitalizzazione, come detto. Basti questo: per i depositi di Castelnuovo di Porto – poiché non sono di proprietà pubblica – spendiamo di fitto qualcosa come 688mila euro all’anno. Mica male, insomma. Ma non è questo l’unico esempio. Come La Notizia ha già documentato, infatti, sono 287 gli immobili utilizzati per conservare atti e documenti (vecchi anche di 60 anni). Pile e pile di fascicoli che occupano una superficie complessiva di 137.754 metri quadrati. Una montagna di carta conservata in locali, tutti ovviamente privati. Tanto che, di fitto, complessivamente spendiamo qualcosa come 4,8 milioni di euro, nonostante ci sia una legge (del 2001) che invita le varie amministrazioni a mettere in campo strategie per rimuovere documenti ormai inutili, per fare spazio e risparmiare. Peccato che, a proposito di carta, la legge sia rimasta solo su questa senza di fatto diventare realtà. Con la conseguenza che faldoni e atti sono un bocconcino prelibato per i topi. E ora occorre disinfestare in gran corsa.
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Passiamo al ministero dei Beni Culturali. Qui è stata inviata un’apposita circolare per una richiesta istruttoria sugli archivi di deposito. Peccato però che a rispondere siano stati solo 96 uffici su un totale di 272. Neppure la metà. Le istituzioni, insomma, latitano. E i topi ballano.

[Sergio P. Del Bello]

Mibact, Bianchi: Agenzia demanio verificherà nuove sedi archivi

Presenza immobili idonei

Roma, 9 mar. (askanews) - "L'Agenzia del Demanio ha messo a conoscenza il nostro ministero della disponibilità ad un ulteriore approfondimento per verificare la presenza di beni immobili demaniali liberi e idonei ad ospitare un Archivio di Stato. Potrebbero esserci, infatti, secondo l'auspicio dell'Agenzia, altri immobili disponibili dismessi dalla Difesa. Pertanto gli Istituti archivistici che utilizzano immobili a pagamento, e che non sono nel Piano di razionalizzazione, devono fare nuovamente richiesta per una nuova sede". Lo ha detto Dorina Bianchi, sottosegretario ai Beni culturali, in risposta a una interrogazione in VII Commissione Istruzione e beni culturali al Senato.

"Il piano di razionalizzazione delle sedi degli archivi, che ha tra gli obiettivi la riduzione della spesa pubblica, è in fase di attuazione. È ipotizzabile, infatti, - ha concluso - utilizzare le ex caserme dismesse come sedi degli Archivi di Stato ma devono però essere messe a norma in conformità alle leggi italiane. Serve, dunque, un importante investimento finanziario e, pertanto, il loro utilizzo deve essere oggetto di una attenta valutazione".

[Sergio P. Del Bello]

ForumPA, 17/02/2016 di Gianni Penzo Doria, Direttore Generale dell’Università degli Studi dell’Insubria

Gli archivi di deposito e la spending review nella relazione della Corte dei Conti

Un commento alla relazione della Corte dei Conti - Sezione centrale di controllo sulla gestione delle amministrazioni dello Stato "Gli archivi di deposito delle amministrazioni statali e la spending review”, approvata con Deliberazione 30 dicembre 2015, n. 17/2015/G.

La relazione "Gli archivi di deposito delle amministrazioni statali e la spending review” esamina lo stato di attuazione delle disposizioni contenute nel DL 6 luglio 2012, n. 95, convertito con modificazioni nella legge 7 agosto 2012, n. 135 e, in particolare, dell’art. 3 in materia di razionalizzazione del patrimonio pubblico e riduzione dei costi per locazioni passive.
Il comma 9 di tale articolo, infatti, aveva introdotto all'art. 2, comma 222, della legge 23 dicembre 2009, n. 191 (Finanziaria 2010) il comma 222-bis e il comma 222-ter. Quest’ultimo così recita: "Al fine del completamento del processo di razionalizzazione e ottimizzazione dell’utilizzo, a qualunque titolo, degli spazi destinati all'archiviazione della documentazione cartacea, le Amministrazioni statali procedono entro il 31 dicembre di ogni anno, con le modalità di cui al decreto del Presidente della Repubblica 8 gennaio 2001, n. 37, allo scarto degli atti di archivio.
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2. Archivi e spending review
3. La memoria accumulo e la memoria critica nelle responsabilità dirigenziali
4. Gli strumenti per la tenuta legale dei documenti
5. La presenza degli archivisti negli organici
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[Sergio P. Del Bello]

LaNotiziaGiornale.it, di @CarmineGazzanni, 10/02/2016

Affittopoli di carta. Per gli archivi di Stato bruciamo milioni per immobili dove custodire documenti.
La digitalizzazione resta un miraggio

Prendiamo 287 immobili e riempiamoli di atti, documenti e fascicoli di ogni tipo, alcuni vecchi anche di 60 anni. E lasciamoli lì, abbandonati. Pile e pile di fascicoli che occupano una superficie complessiva di 137.754 metri quadrati. E poi, a conclusione del quadro, spendiamo qualcosa come 4,8 milioni di euro per l’affitto di questi immobili, nonostante ci sia una legge (del 2001) che invita le varie amministrazioni a mettere in campo strategie per rimuovere documenti ormai inutili, per fare spazio e risparmiare. Nell’epoca della politica 2.0, del premier smart tutto tweet e selfie, sembrerebbe uno scherzo. E invece no: la vicenda, per quanto grottesca sia, è raccontata in un corposo dossier della Corte dei conti. ...

[Sergio P. Del Bello]

“Spending review”:
l’indagine della Corte dei conti sulla razionalizzazione degli archivi cartacei

Con la Delibera n. 17 del 30 dicembre 2015, la Sezione di controllo sulla gestione delle Amministrazioni dello Stato ha reso nota l’indagine che ha condotto sullo stato di attuazione delle disposizioni contenute nel Dl. n. 95/12 (convertito con modificazioni dalla Legge n. 133/12) in materia di “razionalizzazione ed ottimizzazione dell’utilizzo, a qualunque titolo, degli spazi destinati all’archiviazione della documentazione cartacea”.

In particolare, è emerso che, a distanza di 3 anni dall’entrata in vigore delle predette disposizioni, il sistema prefigurato dal Legislatore per garantire lo scarto annuale da parte delle Commissioni di sorveglianza non è stato ancora impostato per difficoltà incontrate nell’attuazione dell’impianto normativo. L’attenzione posta dalle singole Amministrazioni alla tematica delle attività di scarto è risultata inadeguata e sono comunque generalmente mancati interventi efficaci.

Tuttavia, la Presidenza del Consiglio dei ministri e il Ministero dei Beni e delle Attività culturali e del Turismo si sono mostrati disponibili ad avviare iniziative concrete per l’avvio delle attività di scarto.

La Sezione ha anche sottolineato che l’Agenzia del Demanio, direttamente interessata al processo di riunificazione, ha rappresentato, sin dal 2013, l’impossibilità di intraprendere il percorso di accorpamento degli archivi di deposito, in assenza di una norma che ne autorizzasse l’azione nei confronti delle Amministrazioni statali e le assegnasse le risorse necessarie per rifunzionalizzare gli immobili governativi disponibili e/o edificare nuove strutture.

Un ultimo approfondimento è stato effettuato sul portale P.A. gestito dal predetto Ente, ed in particolare sui dati concernenti gli immobili destinati (ad uso esclusivo e non) ad archivio di deposito, il cui esame ha fatto emergere2 ulteriori problematiche. La prima riguarda la limitata attenzione con cui vengono caricati i dati che potranno servire all’Agenzia per le elaborazioni necessarie a progettare i poli archivistici; la seconda, la preponderanza degli spazi destinati ad archivio di deposito presso gli immobili aventi finalità diverse, non analizzati dall’indagine per non gravare le Amministrazioni controllate con supplementi istruttori troppo onerosi.
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