Universita' e nuovi statuti. Riorganizzazioni e archivi

[Direttivo ANAI Lomb.]

Il tema sollevato da Augusta Franco è significativo per tutte le Università italiane.
Già nel corso dello scorso anno avevo personalmente sollecitato i colleghi archivisti, che operano nelle università aderenti a Titulus, ad affrontare la revisione dei Titolari in uso proprio per le modifiche introdotte dalla Legge 240/2010 e dai conseguenti Statuti.
Nel corso di una recente riunione di programmazione dell'attività per il miglioramento del software che supporta la gestione dei sistemi documentali negli atenei aderenti a Titulus è stata finalmente affrontata la questione demandando ad un apposito gruppo di lavoro la revisione dei Titolari in uso.
Gianni Penzo Doria, il coordinatore storico dei gruppi di lavoro di Titulus, anche della precedente esperienza di revisione dei Titolari delle Università (I calzini del Principe Carlo), passando il testimone mi ha affidato l'onere di coordinare il gruppo in fase di costituzione, che, coinvolgendo gli archivisti universitari che operano sul campo e la Direzione Generale per il suo ruolo di vigilanza sugli archivi universitari, dovrà produrre i Titolari aggiornati e coerenti con lo spirito della Legge e dei nuovi Statuti.
Per favorire lo svolgersi dei lavori, il gruppo si avvarrà del supporto organizzativo nell'ambito del progetto UNIDOC che comprenderà un apposito evento di presentazione dei risultati ottenuti. Successivamente i nuovi Titolari verranno adottati dalle Università e Kion, società di Cineca, tradurrà in una evoluzione del software di gestione Titulus, i risultati ottenuti.
Cordialmente

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Università Iuav di Venezia
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Monica Martignon
Responsabile archivio di ateneo
Tolentini - Santa Croce 191
I-30135 Venezia (Italia)
e-mail monicam@iuav.it
tel +39.041.257.1748
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skype monica.martignon <monica.martignon@skype.it>

Sent: Monday, April 02, 2012 11:44 AM
Subject: Re: [Archivi 23] Università e Statuti



Cara Monica,
credo che l'aggiornamento del Titolario di classificazione sia uno dei tanti, ma forse non quello più importante dei problemi.
Nel mio Ateneo lo Statuto è stato approvato e gli organi stanno per decidere in che data far partire la nuova organizzazione e la questione interessa non solo gli archivi ma anche la gestione dei bilanci.

Per quanto riguarda gli aspetti esclusivamente archivistici avremo:
a) una serie di strutture (Facoltà e Dipartimenti) che scompaiono;
b) una serie di Dipartimenti che assorbono altri Dipartimenti, ma non
cambiano la loro denominazione;
c) una serie di Dipartimenti che assorbono altri Dipartimenti e che cambiano
la loro denominazione;
d) nuove strutture che nascono ex novo.

Le conseguenze da esaminare sono, per quanto attiene i registri di
protocollo:
1)dovrebbero essere chiusi i registri di protocollo alla data di disattivazione della struttura per le strutture di cui ai punti a) e c), disattivando tutti gli utenti abilitati;
2)dovrebbero essere aperti i registri di protocollo alla data di attivazione delle strutture di cui ai punti c) e d), abilitando nuovi utenti;
3)dovrebbero essere ampliate le abilitazioni di visualizzazioni dei documenti registrati anche sui registri di protocollo delle strutture assorbite, per gli utenti delle strutture di cui al punto b)
4)per quegli utenti provenienti dalle strutture che hanno costituito i dipartimenti di cui al punto c), bisognerà consentire la visualizzazione anche sui registri chiusi.

Dal punto di vista informatico, bisognerà valutare la ottimizzazione del processo per il trasferimento dei documento e/o dei fascicoli dei procedimenti in corso che dovrebbero passare da "un registro chiuso di una Area Organizzativa Omogenea" ad un altro "registro di una diversa Area Organizzativa Omogenea", ma non so se la KION si è posta il problema e sta studiando una funzionalità del software Titulus per poterlo fare.

Per quanto riguarda gli archivi cartacei, a mio parere, sarebbe opportuno che si provvedesse:
A) al versamento dell'archivio morto della struttura disattivata all'archivio di deposito;
B) al trasferimento delle pratiche in corso dalla struttura disattivata alla struttura che ne eredita le competenze.

Dal punto di vista archivistico e contabile sarebbe più semplice far partire l'applicazione della Riforma Gelmini dal 1 gennaio del 2013, ma credo che non si possa fare e la sua attuazione non sarà indolore.
Rosa Lucia Romano

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Rosa Lucia Romano
Ceda - Sezione Gestione Flussi Documentali, Archivi e Protocollo Informatico
Seconda Università di Napoli
Via De Gasperi, n. 55
80100 Napoli
tel. 0815667017
fax 0815667013

[Direttivo ANAI Lomb.]

Cari colleghi,

mi rivolgo, in particolare, ai colleghi delle Universita' per proporre un
confronto sul tema delle questioni archivistiche da affrontare e le azioni
da mettere in atto con l'attuazione dei nuovi statuti e le conseguenti
riorganizzazioni - fusioni, accorpamenti e trasformazioni - delle strutture.

Sicuramente qualche Universita' ha gia' affrontato la situazione, altre
staranno pianificando.

Penso che, pur non trattandosi di procedure inedite, la complessita' e
straordinarieta' della situazione e' data dall'ampiezza e simultaneita'
delle azioni e dalla necessita' di un coordinamento.

Che ne pensate?



Cordiali saluti,

Augusta Franco


30/3/2012
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