Questione: selezione e scarto atti archivio ASL

[Sergio P. Del Bello]

Mi sembra del tutto corretto quanto riferito dalla collega Rosa Lucia Romano
dell'università di Napoli su Archivi23 (15/10/2009) in merito alla scelta di scartare
le buste paga prima dei 40 anni se non esiste altra documentazione dalla quale
sia possibile rinvenire l'ammontare, per ciascun dipendente, dei pagamenti
previdenziali versati.

Sergio P. Del Bello

[ANAI Lombardia]

Messaggio da Archivi23 del 14/10/2009
con consenso dell'autore

Date: Wed, 14 Oct 2009 09:36:43 +0200
From: "Guastalla Anna" Anna.Guastalla@apss.tn.it

Buongiorno,
alla prima domanda non so rispondere, credo
dipenda dal carico di lavoro di ciascuna
Soprintendenza rispetto ai funzionari in servizio.
2)In provincia di Trento la proposta di scarto
consiste in una lettera di trasmissione alla
Soprintendenza e uno o più allegati che elencano
le diverse tipologie di documentazione per le
quali si richiede l'autorizzazione allo scarto.
Credo quindi che cominciare dall'elencazione delle tipologie vada bene.
3) Noi elenchiamo un'unica voce per tipologia e
indichiamo l'arco cronologico e il peso: dunque
se le buste paga sono una grande massa dovrebbe
essere sufficiente indicare l'arco cronologico
per il quale richiede l'autorizzazione e il peso.
4) L'APSS sta aggiornando il Manuale di
conservazione e la voce sui concorsi è stata così
modificata (ma non ancora ufficialmente approvata con deliberazione):

Fascicolo concorso a conservazione illimitata
1) Copia deliberazione di indizione con bando allegato
2) Copia deliberazione ammissione candidati
3) Copia deliberazione nomina commissione esaminatrice
4) Verbale originale concorso e copie
deliberazioni di approvazione atti e dichiarazione vincitori
5) Eventuale copia delibera di revoca del concorso

Fascicolo concorso, documentazione da conservare
per 10 anni dalla conclusione del concorso
(perché tutto riassunto nel verbale):
richiesta pubblicazione e pubblicazione BUR;
richiesta pubblicazione e pubblicazione Gazzetta
Ufficiale; comunicazione esclusione per carenza
requisiti/fuori termine; richieste designazioni
componenti Provincia Autonoma di Trento e
designazioni componenti PAT; lettere convocazione
candidati; lettere comunicazione insufficienza
prove; lettere comunicazione vincitori, idonei,
insufficienti; lettera di trasmissione per la
restituzione documenti depositati in originale;
documentazione segretario del concorso (appello,
prove, ecc.); domande e documentazione allegata.

Noi abbiamo però previsto un'ampia campionatura
così strutturata: un concorso completo di tutta
la documentazione (anche quella a conservazione
decennale) per ciascuna tipologia concorsuale.
Poiché con DPR 10 dicembre 1997 n. 483 cambia la
disciplina concorsuale dei dirigenti, si conserva
l'ultimo concorso espletato con la vecchia
regolamentazione ed il primo espletato con quella
nuova. Poiché con DPR 27 marzo 2001 n. 220 cambia
la disciplina concorsuale del personale non
dirigenziale, si conserva l'ultimo concorso
espletato con la vecchia regolamentazione ed il
primo espletato con quella nuova.

In pratica preferiamo fare una campionatura
prudenzialmente ampia considerando che l'archivio
deve garantire anche la memoria del cambiamento
dell'ente. Campioniamo dunque un concorso per
ciascuna delle nuove professioni sanitarie e
amministrative al fine di tracciare anche la
storia delle denominazioni delle diverse figure
assunte (Aiuto corresponsabile ospedaliero (ora
dirigente medico), Operatore professionale
coordinatore (ora caposala), Operatore tecnico
addetto all'assistenza (OTA), Farmacista
coadiutore, Operatore professionale collaboratore
infermiere, Assistente sociale
collaboratore/coordinatore, Programmatore,
Tecnico di radiologia, Geometra, Operatore
professionale terapista della riabilitazione,
Operatore professionale collaboratore vigilatrice
d'infanzia, Dirigente di primo livello
[specialità...], Operatore professionale
collaboratore tecnico di angiocardiochirurgia,
Operatore professionale collaboratore
audiometrista, Assistente tecnico perito
elettronico, Dirigente ingegnere civile,
Dirigente statistico, Dirigente analista,
Dirigente farmacista di primo livello, Dirigente
veterinario, Collaboratore amministrativo
professionale - settore economico, Collaboratore
amministrativo professionale - settore
amministrativo legale, Operatore socio sanitario
(OSS), Collaboratore amministrativo professionale
- settore archivistico!!! ... e molti altri che a
questo punto, data la lunghezza della risposta, vi risparmio).


Buon lavoro!
Anna Guastalla

Azienda Provinciale per i Servizi Sanitari
Servizio Affari generali e legali
Via Degasperi, 79
38100 Trento

[ANAI Lombardia]

Messaggio da Archivi23 del 12/10/2009

Date: Mon, 12 Oct 2009 05:32:58 -0700 (PDT)
From: claudia curcio curciocla@yahoo.it

Buongiorno,
Avrei alcune informazioni su come procedere per
lo scarto di documentazione dell'archivio dell'ASL
Ho chiesto ai dirigenti che il primo passo era di
contattere la soprintendenza e nell'attesa sto
facendo un censimento della documentazione presente.
Possiedo soltanto il massimario di selezione e un titolario delle Asl.
La documentazione è messa sommariamente su
scaffali e sul pavimento, non ho molto spazio per
muovermi e a quanto pare nessun'altra alternativa.
le mie domande sono:
1. Quanto ci impiegherà la soprintendenza a venire?
2. posso iniziare a fare le proposte di scarto?
3. Le buste paga che sono cospicue, posso fare
un'unica proposta che valga per le buste paga di un determinato anno?
4.Anche i concorsi revocati devono essere
conservati illimitatamente, come prescritto nel massimario?

Forse queste domande possono sembrare sciocche ma
con la mia inesperienza davanti a tanto caos, non so come comportarmi.

Grazie
Claudia Curcio

Buongiorno,

Le confermo il consenso a pubblicare la mia richiesta di informazioni sul forum archiviando,

La ringrazio
e Le porgo cordiali saluti

Claudia Curcio