Conservazione digitale: parliamone e informiamoci

[Sergio P. Del Bello]

Si è tenuto il 03/12/2015 a Roma, promosso da AGID una riunione del

Forum della conservazione

Qui considerazioni sul forum di Nicola Savino

Qui l'elenco degli iscritti

Con l’istituzione del Forum, AgID intende creare uno spazio di confronto sulle problematiche di attuazione dei sistemi di conservazione conformi alle disposizioni di legge e sui conseguenti aspetti tecnici
Nasce il Forum della conservazione dei documenti informatici
Il Forum ha il compito di diffondere un’adeguata informazione sulla conservazione dei documenti informatici. Le tematiche di interesse saranno approfondite da specifici gruppi di lavoro.

Oltre ai referenti dei conservatori accreditati, al Forum possono partecipare rappresentanti di pubbliche amministrazioni, di università, di associazioni di professionisti di settore, di associazioni di categoria e di associazioni di fornitori di tecnologie e sistemi per la conservazione.

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23/12/2015, AgID
Pubblicato il resoconto della prima riunione del Forum conservazione del 3 dicembre 2015, che ha visto una rilevante partecipazione da parte dei soggetti iscritti appartenenti a pubbliche amministrazioni centrali e locali, alle università, a soggetti accreditati da AgID a svolgere la conservazione e ad aziende private che si occupano di conservazione di documenti informatici.

Nel corso dell’incontro è emersa l’esigenza di approfondire questioni specifiche sulla conservazione.

A tal fine Agid ha deciso di costituire i primi quattro gruppi di lavoro comunicando agli iscritti i temi da affrontare e indicando le modalità di partecipazione agli stessi.

[Sergio P. Del Bello]

Parer, 13/11/2015

E-ARK, per una conservazione digitale più sostenibile

Un progetto europeo mira a rendere più economiche le attività di versamento, conservazione e accesso ai documenti digitali. Nell’ambito delle sue attività, sono stati realizzati diversi documenti a carattere operativo, liberamente scaricabili on line

Il progetto europeo E-Ark è promosso per rendere più sostenibili le attività di versamento, conservazione e accesso ai documenti digitali. L’iniziativa viene promossa nel corso del triennio 2014-2017 e mira al raggiungimento di questo obiettivo principale puntando su tre aspetti particolari: la standardizzazione delle procedure con cui le organizzazioni esportano e trasferiscono le informazioni negli archivi digitali, la fornitura di formati aperti per la conservazione a lungo termine e lo sviluppo di nuove interfacce per l’accesso ai contenuti digitalizzati.

Nell’ambito del progetto, sono già stati realizzati alcuni documenti operativi. Tra gli altri, un report sulle best practice in materia di conservazione digitale; uno studio sullo scenario normativo di riferimento in ambito internazionale, specie per quanto riguarda le attività di collaborazione tra organizzazioni di Paesi diversi; una pubblicazione sui formati attualmente disponibili e le relative restrizioni; e una analisi sulla qualità dei servizi di accesso attualmente esistenti e i desiderata a riguardo da parte dei loro fruitori.
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[Sergio P. Del Bello]

Sono molto perplesso della nuova edizione di OMATforum 2015

Gestione documentale e Conservazione Sostitutiva,
4 novembre 2015, ore 09 – 13
Doria Grand Hotel, viale Andrea Doria 22, Milano

Affrontare due temi così impegnativi e complessi in una sola giornata
e, sopratutto, senza aver invitato un archivista fra i relatori mi sembra
proprio molto problematico e restrittivo.

Purtroppo non è la prima volta che gli archivisti vengono esclusi
in appuntamenti di questo genere.
Siamo noi incapaci di farci valere o il nostro ruolo non è così rilevante?

[Sergio P. Del Bello]

ForumPa, 26/10/2015, di redazione

La PA è pronta al cloud? Partecipa al questionario dell'Osservatorio Cloud per la PA

L'Osservatorio Cloud per la Pubblica Amministrazione, giunto al quarto anno di ricerca, si propone di monitorare il percorso verso il Cloud intrapreso dagli enti e di individuare le best practices, con l'obiettivo di identificare trend e approcci che incoraggiano la diffusione del Cloud all'interno della Pubblica Amministrazione.

Per rispondere a tale obiettivo l'Osservatorio coinvolge i Provider ICT e i diversi enti della Pubblica Amministrazione nella Ricerca attraverso una breve survey i cui risultati verranno presentati al Convegno finale.

Per partecipare alla survey, cliccare qui
Il Convegno di presentazione dei risultati della Ricerca 2015 dell'Osservatorio Cloud per la Pubblica Amministrazione, promosso dalla School of Management del Politecnico di Milano, si terrà il prossimo 11 Novembre a Roma

La partecipazione al Convegno è gratuita.

[Sergio P. Del Bello]

Pubblicata, s.d., sul sito dell'Agenzia una brochure informativa sulla conservazione dei documenti informatici
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[Sergio P. Del Bello]

http://blog.interact.it/, 26/10/2015

Digital preservation in the cloud

L’utilizzo del cloud storage e della conservazione digitale è un’esigenza crescente nel settore della PA dove l’utilizzo di archivi digitali è diventato fondamentale sia per la mole di documenti prodotti che per l’utilizzo degli stessi in ottica di condivisione dei dati con tutte le altre Istituzioni e in alcuni casi con i cittadini.

Ecco quindi che entra in gioco la digital preservation che abbraccia due tipologie di contenuti, quelli non ancora digitalizzati e quelli nativi digitali quindi la quantità di spazio richiesto è molto importante.

Inoltre la digital preservation per la PA prende in considerazione sia la sicurezza dei dati e dei contenuti digitali che la razionalizzazione degli investimenti, che vengono perfettamente dimensionati in base alle esigenze. Questo non è invece possibile nel caso in cui la PA decida di investire in infrastrutture hardware interne.

Cos’è la Long-Term Digital Preservation?

La Long-Term Digital Preservation implementation è l’insieme delle metodologie e tecnologie che assicurano la corretta conservazione nel tempo degli asset digitali in modo che rimangano sempre accessibili e utilizzabili anche dopo cambiamenti tecnologici. La long-term digital preservation è strettamente legata alle caratteristiche base dei servizi in cloud computing quali:

Back-up: dati memorizzati su supporti di memorizzazione non volatile ai fini di recupero nel caso in cui la copia originale dei dati è perso o diventa inaccessibile.
Disaster recovery: recupero dei dati e accesso ai dati attraverso un processo globale di impostazione di un archivio ridondante con il recupero dei dati operativi per continuare le attività dopo una perdita totale o parziale
Digital Archive: repository di archiviazione o sicurezza dei dati per conservare e proteggere le informazioni digitali dei dati per periodi di tempo inferiore a quello di conservazione dei dati a lungo termine. ...
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[Sergio P. Del Bello]

ForumPA, 21/10/2015 di Andrea Lisi e Sarah Ungaro*

Una riflessione critica in relazione alle recenti istruzione Agid in merito ad un quesito rimasto irrisolto:
chi è responsabile di eventuali alterazioni dell’estrazione di dati relativa al registro giornaliero di protocollo inviato in conservazione?

Conservazione del registro giornaliero di protocollo: luci e ombre del documento AgID

Nell'ambito della collaborazione con lo Studio legale Lisi presentiamo un articolo di Andrea Lisi e Sarah Ungaro che si sofferma sul documento di istruzioni relative alla conservazione del Registro giornaliero di protocollo. In particolare gli autori sollevano alcune criticità relative alla sottoscrizione con firma digitale: il Responsabile della conservazione è o no responsabile anche del contenuto del registro?

A cinque giorni dalla scadenza dell’11 ottobre per l’adeguamento obbligatorio dei sistemi di gestione documentale delle amministrazioni pubbliche alle Regole tecniche sul protocollo informatico - di cui al DPCM 3 dicembre 2013 - l’Agenzia per l’Italia digitale ha pubblicato, seppur ai limiti dell’intempestività (la notizia è stata data il 6 ottobre ndr), le istruzioni relative alla produzione e alla conservazione del Registro giornaliero di protocollo, con l’evidente intento di chiarirne alcuni aspetti operativi.

Il documento è sicuramente molto utile nell’effettuare una ricognizione dei riferimenti normativi e nel chiarire alcuni aspetti tecnici che devono mettersi in atto per trasmettere il registro giornaliero di protocollo al sistema di conservazione entro la giornata lavorativa successiva [1], tuttavia alcuni passaggi non risultano condivisibili e sono potenzialmente pericolosi per una corretta definizione dei profili di responsabilità ...

[Sergio P. Del Bello]

Agid Agenzia per l'Italia Digitale

Conservazione: pubblicate le istruzioni per il registro giornaliero di protocollo
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[Sergio P. Del Bello]

Agenda Digitale, 05/10/2015:

Documenti PA
Due responsabili distinti per Conservazione e Gestione documentale: come possono collaborare?

Vediamo quali sono le differenze, i punti di contatto e le peculiarità di queste due figure fondamentali, che rappresentano per le Pubbliche Amministrazioni e per le aziende una nuova gestione digitale dei documenti e dei dati
di Nicola Savino, Ceo e Presidente Seen Solution e Rossella Ragosta, Digital Legal Consultant Seen Solution

Il Responsabile della conservazione digitale dei documenti è una figura strategica è fondamentale oltre che obbligatoria per ogni ente pubblico, aziendale o studio professionale. Tale figura è il manager di tutti i flussi informatici e documentali, sia in entrata che in uscita, ne modella il ciclo di vita e ne garantisce la conservazione nel tempo, anche ai fini di una loro validità giuridica e probatoria. La professionalità del Responsabile della conservazione riveste dunque un ruolo fondamentale all'interno di PA e aziende.

Diversamente, secondo le nuove Regole tecniche per la conservazione dei documenti informatici (2014), “il Responsabile della Gestione Documentale o il Responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi assicura la trasmissione del contenuto del pacchetto di versamento, da lui prodotto, al sistema di conservazione secondo le modalità operative definite nel manuale di conservazione”.

Infatti, il primo si occupa della fase della sua conservazione digitale. Invece il Responsabile di Gestione Documentale risponde della fase di produzione del documento informatico, naturalmente operando congiuntamente.

Ora ci si chiede: il Responsabile della Conservazione digitale e il Responsabile della Gestione Documentale possono essere esterni alla PA, azienda o impresa? Questi possono a loro volta delegare?

Analizzando la normativa non si può escludere come il legislatore abbia descritto minuziosamente i singoli ...
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[Sergio P. Del Bello]

Parere, 29/09/2015

Amministrazioni di altre regioni: come attivare la conservazione

Per attivare la funzione di conservazione, le Amministrazioni situate al di fuori del territorio della regione Emilia-Romagna devono stipulare con ParER un Accordo di collaborazione che prevede anche la corresponsione di un importo annuale – a mero titolo di rimborso delle spese sostenute dal ParER – definito sulla base del tariffario stabilito da ParER.

Si fa presente, però, che, essendo attualmente in fase di revisione sia il testo dell’accordo di collaborazione che il tariffario, la stipula di nuovi accordi con enti situati fuori dal territorio regionale è sospesa fino a gennaio 2016.

Si invitano pertanto gli enti a sospendere o a non procedere all’approvazione di accordi in tutti i casi in cui il testo dell’accordo da approvare non è stato scaricato dal sito o fornito direttamente da ParER.

Gli enti già in possesso dello schema di accordo possono invece proseguire la procedura.