Conservazione digitale: parliamone e informiamoci

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Messaggioda Sergio P. Del Bello » 26/01/2019, 20:45

AgendaDigitale, Giovanni Manca, consulente, Anorc, 23/01/2018

Gli standard di conservazione con il regolamento eIDAS: che c’è da sapere

Il lavoro di standardizzazione di ETSI in relazione all’articolo 34 del regolamento eIDAS affronta nello specifico il tema della conservazione di lungo periodo delle firme digitali e dei dati, stabilendo i parametri entro cui agire correttamente.

Indice degli argomenti
L’analisi dell’articolo 34
Gli scenari analizzati
Conservazione non significa convalida
Differenza tra profilo e schema di conservazione
Conservazione e archiviazione
Conclusioni

...
Conservazione e archiviazione
Concludiamo questo articolo con l’analisi del paragrafo dello standard che affronta il cruciale tema delle differenze e relazioni tra un servizio di conservazione e un servizio di archiviazione.
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Messaggioda Sergio P. Del Bello » 25/01/2019, 1:37

AgendaDigitale, 23/01/2018, Giovanni Manca, consulente, Anorc

Gli standard di conservazione con il regolamento eIDAS: che c’è da sapere

Il lavoro di standardizzazione di ETSI in relazione all’articolo 34 del regolamento eIDAS affronta nello specifico il tema della conservazione di lungo periodo delle firme digitali e dei dati, stabilendo i parametri entro cui agire correttamente

Una recente consultazione pubblica ha reso disponibile il lavoro di standardizzazione di ETSI in materia di conservazione digitale di lungo periodo, in conformità all’articolo 34 del regolamento eIDAS.

Le specifiche pur essendo nello stato di stable draft possono essere ancora modificate dal gruppo di lavoro ETSI ma la loro analisi già consente di comprendere quale saranno le regole tecniche comunitarie che renderanno applicabile il sopra citato articolo 34 del regolamento eIDAS.

Per quel lettore meno pratico di normativa comunitaria è utile ricordare che la definitiva pubblicazione degli standard non implica automaticamente alcun obbligo per gli Stati membri. Gli obblighi trans nazionali e settoriali sono stabiliti mediante atti di esecuzione della Commissione Europea in conformità al paragrafo 2 del già citato articolo 34.


Indice degli argomenti

L’analisi dell’articolo 34
Gli scenari analizzati
Conservazione non significa convalida
Differenza tra profilo e schema di conservazione
Conservazione e archiviazione
Conclusioni
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Messaggioda Sergio P. Del Bello » 21/09/2018, 7:24

Cantieri della PAdigitale, 24/07/2018, Giovanni Manca, vice presidente Anorc

Documenti digitali, perché conservarli nel pacchetto di archiviazione

In merito alla conservazione a norma di legge come prescritta dal Codice Dell’ Amministrazione Digitale (CAD), DL 82/2005 e dalle specifiche Regole Tecniche, DPCM 03-12-2013, ci si è posti la domanda se un Pacchetto di Archiviazione (PdA) debba necessariamente essere una struttura informativa fisicamente autoconsistente, contenente, cioè, uno o più Pacchetti di Versamento (PdV) e il relativo file Indice (IPdA) conformemente allo standard UNISInCRO.

In altre parole:
E’ lecito ed è qualitativamente apprezzabile che i documenti informatici conservati siano solo riferiti all’interno degli IPdA e quindi che la struttura informatica dei PdA possa non contenere fisicamente gli oggetti che devono essere conservati?
Nel caso di risposta positiva alla domanda precedente (i.e.: PdA costruiti con strutture informatiche non auto consistenti), è lecito ed è qualitativamente apprezzabile che i documenti oggetto di conservazione non siano presenti nel sistema di conservazione ma memorizzati in altri sistemi esterni al sistema di conservazione oggetto di certificazione AGID?
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Aspetti ontologici
Il conservato – Se si deve conservare qualcosa, si conserva quella cosa e auspicabilmente anche le informazioni che mi aiutano a comprenderne il significato, il valore e che mi aiutano a recuperarla, ma anzitutto conservo quella cosa. Nella soluzione “senza documenti nel PdA” non conservo la “cosa” ma solo le informazioni su come era quella cosa in un dato momento (metadati e impronta dello studio alla data della marca temporale del PdA). E’ come conservare la mappa di un tesoro con elenco puntale di consistenza dello stesso, ma non conservare il tesoro.

Il conservatore – Nella soluzione “senza documenti nel PdA”, viene spostato ciò che costituisce anche giuridicamente l’aspetto più rilevante della conservazione in capo alla responsabilità di un sistema diverso da quello di conservazione. Di fatto, il ruolo fondamentale del conservatore è garantire la trasmissione nel tempo dei documenti assicurandone integrità, leggibilità, autenticità, ecc.. Nella soluzione “senza documenti nel PdA” il conservatore non fa questo. Trasmette nel tempo le informazioni sui documenti, ma questi ultimi sono affidati alla responsabilità di chi gestisce il sistema esterno. Cioè il conservatore non fa il conservatore, perché non è lui a conservare.
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Conclusione
A seguito dalla trattazione sopra esposta, si conclude che non è assolutamente lecito per un sistema di conservazione creare PdA che abbiano al loro interno solo i riferimenti degli oggetti conservati, i quali però sono memorizzati su sistemi esterni al sistema di conservazione stesso.

Anche per quanto riguarda i sistemi di conservazione che producono PdA con all’interno solo i riferimenti di documenti da conservare, i quali però pur essendo all’interno del sistema di conservazione sono fisicamente esterni al PdA stesso, si conclude che:

permangono molti dubbi sul fatto che sia rispettata la normativa, come precedentemente descritto, infatti tale scenario contravviene:
all’art. 9, c.1 lett. h che richiede la coincidenza del PdA e del PdD poiché si deve necessariamente considerare tale coincidenza continuativa nel tempo e non legata ad un processo di aggregazione reiterabile nel tempo;
al mancato adempimento del requisito di piena indipendenza tecnologica richiesta dall’art. 3 c. 3.
a prescindere dalle considerazioni normative, la qualità archivistica e ontologica di questi sistemi di conservazione è sicuramente inferiore ai sistemi che creano e gestiscono PdA auto consistenti, che al loro interno contengono fisicamente gli oggetti conservati.
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Messaggioda Sergio P. Del Bello » 15/04/2018, 15:39

Cantieri della PA digitale, 11/04/2018, Giovanni Manca, presidente ANORC – Cantiere Documenti digitali

POLI CONSERVAZIONE, MANCA (ANORC): “IL RISCHIO È CHE SI CHIUDA IL MERCATO AI PRIVATI”

Si è di recente svolto presso AgID il IV Forum della conservazione digitale. I temi fondamentali oggetto di discussione sono stati i poli di conservazione, le piattaforme abilitanti e il Sistema di gestione dei procedimenti amministrativi nazionale.

Un clima propositivo e di confronto ha caratterizzato l’incontro, come si evince dall’interessante contributo dell’Ing. Giovanni Manca - Presidente di ANORC- pubblicato sulle pagine di Cantieri della PA digitale.

Per certi versi le prospettive non sono rosee, ma il confronto con gli stakeholders e il dialogo con AgID fanno ben sperare sul futuro della conservazione digitale nell’ambito della PA. L’attività di definizione delle regole di interoperabilità e cooperazione a cui i poli di conservazione devono adattarsi per permettere alla Pubblica Amministrazione di adeguarsi al modello digitale è iniziata.

Allo stato attuale il mercato per le circa settanta società private accreditate presso AgID non è particolarmente florido. È circa un anno che AgID non pubblica più i rapporti sintetici risultanti dalla elaborazione dei dati contenuti nelle Relazioni quadrimestrali inviate, a norma di legge, dai conservatori accreditati, ma l’analisi di mercato derivante dalle cifre di aggiudicazione delle poche gare e qualche informazione derivante da attività associative di settore evidenziano che non c’è sostenibilità economica specifica della sola attività di conservatore: il mantenimento di un sistema di conservazione accreditato ha in linea generale costi di mantenimento tra i 200.000 e i 250.000 euro/anno.

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La prospettiva dei Poli di conservazione evidenzia poi che le PPAA che avranno automatizzato i flussi documentali si avvarranno di tali piattaforme abilitanti rispettando, peraltro, la volontà politica contenuta nel Piano triennale. Qualcuno dice che lo spazio per i conservatori accreditati può derivare da aggregazioni di soggetti (i conservatori sono praticamente tutti delle PMI) per la costituzione dei Poli.
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Messaggioda Sergio P. Del Bello » 28/03/2018, 10:30

COMMISSIONE INFORMATICA
Studio di Diritto dell’informatica n. 1-2017/DI

IL DOCUMENTO DIGITALE NEL TEMPO
Approvato dalla Commissione Informatica il 5 dicembre 2017
Approvato dal C.N.N. nella seduta del 22 e 23 febbraio 2018

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Uno studio molto importante della Commissione informatica del Consiglio Nazionale del Notariato.
Lo studio affronta, con ricca bibliografia, i principali sistemi alternativi di datazione di un documento digitale, evidenziando come quanto avviene sulla carta in maniera efficace, non trova sistemi altrettanto efficaci in ambiente digitale.
Ideale per chi si è occupato in diplomatica di cronologia.
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Messaggioda Sergio P. Del Bello » 16/12/2017, 20:13

Agenda Digitale, 12/12/2017, Maria Guercio, Università Sapienza di Roma, Anai

Conservatori digitali, Guercio: “I nodi storici restano irrisolti”

Vista la mancanza di interventi correttivi, gli operatori hanno gestito la situazione con soluzioni di basso profilo, che hanno aumentato le resistenze della PA. Svolta positiva nel 2013 ma ancora dubbi su ruolo di controllo, costi e certificazione della qualità conservativa dei depositi

Il nodo dell’accreditamento dei depositi, o meglio dei soggetti pubblici o privati cui il legislatore italiano affida il compito di conservare documenti digitali prodotti dalla pubblica amministrazione, è spesso oggetto di riflessione e di un dibattito talvolta anche acceso.

Gli interventi normativi e organizzativi sul tema non sono certo mancati in questi anni, anzi in questi decenni, dato che il primo regolamento in materia risale addirittura al 1994 (circolare Aipa 15/1994). Nel resto del mondo i provvedimenti in materia sono stati alquanto limitati se non assenti, se si eccettua il lavoro di standardizzazione sviluppato dai gruppi internazionali che fanno riferimento all’International Standard Organisation e, molto recentemente, il regolamento europeo EiDAS che approva rilevanti disposizioni in materia di servizi fiduciari qualificati.

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Non mancano certo ambiti di incertezza in questo campo, ad esempio in relazione al ruolo di controllo che comunque il Codice dei beni culturali affida all’amministrazione archivistica. I costi e la sostenibilità del modello individuato non sono stati ancora indagati e valutati a sufficienza, né sembra definita una metrica pesata per la certificazione della qualità conservativa dei depositi. Gli ispettori selezionati in questa prima fase di verifica hanno competenze soprattutto in materia di sicurezza, mentre la dimensione archivistica della conservazione continua a essere trascurata.

I rischi di frammentazione e/o inutile duplicazione dei patrimoni digitali versati nei sistemi di conservazione non sono eliminati o ridotti. Né il piano triennale per la trasformazione digitale 2017-2019 sembra aver chiarito – anche per le ambiguità della terminologia adottata – la natura dei poli di conservazione e il rapporto con la funzione conservativa affidata alle istituzioni di memoria. E’, tuttavia, molto positivo che finalmente si riconosca alla conservazione e alla creazione di poli specifici un ruolo strategico e che si avviino progetti unitari.
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Messaggioda Sergio P. Del Bello » 08/12/2017, 1:25

Agenzia Nova, 06/12/2017

Ict: intervista a Andrea Lisi (Anorc Professioni),
“puntare su privacy e sicurezza del Cloud e non sui prezzi al ribasso”


Sono al sicuro i dati di cittadini e imprese italiani presenti su cloud con data center non sul territorio italiano? Quali leggi, nazionali o estere, devono rispettare? “Per la sicurezza in ambito pubblico ovviamente, accanto a quanto già detto sopra, vanno considerate altre importanti questioni. Prima di tutto, non è così ovvio che sia consentita la comunicazione da ente pubblico a ente privato di dati pubblici. Occorre ricordare quanto attualmente previsto dall’art. 19 del Codice di protezione dei dati personali dedicato ai soggetti pubblici. Inoltre, dobbiamo tener presente che i dati personali per un ente pubblico sono contenuti non solo in database anagrafici, ma in documenti informatici (quali rappresentazione informatica di atti, fatti, dati giuridicamente rilevanti) e quindi vanno considerati come componente del patrimonio informativo pubblico dell’ente e contenuti in un archivio (che deve garantire la pubblica fede). Per tali motivi sono sottoposti alle specifiche normative generali contenute nel Codice dell’Amministrazione Digitale (D. Lgs. 82/2005) e relative regole tecniche sul sistema di gestione documentale e di conservazione (regole contenute nei DPCM del 3 dicembre 2013).

Inoltre, l’archivio di un ente deve rispettare sempre e comunque le disposizioni del Codice dei beni culturali (D. Lgs. 22/01/2004 n. 42), il quale è espressamente richiamato dallo stesso CAD nell’art. 43, ultimo comma, il quale prevede che, in caso di outsourcing informatico di un sistema di gestione documentale, ‘sono fatti salvi i poteri di controllo del Ministero per i beni e le attività culturali sugli archivi delle pubbliche amministrazioni e sugli archivi privati dichiarati di notevole interesse storico ai sensi delle disposizioni del decreto legislativo 22 gennaio 2004, n. 42’.
Tali controlli prevedono che per spostare un archivio occorre comunicarne le finalità e i processi, far visionare i relativi manuali e procedure e attendere l’autorizzazione degli enti preposti competenti (salvo rischiare di commettere specifici reati previsti nello stesso Codice dei beni culturali). Le stesse regole tecniche sulla conservazione dei documenti informatici (art. 6, ultimo comma) prevedono che in caso di affidamento a conservatori (che devono essere sempre e comunque accreditati) di archivi pubblici digitali ‘resta ferma la competenza del Ministero dei beni e delle attività culturali e del turismo in materia di tutela dei sistemi di conservazione degli archivi pubblici o degli archivi privati che rivestono interesse storico particolarmente importante’
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Messaggioda Sergio P. Del Bello » 30/09/2017, 22:48

La risoluzione dell’Agenzia Entrate in materia di conservazione delle note e dei giustificativi di spesa

Per le note spese la conservazione diventa anche solo elettronica

Su LeggiOggi.it è stato pubblicato un approfondimento a firma di Fabio Ferrara dedicato alla risoluzione dell’Agenzia delle Entrate in materia di conservazione dematerializzata delle note e dei giustificativi di spesa, emanata lo scorso 21 luglio. L’autore dell’articolo ha contribuito alla scrittura dell’interpello all’Agenzia delle Entrate, per conto di una azienda operante nel settore della dematerializzazione, dell’archiviazione documentale conservativa e delle firme elettroniche, che ha creato il presupposto per la pubblicazione della risoluzione.

Ferrara presenta nel dettaglio i contenuti dell’interpello, col quale si descrivevano i vari passaggi di un processo di gestione e conservazione delle note spese totalmente dematerializzato e si chiedeva di attestarne la sua conformità alla normativa vigente in materia. Successivamente, riassume il senso del pronunciamento espresso dall’Agenzia delle Entrate.
La risoluzione 96/E/2017 riafferma in modo incisivo la definizione di “originale unico” come peculiare dei documenti per i quali non sia possibile risalire al contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi, e conferma come la definizione in ambito fiscale sia quella dei documenti cui è preclusa la verificabilità all’amministrazione finanziaria in quanto originatisi in paesi coi quali non esiste un trattato di reciproca assistenza in materia fiscale. Proprio per parametrare il campo degli originali unici, la risoluzione precisa che “a nulla rileva in senso difforme il D.M. 21 marzo 2013”, del quale ora perimetra precisamente gli ambiti.

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Quindi, in presenza di documenti “originali unici” si conferma come unica possibilità, poco praticabile e praticata, quella di procedere alla distruzione dell’originale cartaceo in presenza di un pubblico ufficiale.


1) Formazione del giustificativo informatico
2) Formazione della nota spese
3) Approvazione della nota spese
4) Controllo delle spese e sul processo
5) Conservazione
6) Distruzione dei giustificativi analogici
Il trasfertista è obbligato a conservare tutti i giustificativi di spesa finché la nota che li comprende non sia stata correttamente inserita nel sistema di conservazione documentale. Solo avuta conferma formale del completamento della procedura potranno essere distrutti con modalità sicure previste dall’azienda.
La risoluzione individua quindi il momento temporale a decorrere dal quale il trasfertista potrà procedere alla distruzione dei giustificativi analogici, evidenziando anche in questo caso, che vi dovrà essere evidenza fattiva della conferma, ovvero la possibilità di esibire la stessa in fase di verifica.
7) Esibizione della nota spese e dei giustificativi di spesa pertinenti
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Messaggioda Sergio P. Del Bello » 18/09/2017, 12:13

ANORC, 11/09/2017

La conservazione dei documenti fiscalmente rilevanti del 2016 potrà essere effettuata entro gennaio 2018

Con decreto del 26 luglio 2017 (pubblicato in Gazzetta Ufficiale n. 175 del 28 luglio 2017) il Consiglio dei Ministri ha disposto il differimento dei termini per l'assolvimento di alcuni adempimenti correlati alla presentazione, trasmissione, comunicazione di dichiarazioni fiscali.
Il Decreto ha posticipato al 31 ottobre 2017 il termine ultimo per la presentazione sia delle dichiarazioni dei sostituti d'imposta, che sono tenuti per legge ad effettuare ritenute, sia le dichiarazioni in materia di imposte sui redditi e di IRAP di persone fisiche, società o associazioni.
Tale proroga determina anche la posticipazione del termine ultimo per effettuare la conservazione informatica delle dichiarazioni stesse e di tutti gli altri documenti che ad esse afferiscono così come previsto dal comma 3 dell’art. 3 del Decreto ministeriale del 17 giugno 2014.

In considerazione poi di quanto già previsto dall’Agenzia delle Entrate, con propria Risoluzione 46/E del 10 aprile 2017, anche per i documenti afferenti l’IVA si potrà godere di questo ulteriore mese di tempo per poter effettuare la loro conservazione.
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Re: Conservazione digitale: parliamone e informiamoci

Messaggioda Sergio P. Del Bello » 05/09/2017, 2:03

FPA Coomunity, Eleonora Bove, 02/08/2017

Conservazione digitale fatta poco e male: l'indagine dell'Università della Calabria e del CNR

Le amministrazioni pubbliche conservano poco e male i documenti digitali. E' quanto emerge dalle prime analisi di un sondaggio predisposto dall'Università della Calabria in collaborazione con l'Istituto di Informatica e Telematica del CNR, sede di Rende, diretto dal professor Roberto Guarasci. L'indagine esplorativa è stata predisposta per rilevare – a soli fini scientifici – il livello di digitalizzazione delle pubbliche amministrazioni, con particolare attenzione ai sistemi di conservazione dei documenti digitali. Il questionario risulta ancora più interessante in considerazione della rilevanza del tema e dell'assenza di una mappatura nazionale, tenendo in considerazione che l'effettiva realizzazione di tutti gli interventi previsti dalla normativa vigente, indurrebbe una maggiore efficienza nell'operato delle amministrazioni, oltre che ad un riavvicinamento tra enti pubblici, cittadini e Imprese.

L'indagine è stata strutturata in 33 domande divise in tre sezioni: informazioni generali ICT, la conservazione dei documenti e la digitalizzazione della PA. In totale sono stati inviati 22.799 questionari e sono prevenute 3.378 risposte, delle quali 129 dalle Aziende sanitarie.

Da una prima analisi dei dati (i definitivi saranno resi noti a settembre), emerge uno scenario certamente disomogeneo e poco incoraggiante soprattutto per quel che riguarda la conservazione dei documenti informatici: meno del 40% delle pubbliche amministrazioni ha attivato protocolli informatici che consentono un sistema di conservazione a norma di legge, mentre il restante 60% decide di non rispondere alle domande specifiche sull'argomento.

Rispondono in positivo le Regioni Basilicata, Friuli Venezia Giulia, Lombardia, Molise, Umbria e la Provincia Autonoma di Trento, mentre gli altri enti pubblici preferiscono non dare alcuna risposta. Nessuna delle pubbliche amministrazioni interpellate, tuttavia, ammette di non avere attivato alcun protocollo di conservazione informatica.

Entrando nello specifico della domanda, se per i documenti digitali prodotti dall'Amministrazione di appartenenza sia stato predisposto un sistema di conservazione e a chi sia stato affidato, gli enti che hanno risposto positivamente hanno scelto, in maggioranza, di affidarsi a conservatori esterni, non essendo, evidentemente, dotate le pubbliche amministrazioni, di risorse interne specializzate in materia. Un vuoto professionale che potrebbe essere associato ad una mancanza di percorsi di studio specializzati.
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